Ubicación de correspondencia en archivo

Dentro de la custodia de los documentos de archivo, se contemplan todos aquellos que han sido gestionado a través de correspondencia.

Gran parte de estos documentos y de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental (TRD), deben hacer parte de un expediente de archivo, por esta razón el sistema permite realizar la ubicación directa a un expediente, lo que garantiza conservar el tipo de correspondencia y asunto en los informes, evitando además la duplicidad en el proceso de digitalización ya que el sistema hereda la imagen en archivo.

Para realizar este proceso se deben tener en cuenta la configuración del tipo de correspondencia y si a estos (para el caso de entrante e interna) le ha sido vinculada una tipología documental de la TRD.

Esta condición se identifica desde la ruta SGD/Configuración/Correspondencia/Tipos de correspondencia, haciendo clic en el ícono de lápiz de la columna Acciones.

Ubicación con tipología asociada

Cuando se tiene asociación a una tipología, el sistema solo permitirá ubicar los tipos de correspondencia entrante e interna en expedientes creados sobre la TRD que tiene configurada la tipología documental. No se podrá ubicar en cualquier expediente.

Para realizar la ubicación se debe ingresar a la opción SGD/Correspondencia/Ubicación de correspondencia en archivo, informe en el cual, aplicando filtros de búsqueda como el tipo de correspondencia, se recuperarán los radicados pendientes por ubicar, o se podrán seleccionar a través de la lectura del código de barras del radicado en el campo que tiene el ícono del lector.

Se podrán ubicar una o varias correspondencias, haciendo clic en el botón seleccionar todos o uno a uno haciendo clic en la casilla de la columna ubicar y luego en el botón Ubicar. Momento en que se abre un modal para seleccionar el expediente, por lo que es necesario conocer el código de barras de archivo, pues trae precargado, no editable, la tipología documental.

Al dar clic en enter, el sistema valida que la tipología esté contenida en el expediente y habilitará el botón de confirmar, el cual ubicará la correspondencia y confirmará si tiene imagen digitalizada o no.

Este proceso se podrá verificar desde dos opciones:

• Desde el informe de control y seguimiento de correspondencia entrante e interna, recuperando el radicado, donde al abrir el detalle se encontrará en el campo Ubicación, el código de barras del expediente y el nombre que a través del hipervínculo se dirigirá a la consulta al expediente.

• Desde la ruta SGD/Consulta/Consulta general de archivo donde aplicando filtros de búsqueda, se podrá recuperar el expediente de destino, donde se encontrará el radicado el cual hereda como nombre del archivo el tipo de correspondencia y asunto.

Ubicación sin tipología asociada

Esta condición permite ubicar una correspondencia entrante e interna que no tenga tipología asociada y correspondencia saliente en cualquier expediente, siempre que se conozca el código de barras y la tipología documental en la que se ubicará el documento radicado.

Desde la misma ruta se podrán seleccionar los radicados, y al hacer clic sobre el botón Ubicar se abrirá el modal donde para este caso si se debe conocer la tipología documental a la que se vinculará el radicado, así como el código de barras del expediente.

Al hacer enter, si los datos corresponden (tipología y expediente) se habilitará el botón de 'Confirmar', sin embargo, si el expediente no está creado, está la opción desde el ícono + del campo expediente destino, para registrar uno nuevo y así poder ubicar las correspondencias, caso en que se desplegará una nueva ventana con la página de registro de expedientes.

Para finalizar, se debe hacer clic en el botón Confirmar y el sistema realizará el mismo proceso descrito en el parágrafo anterior.

La evidencia de la ubicación quedará de la misma manera en el informe de control y seguimiento de correspondencia (entrante o saliente) desde el hipervínculo para acceder al detalle de la correspondencia en el campo Ubicación.

De igual forma, desde la consulta general de archivos usando como filtro el código de barras del expediente o aplicando otros filtros disponibles se podrá visualizar el radicado ubicado.