Asociación de correspondencia a múltiples documentos ADPRO

Esta integración permite vincular una correspondencia a múltiples documentos de SINCO ADPRO pertenecientes a diferentes obras, a su vez, visualizando la imagen de la factura desde las opciones de programación y aprobación de los documentos de SINCO ADPRO y las opciones de generación de cuentas por pagar del módulo SINCO FRO.

Configuración previa del tipo de correspondencia

Para garantizar un correcto funcionamiento en la asociación, es necesario realizar la configuración de los descriptores obra por usuario, acta de obra y entrada de almacén como múltiples en la tipología vinculada al tipo de correspondencia sobre el cual se realizará el proceso de radicación y asociación.

Asociación de documentos ADPRO a SGD

Como requisito para realizar la asociación entre los documentos de ADPRO a SGD es necesario registrar una correspondencia bajo el tipo de correspondencia que tenga configurados los descriptores requeridos. Diligencie la información solicitada y guarde la correspondencia.

Una vez radicada la correspondencia ingrese a la ruta SGD/Correspondencia/Actividades pendientes y seleccione la factura anteriormente radicada.

Para realizar la asociación con los documentos de ADPRO de clic sobre el botón que se habilita para esta integración, según configuración del flujo programado, para este caso corresponde a ‘Vincular ADPRO’, una vez se haga clic sobre el botón el sistema automáticamente abrirá el modal que permite realizar la asociación.

En la parte superior del visor se encontrarán los datos del consecutivo de la factura, las obras por usuario y el proveedor, adicional se cuenta con un filtro el cual permite realizar consultas a través del número del contrato, el acta de obra, la orden de compra y la entrada de almacén.

Cada pestaña consultará los documentos que se encuentren disponibles para realizar la asociación bajo los criterios del proveedor y las obras incluidas, mostrando el total de documentos consultados y seleccionados.

La tabla de consulta de los documentos visualiza la obra, el número de contrato y orden de compra, el acta de obra o la entrada de almacén, el tipo de documento, fecha del documento, el subtotal, el IVA, el total (suma de subtotal + IVA) y el tipo de moneda.

Al dar clic sobre el número del contrato de obra, el acta de obra, la orden de compra y la entrada de almacén será posible consultar cada documento desde el visor de ADPRO.

Una vez sean idenficados los documentos a asociar, seleccionelos haciendo clic sobre el check ubicado al inicio de la fila, esta acción irá realizando una suma con cada uno de los valores de los documentos seleccionados, comparandolo con el valor ingresado en la factura y permitiendo identificar la diferencia de totales.

Para finalizar el proceso de asociación de clic sobre guardar, automáticamente el sistema indicará si se realizó correctamente la acción.

Una vez cierre el modal de asociación el sistema automáticamente realizará el diligenciamiento de los descriptores de acta de obra o entrada de almacén según corresponda con los datos de la asociación.

Es necesario, tener presente que no es posible asociar a la misma factura documentos de diferente tipo, documentos en estado contabilizado, en condición no pago, sin valor a pagar o que cuenten una factura ya asignada.

Desasociación de documentos de ADPRO

Para realizar la desasociación de los documentos de ADPRO es necesario que la correspondencia se encuentre en proceso, que el paso en el que se realiza la asociación se encuentre activo y que el documento de ADPRO no cuente con una CP generada. Una vez se cumplan los criterios anteriormente indicados ingrese a la opción de actividades pendientes y seleccione la actividad correspondiente.

Ahora de clic sobre el botón con el cual realizó la asociación, esta acción abrirá automaticamente el modal indicando los documentos que fueron vinculados a la correspondencia.

Se desasocia al quitar el check de cada documento que desee desvincular de la correspondencia, luego de clic en 'Guardar', el sistema solicitará una confirmación indicando cuales documentos se desasociaran de la correspondencia.

Automáticamente se cierre el modal de asociación el sistema limpia los descriptores de acta de obra o entrada de almacén y limpia los datos del número de la factura y la fecha de la factura en SINCO ADPRO y SINCO FRO.