Versión 7.1.01 - 31/03/2023

Solución de errores

Esta versión no cuenta con solución de errores.

Nuevas funcionalidades

Modo de operación: integración directa

Definición: Se requiere crear un nuevo modelo de integración (Directo) a través del cual se realizará el envió de Facturas y Notas Crédito hacia la DIAN sin intermediar con ningún otro servicio o proveedor.

Alcance: Si bien la idea es que a partir de la implementación del Directo todo cliente sea configurado bajo este modelo, la integración del Directo debe ser capaz de convivir al mismo tiempo con el modelo de integración actual del cliente, de manera que (en caso de ser realizado por un cliente) la transición hacia este modelo no afecte las funcionalidades ni registros que lleve hasta el momento.

Envío de facturas y notas crédito hacia la DIAN

Definición: Al encontrarse activa la integración directa, todos los documentos (Facturas y Notas crédito) sincronizados a partir del momento de la activación serán catalogados por el sistema como documentos que pertenecen a dicho modelo. Esto activará algunas funcionalidades y consideraciones adicionales respecto a los documentos de las demás integraciones (algunas de las cuales serán ampliadas en otras actividades correspondientes a la versión).

Alcance: Los documentos serán enviados directamente hacia el servicio de la DIAN. No se realizará ninguna petición hacia ningún otro servicio, por lo que su envió estará sujeto a que la plataforma de la DIAN se encuentre operativa; La generación y consulta de la representación gráfica de estos documentos se hará en el módulo de FYC (incluso si el documento no fue generado desde este módulo), por lo que el formato manejado estará sujeto a lo configurado en este; La generación y consulta de la notificación de entrega del documento estará a cargo del módulo de FE, por lo que podrá ser consultada dentro de un nuevo pestaña en el visor de documentos; Debido a lo mencionado anteriormente, el código generado para el envío de facturas y notas crédito a través de la integración directa debe ser completamente nuevo e independiente al utilizado actualmente por las otras integraciones. Sin embargo, este puede llegar a hacer uso de métodos, procedimientos almacenados, y demás utilidades comunes donde corresponda; El sistema identificara que documentos NO corresponden a la integración directa y, según el modelo de integración utilizado para su sincronización y transmisión, continuara ofreciendo y redirigiendo hacia las funcionalidades correspondientes de este modelo. De esta manera, por ejemplo, al consultar la representación gráfica de un documento emitido mediante un proveedor tecnológico, se consumirá su servicio, por lo que será la representación gráfica generada por el proveedor la que será visualizada.

Sincronización y envío de Notas crédito sin factura o facturas externas al ERP

Definición: Para sincronizar y emitir una nota crédito sin referencia a facturas/externa al ERP se deben cumplir una serie de condiciones para que la plataforma de la DIAN acepte estos documentos correctamente.

Alcance: La nota crédito debe ser hecha desde la opción de F&C/FACUTRACION/GENERAR NOTA CREDITO SIN FACTURA; El cliente debe contar la integración directa. Incluso si la nota crédito es realizada desde la opción mencionada anteriormente, esta no podrá ser enviada por medio de las demás integraciones a menos que se tenga activa la integración directa al momento de realizar la operación; Para reconocer y configurar una nota crédito sin referencia a facturas/externa al ERP el informe de notas crédito expondrá un nuevo botón en la columna de acciones; Al hacer clic sobre este botón se desplegará una ventaba modal sobre la cual el cliente podrá seleccionar el tipo de nota crédito que desea emitir. Esta configuración podrá ser cambiada y realizada en cualquier momento, siempre y cuando la nota crédito no haya sido recibida por la DIAN. Por otro lado, la configuración seleccionada permanecerá incluso si se resincroniza la nota crédito; Al estar relacionada a una factura externa al ERP, la columna del informe mostrará el numero de la factura relacionada, sin embargo, no será posible utilizar el link que dirige hacia el documento contable; Al estar relacionada a una factura externa al ERP, será posible visualizar la factura relacionada a la nota crédito dentro del visor de documentos, la cual dispondrá de un link de consulta hacia la DIAN, sin embargo, se verá un indicativo de que la factura no se encuentra dentro del sistema.

Sincronización de eventos generados ante la DIAN

Definición: A través de esta funcionalidad se busca la posibilidad de que el usuario pueda conocer el evento actual con el que su factura se encuentra en la DIAN, de manera que pueda saber si ha sido Aceptada o Rechazada, o si cuenta con las condiciones necesarias para realizar la aceptación tácita.

Alcance: Por ahora la funcionalidad opera únicamente de manera manual. En un futuro se planea extender la operación de manera automática; Esta funcionalidad solo aplica para facturas emitidas bajo la integración directa (No se incluyen notas crédito, incluso aunque hayan sido emitidas bajo el directo, ya que por el momento la generación de eventos no es obligatoria para estas últimas); Se debe agregar un botón en la parte derecha del informe que permita sincronizar los eventos de las facturas que están siendo visualizadas en el informe. Al hacer uso de este botón, el sistema hará una búsqueda de cada documento, validando su existencia en la DIAN y revisando los eventos que se encuentran registrados en su plataforma. En caso de encontrar uno o más eventos, estos serán registrados dentro de la base de datos, actualizando a su vez el informe de manera que se refresque la información y pueda verse el resultado de la sincronización de eventos; Se debe agregar un botón en la columna de acciones para que sea posible realizar la sincronización de eventos de manera individual por cada documento.

Generación de aceptación tácita para facturas

Definición: La aceptación tácita es un evento que puede ser generado por el emisor del documento, pasados 3 días hábiles desde la generación del evento de Recibo del bien o prestación del servicio. Al ser esta una responsabilidad del módulo de Emisión, se requiere incluir la posibilidad de generar estos eventos para las facturas.

Alcance: Esta funcionalidad es exclusiva del Directo, más en particular, de Facturas emitidas bajo la integración directa. Incluso si el cliente tiene un certificado y software propio configurados, si la factura fue emitida o pertenece a otra integración, NO podrá generar la Aceptación tácita del documento; Esta funcionalidad aplica únicamente para facturas; Para la generación de aceptación tácita se debe destinar un botón en la columna que acciones que permitirá realizar esta acción; Generar la aceptación tácita generará un registro en la pestaña de auditoría de eventos, así como una copia del XML con el que se realizó la solicitud de aceptación tácita hacia la DIAN, quedando esta última guardada en la misma ubicación en la que se guardan los XML de los documentos que son emitidos hacia la DIAN; Al igual que su contraparte en Recepción, debe ser posible descargar desde aquí el archivo que el sistema generó y fue utilizado para realizar la aceptación tácita, así como debe ser posible copiar el JSON de respuesta sobre la petición. Si bien esto estará disponible para cualquier usuario (administrador o cliente) su propósito cumple principalmente una función interna a fin de facilitar la revisión y análisis de posibles fallas a la hora de generar la aceptación tácita; En caso de que la solicitud hacia la DIAN para generar la aceptación tácita falle y no sea válida, se debe mostrar un mensaje en pantalla indicando la respuesta de la DIAN que genero el rechazo, o las razones (problemas de conexión, entre otros) por las cuales la petición fue invalida. Incluso en casos como estos, donde la solicitud falle, el registro de aceptación, en la pestaña de eventos, debe tener un icono de X remarcado en rojo que indique que la petición/solicitud para generar la aceptación tácita fallo; En caso de que el sistema encuentre que el documento ya cuenta con un evento de Aceptación expresa o Rechazo al momento de realizar la Aceptación tácita, en lugar de generar un error, cambiara el evento del documento al evento encontrado en la DIAN y notificara de esta acción al cliente; La generación de la aceptación tácita generara una notificación hacia el adquirente del documento, indicándole la generación de este evento, igual a como ocurre en RE. Esta será disponible dentro de la pestaña de notificaciones del visor de documentos. Sin embargo, esta notificación no afectará el cálculo del estado de la notificación del documento (estado que es descrito con mayor amplitud en su correspondiente tarea).

Persistencia de correos en sincronización

Definición: Actualmente el proceso de sincronización elimina y crea todos los correos registrados relacionados al tercero dueño de la factura que se está sincronizando. Esto genera ciertas inconsistencias en la manera en la que el cliente percibe la consistencia de la información lo que provoca que, en ocasiones, no se notifique del envió del documento al correo esperado.

Alcance: Se deberá añadir un origen que permita identificar la procedencia de cada correo registrado a nombre del tercero en la opción de Información adicional de terceros; Los orígenes posibles son: ABR, ADM y FE; Los correos creados dentro de la opción de FE Información adicional de terceros tendrán como origen FE. Los correos provenientes del módulo ABR (creados a través de la sincronización de documentos de este módulo) tendrían el origen ABR. Los correos que provengan de cualquier otra fuente (creados a través de la sincronización de documentos) tendrán el origen ADM; NO será posible ver el origen de los correros desde la opción Información adicional de terceros ya que esto es un indicativo interno para la toma de decisiones del proceso.

Permitir generar Notas crédito con valor 0 si la Factura que reversan tiene valor 0

Definición: Debido a que algunos clientes pueden llegar a generar y reportar facturas que por un descuento terminan con un valor 0, se requiere permitir sincronizar las notas crédito (que tendrán un valor 0) que se generen para estas facturas.

Actualización visual de sincronización de documentos

Definición: Mejorar el diseño visual de la opción de sincronización.

Alcance: La funcionalidad e información mostrada actualmente no deben ser afectadas y deben persistir; Por el momento, esta mejora no incluye el modal de resultado de sincronización de documentos; Sección en la que sea posible visualizar la cantidad de documentos (facturas, notas crédito y documentos soporte) sincronizados durante el mes actual; Sección de información en la que sea posible visualizar generalidades del proceso de sincronización, dentro de las cuales se incluyan los tipos de documento configurados para sincronizarse como facturas y notas crédito; Sección de advertencias que notifiquen de inconvenientes o configuraciones faltantes que pueden afectar el proceso de sincronización.

Mejora y envió de notificaciones mediante Sendgrid

Definición: Si bien el concepto y diseño actual de la notificación enviada mediante los servicios de SGD al emitir un documento no va a cambiar, el propósito que esta funcionalidad busca (aparte de reducir la cantidad de notificaciones que por fallas del proceso de envió no son entregadas) es complementar y extender la generación de notificación del sistema.

Alcance: Ofrecer trazabilidad y confianza respecto al estado (entrega, o no) de las notificaciones de envió de documento; Posibilidad de carga y envió de archivos adjuntos adicionales al PDF y XML del documento.

Se actualiza instructivo incluyendo las mejoras y nuevas funcionalidades