Versión 7.8.01 - 10/05/2024

Solución de errores

Error 14113: Hotfix: Consulta de radicado dentro de notificación RE

Problema: Se detectó que, al recibir un documento, este puede estar relacionado tanto con registros de ADPRO como de SGD. El inconveniente surgía en la consulta que busca el número de radicado en SGD, ya que tomaba la primera asociación del documento con un módulo externo a RE. Esto generaba que, si el documento había sido asociado primero a ADPRO, se tomara como número de radicado el vinculado a este módulo, en lugar del correcto en SGD, a pesar de que el radicado en SGD existiera y fuera correcto.

Análisis: La consulta realizada en el SP FAE.RecepcionRevisarRadicadoSGD no discriminaba entre los módulos externos, lo que ocasionaba que priorizara la primera relación encontrada, sin verificar si esta correspondía a SGD o ADPRO. Esto generaba inconsistencias en la identificación del número de radicado, dado que se seleccionaba el relacionado con ADPRO en lugar de SGD, lo que podía afectar los procesos que dependían de esta información.

Solución: Se modificó el SP FAE.RecepcionRevisarRadicadoSGD para que la consulta realizada solo considere los vínculos del documento con el módulo de SGD, ignorando los relacionados con otros módulos como ADPRO. Con esta actualización, se garantiza que el número de radicado correcto, vinculado a SGD, sea siempre el seleccionado. Corrección realizada a partir del HD 523012.

Error 13559: Hotfix: Ajuste en consulta de valor total de entrada

Problema: Se identificó que la consulta utilizada para mostrar la información de las entradas de ADPRO estaba utilizando una tabla en desuso dentro de la base de datos, dbo.ADPAmortizaciones. Esto generaba la posibilidad de que los valores totales mostrados de una entrada fueran incorrectos, ya que se aplicaban valores que no correspondían realmente al registro.

Análisis: El uso de una tabla en desuso, dbo.ADPAmortizaciones, en el proceso de consulta ocasionaba que los resultados reflejaran datos inexactos en la información de las entradas de ADPRO. Esto afectaba la precisión en los valores totales mostrados, lo que podía generar confusiones o errores en la interpretación de los datos por parte de los usuarios, al incluir valores no aplicables al registro real.

Solución: Se debe proceder a eliminar el uso de la tabla dbo.ADPAmortizaciones, así como cualquier campo relacionado con ella dentro del SP [FAE].[RecepcionConsultarAlmacenYContratosProveedor], garantizando así que la consulta funcione de manera correcta y muestre únicamente los valores aplicables y actualizados a los registros de entradas de ADPRO. Inconveniente detectado mediante el HD 507370.

Nuevas funcionalidades

Tramite automático de documentos

Definición: El proceso de Recepción Electrónica es un trámite automático diseñado para gestionar documentos electrónicos recibidos en los clientes que tengan el módulo de RE (Recepción Electrónica). Este proceso se ejecuta cada 30 minutos y se encarga de tomar los documentos recibidos a partir de una fecha configurada para iniciar el trámite. Incluye varios pasos que validan la existencia del documento en la DIAN, la verificación del tercero en el ERP, la asociación del documento a un acta o entrada y, finalmente, la confirmación de la recepción del bien y el estado aceptado del documento. Este proceso está orientado principalmente al manejo de facturas electrónicas.

Alcance: El proceso abarca una serie de acciones automáticas que tienen lugar en el ERP, asegurando que solo los documentos electrónicos como facturas, notas débito y crédito sean tramitados. La ejecución considera varios factores, como la existencia del documento en la DIAN, la correcta asociación a un tercero registrado en el ERP, la validación de condiciones como fechas y datos requeridos, y la asociación del documento con un acta o entrada en el módulo de ADPRO.

Los pasos pueden ser configurados por el cliente, aunque algunos son obligatorios, como la validación en la DIAN y la verificación del tercero. Se incluye la opción de omitir ciertos pasos según lo desee el cliente, con la finalidad de adaptarse a necesidades específicas. El proceso puede ser detenido por los usuarios para revisiones manuales o acciones adicionales.

Se destaca que la dependencia del éxito del trámite automático recae en la exactitud de los datos suministrados por los proveedores en el XML, y que requiere que el certificado de firma digital esté vigente. Además, cualquier modificación en las configuraciones debe ser gestionada exclusivamente por SincoSoft debido al impacto potencial sobre el proceso.

Finalmente, aunque el sistema tiene la capacidad para gestionar más tipos de documentos, actualmente solo maneja facturas electrónicas de manera lógica, dejando fuera las notas débito y crédito, y otros documentos como anticipos o cuentas de cobro que deben ser gestionados por plataformas adicionales como Sinco SGD.

Inclusión de CxP relacionada al documento recibido

Definición: Se ha implementado una actualización en la etiqueta de la columna anteriormente conocida como Almacén y Contratos, que ahora pasará a llamarse Almacén, Contrato, CxP. Esta nueva denominación refleja la incorporación de funcionalidades adicionales, como la visualización de cuentas por pagar (CxP) y su estado contable, manteniendo las opciones de consulta de documentos y diversas convenciones relacionadas.

Alcance: La actualización afecta tanto la interfaz visual de la columna como la funcionalidad operativa dentro de la opción de Documentos Recibidos. A partir de esta actualización, los usuarios podrán realizar las siguientes acciones:

1. Consulta de Documentos:

• El hipervínculo permite seguir consultando los documentos generados desde el sistema ADPRO.
• Se ha añadido un nuevo hipervínculo que facilita el acceso a la CxP una vez que esta ha sido generada.

2. Indicadores de Estado:

• Se han implementado convenciones visuales al lado derecho del número de la CxP:
  • Verde: Indica que la CxP está contabilizada.
  • Gris: Indica que la CxP no está contabilizada.
  • Naranja: Señala que la CxP ha perdido su asociación con la factura electrónica.

3. Estados y Asociaciones:

• Si solo aparece la CxP sin convenciones o colores, indica que la factura no está asociada a los documentos de ADPRO.
• Los usuarios podrán consultar la CxP en cualquier estado, independientemente de la convención visual.

4. Acceso a Documentos Contables:

• Al hacer clic en el hipervínculo de la CxP, los usuarios podrán acceder al documento contable correspondiente.

5. Filtros y Búsqueda:

• Se ha añadido un filtro para buscar documentos a través de la Cuenta por Pagar (CxP).
• El filtro de Estado trámite documento ha sido reposicionado en la parte izquierda de la interfaz para facilitar su acceso.

6. Exportación de Datos a Excel:

• Al exportar los Documentos Recibidos a Excel, en la columna Almacén, Contrato, CxP, se mostrará el número de la CxP.
• En esta hoja de Excel, se han agregado columnas adicionales para la clase y subclase de los documentos de ADPRO, así como los números correspondientes. Si la CxP no está asociada a documentos de ADPRO, estos campos aparecerán vacíos.

Se actualiza instructivo incluyendo las mejoras y nuevas funcionalidades