Bodegas V2

El concepto de bodegas hace referencia al espacio físico destinado al archivo de los expedientes. En el módulo SINCO SGD, las bodegas se relacionan con la ubicación de los expedientes registrados en el sistema. Por lo tanto, su configuración debe basarse en la realidad de los recursos disponibles, como estanterías, entrepaños, cajas o archivos móviles, que se utilizan para custodiar los documentos de la compañía.

Crear una nueva bodega

Para crear una nueva bodega, se debe hacer clic en el botón "Crear bodega", ubicado en la parte superior derecha. Al hacerlo, el sistema cambiará automáticamente de formulario y solicitará la siguiente información para su diligenciamiento y creación:

• Sucursal: Campo autocompletar obligatorio, mediante el cual se podrá seleccionar la sucursal correspondiente para la creación de la bodega.

• Usuarios encargados: Campo autocompletar obligatorio que muestra la lista de usuarios de SINCO ERP, a través del cual se deben seleccionar los usuarios responsables de la gestión de la bodega.
• Plazo: Campo numérico obligatorio en el que se debe ingresar el lapso de tiempo dentro del cual el usuario encargado de administrar el archivo debe entregar el expediente físico a la persona que realizó la solicitud.

Para finalizar el proceso de creación, se debe hacer clic en el botón 'guardar', el cual solo se habilitará una vez que se haya diligenciado toda la información obligatoria.

Agregar espacios a una bodega

Para agregar un espacio a una bodega, es necesario hacer clic en el botón "+", lo que abrirá un modal en el que se solicitará la siguiente información:

• Nombre: Campo alfanumérico obligatorio que corresponde a la descripción del espacio que se desea crear.
• Valor: Campo alfanumérico obligatorio en el que se debe ingresar el valor que permitirá diferenciar la agrupación dentro de la bodega.
• Incrementar consecutivo: Campo checkbox opcional, el cual indicará al sistema que al duplicar una ubicación debe aumentar el valor del espacio.

Para finalizar la creación del espacio, es necesario hacer clic en el botón 'guardar', el cual solo se habilitará una vez que se haya diligenciado la información de los campos obligatorios.

Acciones

Al crear un espacio dentro de una bodega, el sistema habilita automáticamente diversas acciones que se pueden realizar sobre el mismo.

1. Crear: Esta acción funciona de la misma manera que la creación inicial de un espacio, con la diferencia de que se estará creando un espacio dentro de uno ya existente.

2. Editar: Esta acción como su nombre lo indica permite realizar la edición de los diferentes campos del espacio.

3. Duplicar: Esta acción permite copiar el espacio exactamente igual a su creación. Es importante tener en cuenta que, si el espacio tiene habilitada la opción de Incrementar consecutivo, el sistema aumentará automáticamente el valor al duplicarlo.

4. Eliminar: Como su nombre indica, esta acción permite eliminar el espacio de la bodega, siempre y cuando no esté siendo utilizado.

Editar una bodega

Para editar la información básica de una bodega al hacer clic sobre ella, se habilitará un botón llamado editar, el cual solo habilitará para modificar los campos de usuarios encargados y plazo.

Si se requiere realizar una modificación directamente sobre los espacios de la bodega, esta debe efectuarse a través de las acciones disponibles en el propio espacio.

Inactivar o activar bodega

El sistema ofrece la opción de inactivar una bodega, lo que evita que los espacios no utilizados de la bodega aparezcan al momento de ubicar un expediente, impidiendo que se pueda registrar información en ellos. Para realizar esta acción, una vez creada la bodega, al editarla el sistema habilita un campo switch o interruptor. Este interruptor, cuando está en azul, indica que la bodega está activa, y cuando está en gris, indica que está inactiva. Para finalizar el cambio, se debe hacer clic en guardar.

Eliminar una bodega

Para eliminar una bodega, es necesario dirigirse a la vista inicial de todas las bodegas. Dentro de la tarjeta (card) correspondiente a la bodega, se mostrará un ícono en forma de papelera, el cual solo se habilitará si la bodega está activa. Además, el sistema solo permitirá eliminar aquellas bodegas que no cuenten con espacios creados.