Asignación ordenes de compra

Por medio de esta opción se puede visualizar, editar y/o agregar detalles a la asignación presupuestal de cantidades aseguradas establecidas en la orden de compra; condicionando a su vez la asignación de cantidades invertidas representadas en entradas de almacén y devoluciones a proveedor.

Prerrequisitos para asignación de ordenes de compra

• Seleccionar previamente el proyecto.
• Tener creadas ordenes de compra en el sistema.

Funcionalidad para la asignación de ordenes de compra

Para la asignación de una orden de compra es necesario ingresar por la ruta ADPRO/Almacén/Compras/Asignación ordenes de compra. El sistema presenta en pantalla todas las OC creadas en el sistema sobre la sucursal en sesión para llevar a cabo su proceso de asignación:

• Sucursal: el sistema carga automáticamente la sucursal desde donde se vaya a realizar la asignación, pero si se requiere otra, establezca la sucursal en específico para consultar las OC, ingresando el código o parte del nombre, seleccione el registro deseado y oprima la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro deseado en el filtro.
• Orden de compra N°: digite el número de la orden de compra para realizar la asignación.
• Proveedor: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proveedor al cual desea realizar la asignación y aparecerán los registros relacionados.
• Estado: para detallar la consulta seleccione el estado de la OC a consultar.
• % Asignado: es un campo seleccionable obligatorio para la consulta. En este se debe seleccionar si se quiere visualizar las órdenes de compra con porcentaje de asignación del 100%, órdenes de compra con porcentaje de asignación diferente del 100% o todas las órdenes de compra. Por defecto el sistema se ubicará en órdenes de compra con porcentaje de asignación diferente del 100%.
• Rango de fechas: por defecto en el campo de fecha final, el sistema carga la fecha en la que se está realizando la consulta, bajo esta condición solo aparecerán las OC con fecha menor o igual a este campo, salvo que se establezca un rango de fechas inicial y final para visualizar las OC.

Procedimiento de asignación de ordenes de compra.

Después de ejecutar la consulta, en el cuadro de resultados aparecerán las ordenes de compra para las que es posible realizar la asignación presupuestal y se visualizarán las columnas con la siguiente información: Orden N., Proveedor, Fecha, Fecha entrega, Estado, Valor total y Porcentaje (información estándar).

El proceso puede realizarse en los estados generados, pre aprobado, aprobado, en proceso de entrega y completado de la orden de compra, no importando si tiene documentos asociados ya contabilizados. La activación del proceso se realiza tras dar clic en el hipervínculo de cada número de orden de compra posterior a realizar consulta.

Lo anterior desplegará un cuadro en el cual se indicarán los insumos que componen la orden de compra, cantidad solicitada y porcentaje de asignación actual; para seguir con el proceso se debe seleccionar el icono dispuesto en la casilla asignar

La opción detalla para cada insumo la cantidad solicitada, asignada y la diferencia entre estas. Para realizar la asignación el usuario debe dirigirse a la casilla asignación - cantidad y editar, automáticamente se calculará el porcentaje.

Se listarán más ítems para asignar solo si la cantidad asignada actual para el insumo es menor al 100% se podrán usar los filtros de capítulo y subcapítulo para depurar detalles de búsqueda.

El ítem se selecciona bajo los criterios de los filtros de capítulo y subcapítulo, se añade la cantidad y se da clic en el icono para agregar el detalle en la asignación.

La información de cantidades corresponde a la información actual del proyecto para cada insumo en el ítem: cantidad proyectada, cantidad comprada y cantidad consumida; la cantidad pendiente es un cálculo de la cantidad proyectada menos la cantidad comprada.

Se podrá obviar la información anterior des chequeando el icono de mostrar cantidades.