Variables automáticas

Esta opción permite configurar las variables para revelaciones de manera automática, la cuales le permitirán almacenar los saldos y movimientos de una cuenta contable y los cuales se visualizarán en el cuerpo de las notas de los estados financieros.

Casillas de Configuración

• Grupo Libro: Lista desplegable que permite seleccionar el libro o grupo de libros donde se encuentra almacenada la información contable, con la cual se desea generar las variables. Campo obligatorio.

• Segmento: Lista desplegable para indicar el segmento donde se desea tomar la información contable con la cual se desea generar la variable. Esta información se genera según el centro de costo de los documentos.

• Corte: Lista desplegable que permite seleccionar el corte de la información (Movimiento del año, Saldo inicial, Saldo final), que tomará la variable para las cuentas contables configuradas. Campo obligatorio.

• Nivel: Lista desplegable que permite seleccionar el nivel (2, 4 o 6) con el cual se detallará la información de las cuentas contables, este campo es requerido para la generación de las variables.

• Cuenta Inicial/Final: Casillas de texto numérico que permiten definir por un rango (inicial/final) las cuentas contables específicas auxiliares o maestras, para la generación de las variables. Estos campos son obligatorios para la generación de las variables.

• Formula: Lista desplegable que permite seleccionar la formula a calcular en las variables, este campo es requerido para la generación de las variables.

  • DB: Si requiere que se tome únicamente las cuentas con saldo Débito.
  • CR: Si requiere que se tome únicamente las cuentas con saldo Crédito.
  • DB-CR: Si requiere que se tome la diferencia entre débitos y créditos de acuerdo a la naturaleza de la cuenta configurada.
  • CR-DB: Si requiere que se tome la diferencia entre créditos y débitos de acuerdo a la naturaleza de la cuenta configurada.

• Detalle: Lista desplegable que permite seleccionar el nivel de detalle de la variable en la generación de revelaciones.

  • Ninguno: No muestra detalle para la variable. Las variables que se crearán con la descripción SD, que hace referencia a Sin Detalle.
  • Cuenta Contable: Detalla la variable, por las cuentas contables auxiliares que correspondan a la cuenta contable seleccionada en la generación de la variable. Las variables que se crearán con la descripción CTA, que hace referencia a detalle por cuenta contable.
  • Centro de Costos: Detalla el centro de costos en la variable, para esto es necesario que la cuenta contable se encuentre marcada para requerir centro de costos en el Maestro de Cuentas Contables. Las variables que se crearán con la descripción CC, que hace referencia a detalle por centro de costos.
  • Tercero: Detalla el tercero en la variable, para esto es necesario que la cuenta contable se encuentre marcada para requerir terceros en el Maestro de Cuentas Contables. Las variables que se crearán con la descripción TER, que hace referencia a detalle por terceros.
  • Segmento: Detalla el segmento en la variable, teniendo en cuenta el centro de costos asociado a los documentos contables. Las variables que se crearán con la descripción SEG, que hace referencia a detalle por segmento.
  • Centro de Costo y Tercero: Detalla el centro de costos por tercero en la variable, para esto es necesario que la cuenta contable se encuentre marcada para requerir centro de costos y tercero en el Maestro de Cuentas Contables. Al generar la revelación en la primera columna se visualiza el nombre del tercero y en la segunda el nombre del centro de costos. Las variables que se crearán con la descripción CCTER, que hace referencia a detalle por centro de costos y tercero. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.

• Centro de Costos: Al presionar sobre este botón el sistema abrirá una nueva pantalla donde podrá configurar únicamente los centros de costos (Maestro o Auxiliar) sobre los cuales desea que traiga información las variables, si no se configura ningún centro de costos en esta pantalla el sistema tomará en las variables la información de todos los centros de costos.

  

  • Configuración Centro de Costos: El control, compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los centros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Por favor solo relacione información, si requiere que la variable se genere únicamente con la información correspondiente a los centros de costos configurados.

• Tipos Documentos: Al presionar sobre este botón el sistema abrirá una nueva pantalla donde podrá configurar los tipos de documentos sobre los cuales desea que incluya o excluya información las variables, si no se configura ningún tipo de documento en esta pantalla el sistema tomará en las variables la información de todos los tipos de documentos generados en el sistema.

  

  • Configuración Documentos: El control, compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los tipos de documentos que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Por favor solo relacione información, si requiere que la variable se genere únicamente con la información correspondiente a los tipos de documentos configurados.

Almacenamiento

Luego de ingresar los criterios requeridos para la generación de las variables, presione sobre el botón Guardar para generar las variables.

Inmediatamente después el sistema mostrará un mensaje preguntando si requiere generar las variables, al confirmar este mensaje el sistema indicará el número de variables generadas de acuerdo con los criterios ingresados.

Consolidación de estados financieros

Si cuenta con el Sub-módulo de Consolidación de Estados Financieros, la configuración de las variables automáticas se visualiza de la siguiente manera:

La generación de las variables automáticas para la base de datos de consolidación se puede realizar teniendo en cuenta los porcentajes de participación controlada y no controlada, por lo tanto, se agrega a la columna de corte la siguiente configuración:

• Saldo Final – PNC: Corresponde al saldo final de la cuenta contable de acuerdo al periodo final de ejecución del informe menos el saldo de las cuentas contables configuradas como de participación no controladora PNC.
• PNC: Corresponde al porcentaje de las cuentas contables configuradas como de participación no controladora PNC.

Importante

• Las cuentas contables de participación no controlada se deben configurar en la ruta: A&F/Contabilidad/Consolidación/Configuración/Configuración PNC.
• El porcentaje de participación no controlado para la empresa subsidiaria debe estar configurado en la ruta: A&F/Contabilidad/Consolidación/Configuración/Empresas a consolidar.
• Estos campos son configurables, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización del informe al área de soporte técnico.
• Esta funcionalidad solo es valida si se cuenta con el módulo de Consolidación.