Visualización de facturas

SINCO ADPRO

La integración de SINCO SGD con SINCO ADPRO permite asociar una correspondencia con un documento generado en ADPRO, a su vez, la visualización de la imagen de la factura, opciones que están disponibles desde las rutas de programación y aprobación de documentos del módulo SINCO ADPRO, donde se abrirá una ventana emergente con el número de radicado asignado desde SINCO SGD.

Configuración previa para la visualización de facturas en SINCO SGD

Para que la integración entre SINCO SGD y SINCO ADPRO sea correcta es necesario configurar una tipología sobre la cual se asigne los siguientes descriptores: 'Proveedor, consecutivo de la factura, fecha de la factura, obras por usuario, valor de la factura, contrato de obra, acta de obra y entrada de almacén'

Una vez se configurada la tipología es necesario realizar la asignación a un tipo de correspondencia para iniciar con el respectivo registro de la correspondencia en SGD.

Visualización de Facturas en SINCO ADPRO-ACTAS

Para iniciar con el proceso de asociación de actas a SINCO SGD, es necesario contar con un contrato en estado aprobado, el cual es registrado desde el módulo SINCO ADPRO, el proceso de asociación es igual para contratos generales, por grupos o a todo costo.

Luego efectuar la respectiva preaprobación y aprobación del contrato a través de las rutas:

• ADPRO/contratos/CONTRATOS/Aprobación contratos/Pre Aprobación de contratos
• ADPRO/contratos/CONTRATOS/Aprobación contratos/Aprobación Contratos

A través de la ruta: ADPRO/Contratos/CORTES DE PROYECTO/Actas generales se podrá registrar el acta respectiva sobre contrato aprobado

Al tener los documentos generados en SINCO ADPRO, se podrá iniciar el proceso de radicación de la factura entregada por el proveedor.

Ingresar a la ruta SGD/Correspondencia/Entrante/Correspondencia Entrante, en el tipo de correspondencia seleccionar el tipo a radicar que ha sido configurado para realizar asociación con SINCO ADPRO.

Se deben diligenciar los datos de los descriptores ubicados en la parte derecha los cuales han sido configurados previamente.

Al dar clic en guardar, se podrá digitalizar o cargar el documento de la correspondencia, en la ventana emergente del radicado, se deberá tener en cuenta el ID y el número de radicado que asigna el sistema, ya que este permite realizar consultas directas desde los informes de SINCO SGD.

A través de la ruta SGD/Correspondencia/Actividades Pendientes se deberá seleccionar la actividad pendiente que tiene un acta y sobre la cual se realizará la asociación.

Una vez está habilitado el botón de asociar actas y entradas, al hacer clic sobre el mismo, se deberá seleccionar el acta que corresponda a la factura marcando el check de la casilla agregar, luego al cerrar el modal se realiará la asociación del acta con la factura.

Para ejecutar la actividad pendiente se debe registrar el campo de observaciones así como, seleccionar el usuario responsable del siguiente paso del flujo, sólo así se habilitará la imagen al momento de programar y aprobar el acta desde las opciones de SINCO ADPRO.

Visualización de Facturas en SINCO ADPRO-ENTRADAS

El proceso con las entradas de almacén es exactamente igual que para las actas, pero previamente se debió generar la orden de compra, programarla y aprobarla, estas actividades se realizan a través de las rutas:

ADPRO/almacén/COMPRAS/Orden de Compra

Para poder generar la entrada de almacén es necesario pre aprobar y aprobar la orden de compra:

ADPRO/almacén/COMPRAS/Preaprobación de compras

Al momento de programar, es posible que el sistema exiga la asignación de esta, por ello se desplegará un cuadro de dialogo el cual notifica la obligatoriedad de este proceso para poder realizar la aprobación.

Cuando sea necesario realizar este proceso se debe ingresar a la ruta: ADPRO/almacén/COMPRAS/Asignación órdenes de compra

ADPRO/almacén/COMPRAS/Aprobación de compras

Asignada la orden de compra se podrá realizar la aprobación, acción que permitirá generar las entradas de almacén necesarias para el control de esta.

ADPRO/ENTRADAS/Entradas de almacén

Para generar las entradas de almacén es necesario conocer el número de remisión del material entregado en la obra.

Al tener los documentos generados en SINCO ADPRO, se podrá iniciar el proceso de radicación de la factura entregada por el proveedor.

Ingresar a la ruta SGD/Correspondencia/Entrante/Correspondencia Entrante, en el tipo de correspondencia seleccionar el tipo a radicar que ha sido configurado para realizar asociación con SINCO ADPRO.

A través de la ruta SGD/Correspondencia/Actividades Pendientes se deberá seleccionar la actividad pendiente que tiene una o varias entradas de almacén y sobre las cuales se realizará la asociación.

Desde estas opciones es posible visualizar la imagen de aquellas facturas que han sido asociadas a entradas de almacén desde una actividad pendiente en SINCO SGD, a través de la columna Imágenes.

• ADPRO/Almacén/ENTRADAS/Programación entradas de almacén
• ADPRO/Almacén/ENTRADAS/Aprobación entradas de almacén
• ADPRO/Almacén/ENTRADAS/Programación y aprobación entradas de almacén

Al hacer clic se abrirá la ventana emergente donde se podrá abrir la imagen a través del hipervínculo al número de radicado.

SINCO FRO

La integración de SINCO SGD con SINCO FRO permite la visualización de las facturas desde las opciones de generación de cuentas por pagar, ya sea de actas o entradas pero solo si han sido asociadas a una factura desde SINCO SGD, así mismo, una vez contabilizado el documento cuando es momento de autorizar la cuenta por pagar y generar los comprobantes de egreso, además, la imagen del documento de SGD siempre estará disponible desde la consulta de la cuenta por pagar.

Visualización de Facturas en SINCO FRO

La visualización de la imagen es posible a través de diferentes opciones del módulo SINCO A&F como: generar cuentas por pagar actas, generar cuentas por pagar entradas, autorización de cuentas por pagar, generación masiva de comprobantes de egreso, extracto-proveedor y movimientos por tercero; desde estas opciones al seleccionar una cuenta por pagar, el sistema abre una ventana de visualización del documento contable y en la parte inferior se encontrará un hipervínculo "Imagen SGD", el cual llevará a la consulta de la imagen digitalizada de la factura.

A través las siguientes rutas, se podrá realizar la consulta y visualización de factura asociada.

Financiero/Contabilidad/ADPRO/Actas/Generación cuentas por pagar actas

Financiero/Contabilidad/ADPRO/entradas/Generación cuenta por pagar entradas

En estas opciones luego de la asociación de la factura radicada en SINCO SGD con actas o entradas de almacén, llegará registrado el consecutivo de la factura en la columna Factura, adicional en la columna Imágenes, al hacer clic en el ícono se podrá visualizar el documento de la factura tal como fue digitalizado al momento de la radicación en SINCO SGD.

Financiero/cuentas por pagar/Autorización de cuentas por pagar

Desde esta opción luego de aplicar los filtros de busqueda, al hacer clic en el icono de la columna imágenes se podrán visualizar los documentos radicados en SINCO SGD.

De igual manera, al hacer clic sobre el número de la CP en el documento contable se habilitará el hipervínculo "Imagen SGD" el cual permitirá la consulta de la imagen de la factura radicada en SINCO SGD.

Financiero/Tesorería/COMPROBANTE EGRESO/Generación masiva de comprobantes de egreso

En la generación de comprobantes de egreso solo se podrá visualizar la imagen de la factura desde el ícono de la columna imágenes.

Sin embargo, el valor de la integración además permite realizar la consulta de la imagen de la factura vinculada a la CP a través del hipervínculo "Imagen SGD" desde varios informes del módulo financiero..

Financiero/Contabilidad/INFORMES/MOVIMIENTOS/Movimientos por terceros

Podrá visualizar la imagen de la factura a través de la columna de imágenes y dando clic en el hipervínculo de la columna documento accediendo a la CP.

Financiero/Cuentas por pagar/INFORMES/Extracto-Proveedor

Podrá visualizar la imagen dando clic en el hipervínculo de la CP en la columna denominada No. Obligación.