Ajuste por ítems

En esta función es posible llevar a cabo la consulta y creación de ajustes (adiciones o disminuciones), tanto en cantidad como en valor para los diferentes insumos contenidos en las respectivas actividades del presupuesto.

Prerrequisitos ajuste por ítems

• Seleccionar el proyecto sobre el cual se realizará el ajuste.
• Generar control.
• El ítem consultado debe estar previamente creado desde la Elaboración de presupuesto.

Funcionalidad ajuste por ítems

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el ajuste por ítem se debe seguir la ruta ADPRO/Proyección/Ajuste /Ajuste por ítem.

• Ítem: en esta casilla se debe seleccionar el ítem del presupuesto que se requiere ajustar, se puede escribir parte del nombre del ítem o el código del ítem dentro del presupuesto y luego seleccionarlo en la lista presentada en pantalla.
• Consultar: al dar clic sobre este botón el sistema presentará en pantalla los registros en correspondencia con los filtros aplicados.
• Generar control: al dar clic sobre este botón el sistema recalcula y presenta una consulta actualizada con los movimientos efectuados sobre el proyecto.
• Insumo: esta casilla es empleada como un filtro para precisar el insumo requerido para ajustar sobre el ítem, es posible realizar la búsqueda por descripción o por código de insumo.

¿Cómo realizar un ajuste por ítems?

En la columna correspondiente al proyectado Proyectado valor total de cada insumo contenido en el ítem, existe un link (el valor aparece en azul), que permite abrir la ventana mostrada a continuación, en donde se lleva a cabo el registro de los ajustes requeridos a nivel de insumos:

El ajuste por ítem tiene dos alternativas de operación, en primer instancia se pueden modificar las condiciones de cantidad y/o valor en los insumos contenidos en el ítem. La segunda modalidad es poder adicionar un registro al ítem bajo la modalidad de un recurso adicional, bajo esta segunda alternativa se debe tener en cuenta que el sistema adiciona el registro como un componente adicional para la ejecución de la actividad, pero no entra a condicionar la operación del ajuste de cantidad de actividad tal y como lo hace la adición desde la función de especificación de unitarios.

Procedimiento de consulta y ajuste

• Ítem: esta opción puede ser usada de dos formas: la primera consiste en ingresar en la casilla el código del ítem en caso de conocerlo; si no es así, se debe escribir alguna de las letras contenidas en el nombre del ítem a consultar, y luego seleccionar el nombre de este en la lista. Si el proceso de ajuste es de modificación de los insumos existentes en el ítem inicialmente consultado desde este filtro no se tiene que adelantar labor adicional de consulta.

• Insumo: existen dos posibles formas de usar esta opción: la primera consiste en ingresar en la casilla el código del insumo en caso de conocerlo; si no es así, se debe escribir alguna de las letras contenidas en el nombre del insumo, y luego seleccionar el nombre de este en la lista.

• Causa: se debe seleccionar en esta lista el tipo de causa o justificación para registrar el ajuste de presupuesto. Las causas se configuran previamente en la ruta: ADPRO/Proyección/Configuración/Causas y tipos de ajustes/Causas de ajuste de presupuesto. En virtud de la configuración de la causa seleccionada el sistema permitirá la modificación de cantidad, valor o de ambas variables.

• Fecha de ajuste: por defecto este campo aparece bloqueado y corresponde a la fecha de generación del ajuste, esta fecha condiciona el momento de afectación de los informes de control en materia de proyección.

• Fecha de novedad: por defecto en este campo aparece la fecha del día en que se esta realizando del ajuste, está fecha puede modificarse, pero en nada afecta el mes de afectación del ajuste para el control de costos, el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, está fecha alimenta directamente el campo fecha de novedad en el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/Informes/Auditoría de preajustes y ajustes; y es una fecha informativa del detalle de día de aplicación del ajuste.

• Comentario : en esta casilla se deben registrar los comentarios que se presenten al momento de realizar el ajuste.

• Ajustar: desde esta casilla se activa la puesta en firme del ajuste para afectar la proyección según los datos previamente consignados en el formulario de ajuste.

Realizando el ajuste

En la operación de este ajuste el sistema consolida las condiciones proyectadas en cantidad y valor del insumo en el ítem en consulta bajo el aparte Proyectado actual.

Para llevar a cabo el ajuste de los insumos en el ítem se puede emplear el aparte de Nuevo ajuste o el de Nuevo proyectado, en el primero de ellos el sistema suma o resta el valor de ajuste al proyectado actual para autocalcular el nuevo proyectado; en el aparte de Nuevo proyectado simplemente se debe ingresar cual será el proyectado requerido en cantidad o en valor del insumo en el ítem, en cualquiera de los casos la restricción de operar sobre la cantidad o sobre el valor depende de la causa seleccionada para aplicar el ajuste:

Tras dar clic en ajustar el sistema genera la siguiente ventana informativa detallando el ajuste a realizar y el consecuente cambio sobre las cifras proyectadas:

Al aceptar, el sistema realiza el cambio sobre las condiciones proyectadas del insumo, en este caso es un ajuste solo en cantidad del insumo en la actividad: