Ajuste por actividades terminadas

Con esta funcionalidad se permite el ajuste del presupuesto proyectado tomando como referencia las cantidades y valores consumidos a nivel de insumo que presenten diferencias respecto a la proyección, este ajuste solo opera en las actividades que desde el módulo de ejecución tengan asignado el estado terminado. En otras palabras este ajuste permite igualar tanto en cantidad como en valor el proyectado con lo consumido para actividades terminadas.

Prerrequisitos ajuste por actividades terminadas

• Seleccionar el proyecto sobre el cual se realizará el ajuste.

• Generar control.

• Deben existir actividades en estado terminado.

• Previamente se debe consultar desde la ruta ADPRO/Ejecución/Estado de ítems el estado de la actividad, el cual debe encontrarse en Terminado. El sistema presenta para ajustar únicamente los detalles (insumos) de las actividades terminadas que tengan diferencia en cantidad y/o valor entre el proyectado y el consumido.

Funcionalidad de ajuste por actividades terminadas

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el ajuste por actividad terminada se debe seguir la ruta ADPRO/Proyección/Ajustes/Ajuste por actividades terminadas.

• Capítulo: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del capítulo en uso en el presupuesto del proyecto, luego se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Ítem: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del ítem en uso en el presupuesto del proyecto, luego se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Insumo: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del insumo en uso en el proyecto, luego se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Consultar: al dar clic sobre este botón el sistema presenta en pantalla los registros en correspondencia con los filtros aplicados.
• Generar control: al dar clic sobre este botón el sistema recalcula y presenta una consulta actualizada con los movimientos efectuados sobre el proyecto y que originan diferencias en cantidades entre lo proyectado y lo consumido.
• Eliminar ajustes: al dar clic sobre este botón el sistema presenta para consultar los ajustes disponibles para eliminación generados desde la opción de proyección en operación.

¿Cómo realizar un ajuste por actividades terminadas?

• No. Ítem: hace referencia a la numeración y ubicación del ítem dentro del presupuesto del proyecto.
• Insumo: es un campo informativo que contiene la descripción y código del insumo que presenta la diferencia entre lo consumido y lo proyectado.
• Proyectado: esta columna presenta las condiciones proyectadas del insumo respecto a la actividad presupuestal tanto en cantidad como en valores.
• Consumido: en este campo se consolidan para cada registro las cantidades y valores consumidos del insumo en cada ítem; en cada registro el valor total consumido constituye un hipervínculo de consulta para visualizar los detalles de los documentos imputados sobre la relación ítem - insumo que afectan el consumo.
• Ajuste sugerido: en este campo se consolidan para cada registro las cantidades y valores que se deben ajustar para que el proyectado sea igual al consumido del insumo en cada ítem.
• Observaciones: el diligenciamiento de observaciones es de carácter obligatorio antes de realizar un ajuste individual o masivo, es un campo alfanumérico cuya finalidad es permitir consignar observaciones que permitan efectuar una rápida y acertada trazabilidad respecto al ajuste realizado.
• Ajustar: dsde esta casilla se puede realizar el ajuste de manera individual para cada registro ó a nivel masivo de todos los registros listados en pantalla.
• Fecha de ajuste: por defecto este campo aparece bloqueado y corresponde a la fecha del día en que se está realizando del ajuste, por lo tanto el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/Informes/Informes de proyección - ajuste de presupuesto.
• Fecha de novedad: por defecto en este campo aparece la fecha del día en que se está realizando del ajuste, esta fecha puede modificarse, pero en nada afecta el mes de afectación del ajuste para el control de costos, el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el campo fecha de novedad en el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/Informes/Auditoría de preajustes y ajustes; y es una fecha informativa del detalle de día de aplicación del ajuste.
• Causa del ajuste: al igual que el campo de observaciones la selección de una causa del ajuste de proyección bien sea individual o masivo es de carácter obligatorio, las causas se configuran previamente en la ruta: ADPRO/Proyección/Configuración/Causas y tipos de ajustes/Causas de ajuste de presupuesto.

Procedimiento de consulta y ajuste

Operativamente tras generar control y consultar el usuario antes de realizar un ajuste masivo o individual debe ejecutar ordenadamente estas acciones:

• Seleccionar la causa del ajuste.
• Diligenciar la observación que justifica el ajuste.
• Presionar el botón ajustar, puede ser individual registro por registro, o masivo desde el encabezado de la opción.

Ajuste masivo: al seleccionar el ajuste masivo desde el encabezado de la opción el sistema ajusta todos los registros en pantalla, previa confirmación del usuario, en este caso la causa y observaciones se repiten para cada insumo.

Ajuste individual: si se decide ejecutar ajustes puntuales en determinados registros, para cada caso se debe seleccionar las causa e ingresar las observaciones que correspondan; en este caso la acción de ajuste se debe ejecutar en cada registro según se requiera.