Versión 6.0.01 - 31/10/2022

Solución de errores

Esta versión no cuenta con solución de errores.

Nuevas funcionalidades

Mejora en validaciones para certificados digitales

Definición: Debido a que los certificados digitales cargados/usados por los usuarios pueden presentar inconsistencias que los hacen inutilizables para el firmado de documentos, se requiere mejorar las validaciones realizadas por el sistema a la hora de cargar el certificado digital para impedir la carga y uso de certificados inválidos.

Alcance: Evitar la carga de certificados que ya se encuentren vencidos; Si ya existen certificados vencidos cargados, estos no se podrán activar; Si el certificado activo actual se encuentra vencido, impedir su uso; Al momento de cargar el certificado digital, se debe validar que este contenga una llave/clave privada; En caso de que alguna de las validaciones/condiciones anteriores se cumpla, se deberá mostrar un mensaje de error/alerta informando de la validación.

Reubicación de opciones en el menú del ERP

Definición: A fin de mejorar la organización del menú, así como de proporcionar mayor coherencia/cohesión a las opciones de las que dispone el usuario, se requiere realizar modificaciones sobre los menús en el marco.

Alcance: Eliminar la opción Configuraciones Generales de los accesos del menú. Esta opción únicamente será accesible mediante un botón añadido al lado izquierdo del botón de ayuda ya existente en la opción de Configuraciones tanto de FE como RE; La opción de Conciliación será trasladada a los grupos de Emisión y Recepción apareciendo por encima de las opciones Informes correspondientes a cada módulo; Invertir el orden entre Informes e Información de proveedores para recepción, dejando en medio la opción de conciliación; La funcionalidad de las opciones mencionadas no se verá afectada por este cambio de ubicación.

Visualización y configuración cuentas contables de documento soporte

Definición: Se requiere crear una página/maestro que permita la visualización y configuración de las cuentas contables en el proceso de sincronización del documento de soporte. Como ya se tiene un maestro responsable de esta configuración para el proceso de emisión se determina incluir esta funcionalidad dentro de este.

Alcance: Se crean las pestañas Cuentas contables Facturación electrónica y Cuentas contables Documento soporte, la consulta de los registros en cada pestaña es independiente. En la pestaña Deshabilitar cuentas por tipo se encuentra un nuevo campo que permitirá si las cuentas a inactivar corresponden a Facturación Electrónica o a Documento soporte.

Visualización y configuración para resoluciones de documento soporte

Definición: Generar la información necesaria para adicionar a la página de Autorización de resoluciones la funcionalidad referente al documento de soporte, con el fin en generar un nuevo reporte.

Alcance: Se adiciona pestaña independiente para la visualización de los datos de las resoluciones de Documento soporte, además de la configuración de clave técnica con las validaciones correspondientes.

Página de generación de archivos de documento de soporte

Definición: Acorde a la solución de archivo plano, se deberá crear la página de generación de archivos de documento de soporte, a través de la cual, el cliente podrá generar los archivos con estructura XML/JSON acorde a lo establecido por la DIAN (para el caso del XML) y el ERP (para el caso del JSON) para compartir/entregar a su proveedor.

Alcance: La página únicamente ofrecerá la posibilidad de descargar archivos XML o JSON. A diferencia de las páginas de facturas y notas crédito, no se ofrecerá la posibilidad de descargar documentos con estructura de la versión de Decreto 2242 ya que esto no aplica; Al igual que sus homólogos, los archivos XML vendrán contenidos dentro de un ZIP, mientras que el JSON continuara siendo un único archivo con toda la información de los documentos visualizados y descargados dentro; Al igual que sus homólogos, no será posible visualizar el estado de los documentos de soporte en esta página; La generación de notas de ajuste no es posible desde esta página. Esta responsabilidad está ligada a la página de informes de documento soporte; Al igual que sus homólogos, deberá ser posible acceder al visor de documentos, correspondiente a los documentos soporte.

Página para generación de archivo plano de notas de ajuste

Definición: Acorde a la solución de archivo plano, se deberá crear la página de generación de archivos de notas de ajuste, a través de la cual, el cliente podrá generar los archivos con estructura XML/JSON acorde a lo establecido por la DIAN (para el caso del XML) y el ERP (para el caso del JSON) para compartir/entregar a su proveedor. Esta página es un homologo a las ya existentes de facturas y notas crédito, por lo cual su ubicación, visualización y funcionamiento deberá basarse en ellas.

Alcance: La página únicamente ofrecerá la posibilidad de descargar archivos XML o JSON. A diferencia de las páginas de facturas y notas crédito, no se ofrecerá la posibilidad de descargar documentos con estructura de la versión de Decreto 2242 ya que esto no aplica; Al igual que sus homólogos, los archivos XML vendrán contenidos dentro de un ZIP, mientras que el JSON continuara siendo un único archivo con toda la información de los documentos visualizados y descargados dentro; Al igual que sus homólogos, no será posible visualizar el estado de las notas de ajuste en esta página; Al igual que sus homólogos, deberá ser posible acceder al visor de documentos, correspondiente a las notas de ajuste.

Añadir mensaje/notificación de información sobre documentos en Error

Definición: Existen escenarios en los que pueden quedar documentos con estado de error sobre los que ningún usuario se percata a la hora de consultar los informes de Facturas, Notas Crédito, Documento Soporte y Nota de ajuste para los cuales nunca se hace su respectiva revisión, resincronización y envió. A fin de evitar estos escenarios, se requiere adicionar un mensaje en las páginas de informes que notifique al usuario sobre la existencia de documentos en estado de error.

Alcance: Este mensaje no estará disponible en las páginas de generación de archivos, por lo tanto, no se deberá ejecutar allí código correspondiente a esta validación de documentos en estado de error.

Creación de visor de documento de soporte

Definición: A fin de ofrecer la misma funcionalidad con la que cuentan las facturas y notas crédito, se requiere crear un visor de documentos para documento de soporte y las notas de ajuste.

Alcance: Basándose en el funcionamiento, estructura, clases, componentes y funciones que usa actualmente el visor facturas y notas crédito. La estructura visual será igual al visor actual.

Página de informe de documento de soporte

Definición: Generar la página para consulta de documentos soporte sincronizados y emitidos por el módulo FE.

Alcance: Debido a que es un homólogo de la página de facturas, basar el diseño y funcionalidad de este informe en la misma; Al igual que sus homólogos, será posible visualizar el estado de los documentos de soporte en esta página; La generación de notas de ajuste SOLO será posible desde esta página; Al igual que sus homólogos, deberá ser posible acceder al visor de documentos, correspondiente a los documentos soporte.

Página de informe de notas de ajuste

Definición: Generar la página para consulta de notas de ajuste generadas y emitidas por el módulo de FE.

Alcance: Debido a que es un homólogo de la página de notas crédito, basar el diseño y funcionalidad de este informe en la misma; Al igual que sus homólogos, será posible visualizar el estado de las notas de ajuste en esta página; Al igual que sus homólogos, deberá ser posible acceder al visor de documentos, correspondiente a notas de ajuste desde esta página.

Creación de representación gráfica de documento soporte y nota ajuste

Definición: Generar los métodos necesarios para la generación de la representación gráfica (PDF) del documento soporte y la nota de ajuste.

Alcance: Estos métodos estarán expuestos para ser usados mediante el icono de representación gráfica en el visor de documentos; La construcción de la data que mostrará la representación gráfica se realizara a través de las mismas clases, métodos y SPs utilizados para generar la estructura que es enviada a la DIAN; La representación gráfica siempre se generará con los datos guardados en base de datos; No se guardará el archivo de representación gráfica en ninguna ubicación física.

Creación de notas de ajuste para documentos soporte

Definición: Debido a que el ERP no cuenta con una estructura de tablas e interfaces para la creación de notas de ajuste (documento que reversa un documento de soporte) el módulo de facturación electrónica no tiene una fuente de datos para la sincronización de estas. Sin embargo, a fin de suplir la necesidad de poder generar la reversión de un documento soporte, es necesario que dentro de FE sea posible realizar una nota de ajuste.

Alcance: Las notas de ajuste creadas por el módulo de facturación electrónica no se verán reflejadas ni afectarán en el módulo de contabilidad/financiero, por ende, no afectarán la contabilidad del cliente; Las notas de ajuste creadas por el módulo de facturación electrónica únicamente serán totales; Deberá existir un parámetro de configuración llamado CONSECUTIVO_INICIAL_NOTAS_AJUSTE a través del cual se podrá controlar el primer consecutivo bajo el cual iniciara la creación de notas de ajuste; La generación de una nota de ajuste deberá hacerse desde la interfaz de informes de documento soporte. Para ello, se deberá añadir un botón en la columna de acciones que permita la confirmación y creación de la nota de ajuste relacionada al documento soporte.

Modificación visual de filtros de informes

Definición: Se requiere modificar visualización de los filtros de búsqueda para que se desplieguen mediante una ventana modal y su diseño este a la par con Recepción.

Alcance: Este cambio debe aplicarse tanto a las páginas de Informes como generación de archivos y aplicar para todos los documentos. Los campos disponibles dentro de los filtros deben seguir siendo los mismos tras esta modificación.

Actualización de iconos, descripciones y títulos de menús y opciones

Definición: Debido a la integración directa para el documento de soporte, el concepto de algunas páginas toma un significado diferente que debe ser modificado respecto a descripciones, iconos o títulos para actualizar y mejorar su diseño visual y estar acorde a la funcionalidad ofrecida por el módulo.

Alcance: Envío de documentos a proveedor: modificar el título de la opción por Envío de documentos; Autorización de resoluciones: Actualizar su descripción de menú para añadir la referencia a documento soporte. Actualizar su icono de menú; Auditoria de cambios: Actualizar su icono de menú para que corresponda y sea igual al de recepción; Configuraciones DIAN: Incluir la opción para su visualización y uso dentro de la opción de configuraciones de Emisión. Tener en cuenta que su descripción debe ser diferente a la de recepción, haciendo énfasis en que la configuración se realiza para el envió de documentos, mientras que en RE es para el envió de eventos; Habilitación ante la DIAN (opción actual): La opción actual debe pasar a llamarse Habilitación ante la DIAN por medio de proveedor, ya que esta está enfocada únicamente a la habilitación de Saphety o a proveer los archivos para habilitación de los clientes mediante otro medio. Actualizar su icono de menú para diferenciarla de la opción de habilitación propia; Habilitación ante la DIAN (nueva opción): Incluir la opción para su visualización y uso dentro de la opción de configuraciones de Emisión. Mejorar su icono de menú.

Asociación de notas de ajuste FE a notas ajuste contables

Definición: A partir de esta modificación se busca relacionar las notas de ajuste que se generadas por el módulo de FE a notas de ajuste generadas por Financiero. La finalidad es mantener una relaciona de los registros en base de datos, así como usar la numeración generada por Financiero.

Alcance: Si no existe el registro, no se debe permitir generar la nota y se le debe notificar al cliente que para poder hacer la nota en FE primero debe generar la nota contable; Si el consecutivo ya existe en FE se debe impedir el proceso y decirle al usuario que ajuste la configuración de consecutivos o solicitar la remuneración de esa nota de ajuste.

Cambiar a recibido los documentos soporte que ya hayan sido recibidos por la DIAN

Definición: Al realizar el envió de documentos hacia la DIAN, es posible que aunque el mismo haya sido recibido por la DIAN y se encuentre en su plataforma, esta NO de una respuesta a la solicitud de envió, por lo que FE, al NO obtener una respuesta del documento por parte de la DIAN, marca el documento como error, lo que hace que en un posterior intento de envió se reciba la regla de rechazo "Regla: 90, Rechazo: Documento procesado anteriormente.", impidiendo continuar con el envió de documentos a no ser que este se marque como recibido manualmente. A fin de evitar este reproceso en la operación, causado por intermitencias en la comunicación con la DIAN, se debe realizar una validación adicional en el proceso de envió para que, en caso de recibir la regla de rechazo 90, se valide que el documento realmente se encuentra en la DIAN, usando como parámetro de búsqueda el CUDS del documento, para usar el servicio de consulta de documentos de la DIAN y buscar si este se encuentra realmente en su plataforma.

Alcance: En caso de encontrar el documento en la DIAN, en lugar de generar error, el proceso de envió marcará el documento como Recibido y devolverá una respuesta correcta; En caso de NO encontrar el documento en la DIAN, el documento deberá ser marcado como error y deberá devolver la regla de rechazo entregada por la DIAN, tal como es el funcionamiento actual.

Consultar los informes de documentos una vez se ingrese a la pagina

Definición: Debido a que la operación de los clientes en los informes de documentos suele ser sobre registros abarcados en la búsqueda de los filtros iniciales, se requiere cambiar la manera en que operan las páginas de informes de documentos.

Alcance: Al ingresar a la opción se realiza una consulta de documentos con los filtros iniciales con los que cuenta la página, de modo que se traigan y muestren estos registros una vez se ingrese a la página.

Modificaciones para envío de documentos soporte

Definición: Extender la funcionalidad y visualización de la página de envió de documentos, para incluir la funcionalidad de documento soporte.

Alcance: Modificar el nombre de la opción Envío de documentos a proveedor a Envío de documentos; Añadir indicativo para validar si la funcionalidad se encuentra activa; En caso de que el parámetro HABILITAR_ENVIO_DOCUMENTOS_SOPORTE se encuentre activo el informe de documentos pendientes de enviar deberá incluir las notas de ajuste y documentos soporte en estado pendiente; En caso de que el parámetro HABILITAR_ENVIO_DOCUMENTOS_SOPORTE se encuentre activo, al ejecutar el envió de documentos, deberá ejecutarse, de manera independiente al envió de facturas, un método distinto para el envió de documentos soporte. Una vez finalizados ambos métodos de envió (facturas y documentos soporte) y solo cuando finalicen ambos, se deberá mostrar el resultado de envió de ambos procesos, el cual estará separado en dos secciones diferentes las cuales deberán hacer hincapié en el tipo de documento e integración a la que pertenecen; En caso de que el parámetro HABILITAR_ENVIO_DOCUMENTOS_SOPORTE se encuentre activo y existan documentos soporte o notas de ajuste en estado de Error, deberá ser posible (tal como actualmente con facturas y notas crédito) ver el conteo de los de que existan en este estado; Modifica la pantalla de carga al enviar documentos para mostrar el correspondiente a operaciones que se realizan directamente con la DIAN.

Modificación en sincronización de documentos

Definición: Extender la funcionalidad y visualización de la página de sincronización de documentos, para incluir la funcionalidad de documento soporte.

Alcance: Añadir indicativo para validar si la funcionalidad se encuentra activa; En caso de que el parámetro HABILITAR_SINCRONIZACION_DOCUMENTOS_SOPORTE se encuentre inactivo se deberá mostrar un mensaje en la parte superior indicando que no se cuenta con la funcionalidad de documento soporte; Se deberá extender el modal de resultado de sincronización para mostrar, en paralelo a las facturas y notas crédito, el resultado de sincronización de los documentos soporte. La información mostrada respecto al resultado en la sincronización deberá seguir el mismo diseño que existe actualmente para facturas.

Se actualiza instructivo incluyendo las mejoras y nuevas funcionalidades