Versión 7.5.01 - 26/10/2023

Solución de errores

Caso de usuario 12609: Comparación de impuesto IC en Conciliación de documentos

Problema: La ambigüedad en el nombre de la columna IPC en el archivo de documentos proporcionado por la DIAN ha generado confusión en la funcionalidad de conciliación de documentos. Inicialmente, la comparación se diseñó para evaluar el valor de esta columna con respecto al impuesto INC de los documentos a conciliar.

Análisis: Al validar los casos en los que la columna IPC tenía un valor, se descubrió que, según la revisión del documento electrónico referenciado por el archivo, esta columna de impuesto se refiere al IC (impuesto al consumo) en lugar del INC, como se había establecido en un principio.

Solución: Se realiza ajuste del proceso de conciliación. En lugar de comparar el valor contra el impuesto INC, se modifica para realizar la comparación con el impuesto IC de los documentos a conciliar. Este cambio garantizará la corrección en la interpretación de los datos y mejorará la precisión del proceso de conciliación.

Caso de usuario 12610: Permitir carga de Facturas electrónicas de AIU en archivo de Conciliación

Problema: Durante la carga del archivo de Excel de documentos para la conciliación proporcionado por la DIAN, el sistema realiza validaciones para asegurarse de que los registros cumplan con ciertas condiciones. Una de estas condiciones implica verificar que la columna de tipo de documento contenga por valor uno de los siguientes tipos como Factura electrónica, Factura electrónica de exportación, Factura electrónica de contingencia, Nota crédito electrónica y Nota débito electrónica. Sin embargo, el problema surge cuando el archivo contiene en la columna de tipo de documento el valor Factura electrónica AIU, que es un tipo de documento válido pero no se permite en el proceso actual.

Análisis: El sistema actual no permite la carga de archivos que contengan Facturas electrónicas AIU, a pesar de que son tipos de documentos válidos. Esta restricción puede generar inconvenientes y limitaciones en la conciliación de documentos, ya que no se están considerando todos los tipos de documentos permitidos por la DIAN.

Solución: Para abordar este problema, se propone añadir el valor de Factura electrónica AIU a la lista de tipos de documentos válidos dentro del proceso de conciliación. Esto permitirá que el sistema reconozca y procese adecuadamente las Facturas electrónicas AIU, asegurando que se incluyan en el proceso de carga y se realicen las comparaciones y validaciones necesarias. Esta modificación mejorará la flexibilidad y la precisión del sistema al adaptarse a todos los tipos de documentos permitidos por la DIAN.

Nuevas funcionalidades

Datamart

Definición: El Datamart es una copia organizada de la información del módulo Recepción Electrónica, dispuesta en una base de datos separada de aquella que el usuario emplea en sus operaciones diarias. Esta base de datos está específicamente destinada para un propósito particular, siendo recopilada de manera simplificada pero abarcando una amplia gama de datos. Su diseño tiene como objetivo permitir al usuario utilizar y administrar la información según sus criterios mediante una conexión directa a esta base de datos de Datamart.

Alcance: El alcance del Datamart es proporcionar al usuario un acceso directo y dedicado a una versión simplificada y completa de la información del módulo Recepción Electrónica. Este entorno independiente le permite al usuario utilizar la base de datos de Datamart para sus necesidades específicas, facilitando la administración y la toma de decisiones. La conexión directa ofrece flexibilidad al usuario, permitiéndole adaptar y gestionar la información según sus criterios y requerimientos particulares.

Contingencia de eventos ante la DIAN

Definición: El módulo Recepción Electrónica permite que, mediante una única acción, se generen múltiples eventos en el cambio de estado y la generación de eventos de documentos recibidos. Esta funcionalidad interna permite que el sistema identifique de manera automática los eventos faltantes y necesarios para cumplir con la solicitud del usuario.

Alcance: Aunque el módulo Recepción Electrónica está configurado para generar múltiples eventos con eficacia, la DIAN no está preparada para manejar este tipo de solicitudes de manera adecuada. Esto resulta en la generación frecuente de reglas de rechazo, debido a la falta de registro de eventos en la DIAN los cuales previamente había confirmado como correctos. Con el objetivo de mantener el funcionamiento actual dentro del ERP, que busca minimizar la intervención del usuario, y considerando que la solución a estos casos implica simplemente un reintento de la solicitud del evento requerido, se proponen modificaciones al servicio de actualización de estados de documentos recibidos.

El sistema permite cambios de estado en documentos de manera eficiente, registrando auditorías internas de las acciones realizadas por el usuario, que se ejecutarán automáticamente más adelante. Esta funcionalidad se activa solo si la respuesta de la DIAN contiene las reglas de rechazo del anexo técnico como LGC12, LGC09, LGC03, LGC13, DC24c y DC24z. Si la DIAN valida el cambio de estado según estas reglas, el sistema refleja el estado solicitado por el usuario en el ERP, con una marca indicando que está pendiente de validación por la DIAN. En el módulo Recepción Electrónica al consultar la plataforma de la DIAN, solo se verán los eventos registrados por la entidad, y en el visor de documentos se visualizarán los eventos generados por el sistema y los últimos eventos con reglas de rechazo de la DIAN, permitiendo de este modo minimizar al usuario el proceso de reintento de generación de eventos a la DIAN.

Verificación de documentos existentes en la DIAN

Definición: Se implementará una validación adicional para identificar los documentos recibidos y registrados en la DIAN. Esta acción responde a la recepción ocasional de archivos XML de documentos inexistentes en la plataforma de la DIAN. Con el fin de solucionar esta situación, se propone un nuevo proceso automático que verificará la existencia y validez de los documentos recibidos en la DIAN.

Alcance: Esta iniciativa implica la implementación de un proceso automatizado que verificará la existencia y validez de los documentos recibidos en la DIAN. El objetivo es garantizar la integridad de la información al identificar aquellos documentos que podrían no estar registrados correctamente en la DIAN. Este nuevo procedimiento agregará una validación adicional para mejorar la precisión y confiabilidad de los documentos manejados en el sistema.

El proceso de validación de documentos opera cada 10 minutos y se aplica solo a adquirientes con certificado digital. Examina documentos recibidos después del 24/10/2023 y continúa buscando su existencia en la DIAN durante 3 días desde la fecha de importación.

Se actualiza instructivo incluyendo las mejoras y nuevas funcionalidades.