Configuración del flujo programado de correspondencia

Una vez se ha creado el tipo de correspondencia entrante, interna o comunicados internos, se podrá crear o editar el flujo programado que ha sido diseñado para ésta. Para consultar el flujo, se debe hacer clic en el ícono , que corresponde a la opción de Edición de flujo programado, y se encuentra ubicado en la columna de Acciones del informe de tipos de correspondencia.

Tenga en cuenta que para el tipo de correspondencia de comunicados internos se dede configurar el flujo programado con un paso.

Para iniciar con el proceso de diseño, dentro de la ventana se encontrará el paso cero (0) del flujo, que hace referencia al inicio o radicación del documento. Este paso no es editable en cuanto a detalle; de ser necesario, solo se podrá modificar la asignación de descriptores por el tipo de documento radicado.

Para la creación de nuevos pasos para el flujo, se debe hacer clic en el ícono , ubicado en la parte superior derecha del modal, el cual agregará una nueva actividad o paso.

De no requerir ese paso, se podrá eliminar al hacer clic en el icono de eliminar , ubicado en la parte superior derecha del detalle de la nueva actividad.

Actividades

Las actividades corresponden a las acciones o tareas que los usuarios deben ejecutar en el sistema, las cuales pueden ser creadas o editadas a través de la opción ubicada en la parte superior derecha de la ventana de diseño, . Al hacer clic se mostrará la siguiente ventana:

Las actividades, al ser de un carácter genérico, podrán ser utilizadas en cualquier tipo de correspondencia; sin embargo, si por alguna razón cambia el tiempo de duración de la actividad, debe ser creada una nueva, para evitar realizar cambios sobre los flujos ya configurados.

Búsqueda: este campo permite realizar la búsqueda de actividades para validar si ya se encuentran creadas, o para editarlas, según sea el caso. De ser necesario editar la actividad, se debe hacer clic sobre el ícono de lápiz . Si por el contrario ésta se va eliminar, se podrá ejecutar esta acción al hacer clic sobre la opción de caneca .

Para crear una nueva actividad, se deben diligenciar los datos mínimos de registro en el campo Nueva.Estos datos corresponden a:

Descripción: nombre que se dará a la actividad que realizarán los usuarios en el sistema.

Días de duración: la cantidad de días (mínimo 1) que tendrán los usuarios para ejecutar, rechazar o cancelar la actividad de un flujo programado; sobre el cual, a partir del vencimiento, generará notificación de actividades vencidas.

Para finalizar, se debe hacer clic en Guardar, y se alimentará así el maestro de actividades en el sistema.

Cargos

Al igual que las actividades, es posible crear o editar cargos que serán asignados al flujo, por medio de la opción ubicada en la parte superior derecha de la ventana de diseño .

Se recomienda que los cargos sean creados de tipo genérico, con el propósito de asignar diversos usuarios del sistema a éste, sin que esto implique usar los cargos que tienen asignados en SINCO ERP.

Búsqueda: Este campo permite realizar la búsqueda de cargos para validar si ya están creados, o para editarlos en caso que así se requiera. De ser necesario editar, se debe hacer clic sobre el ícono de lápiz ; si por el contrario debe eliminar el cargo, se podrá ejecutar esta acción al hacer clic sobre la opción de caneca .

Para crear un nuevo cargo, se deben diligenciar los datos mínimos de registro en el campo Nuevo. Estos campos corresponden a:

Descripción: Nombre que se dará al cargo que realizará la actividad en el sistema.

Para finalizar, se debe hacer clic en Guardar, alimentando así el maestro de cargos en el sistema.

Usuarios Por Cargos

Al ingresar a la ruta SGD/CONFIGURACIÓN/CORRESPONDENCIA/FLUJOS/USUARIOS POR CARGOS se abrirá un nuevo informe, en éste se podrán consultar los cargos y los usuarios asignados. En el caso de que se requiera asociar usuarios al nuevo cargo, se debe hacer clic sobre el botón Nuevo.

El sistema abrirá una ventana modal de Creación de Cargos por usuario, en el que cada uno de los campos son de obligatorio registro.

Nombre del cargo: Corresponde al cargo identificado desde el flujo programado, sobre el cual se configurarán los usuarios que podrán ejecutar la actividad pendiente en el sistema.

Usuario: En este campo, se podrán buscar los usuarios que serán asignados al cargo. Es importante tener en cuenta que solo se podrán configurar usuarios activos de SINCO ERP; si la persona que ejecutará la actividad no es usuario, no podrá ser asociado al cargo.

Para finalizar la asociación, se debe hacer clic en Guardar.El sistema listará en el informe a los usuarios asignados a cada cargo, agrupados por esta categoría, los cuales se podrán editar (activar o desactivar) para la ejecución de actividades.

La edición se realiza desde el usuario, haciendo clic en el ícono correspondiente de la columna Editar .

El sistema desplegará de nuevo la ventana de Creación de Cargos por usuario. Al marcar o desmarcar la casilla disponible , se habilitará o deshabilitará el usuario para ser seleccionado en la asignación de actividades de un flujo programado.

Detalle del Paso

Una vez realizado el diseño del flujo programado, se puede dar inicio a la configuración del flujo programado. Cuando se asigna una nueva actividad, se debe hacer clic sobre el título temporal asignado por el sistema para abrir el detalle de ésta.

En la ventana Detalles del paso se deben definir las acciones que se realizarán o estarán habilitadas durante la ejecución de los pasos del flujo.

Descripción del paso

Al hacer clic sobre la opción de Detalle se desplegarán tres campos de configuración.

Actividad: corresponden a las actividades previamente configuradas, y será la que el usuario ejecute en este paso.

Cargo: corresponde al cargo que realizará la actividad en mención.

Observaciones: esta casilla de texto permite registrar información adicional referente a la ejecución del paso. No es un espacio obligatorio.

Vínculos

La opción de vínculos tiene como objetivo facilitar el acceso a otras opciones del SINCO ERP, o diferentes sitios web, desde la ejecución de la actividad pendiente.

Estándar: corresponde a la integración con SINCO ADPRO para realizar la asociación de Actas o entradas de almacén desde SINCO SGD. El estándar se denomina Asociación de actas y entradas.

Menú ERP: esta opción permite configurar vínculos a cualquier menú de SINCO ERP. Esta integración con SINCO SGD no implica la ejecución de actividades automáticas.

Externo: Se puede registrar una URL externa que se requiera en el paso del flujo programado, por ejemplo, www.sinco.com.co.

Opciones

En esta sección se define el comportamiento requerido para el paso durante la ejecución de la actividad.

Paso activo: Permite la ejecución del paso y generación de la actividad.

Ejecutar paso por cargo: Habilitar esta opción le indica al sistema que la actividad aparecerá como pendiente para todos los usuarios asignados al cargo; sin embargo, cuando un usuario complete la actividad, ésta desaparecerá del buzón de todos.

Permite cancelar: Da la posibilidad al usuario de terminar el flujo de correspondencia, sin completar los pasos posteriores.

Requiere digitalizar: en el paso en el cual se marque esta casilla, no permitirá la finalización de la actividad hasta tanto no se digitalice algún documento anexo de la correspondencia; siempre y cuando éste no haya sido digitalizado en el registro inicial de la correspondencia.

Bloquea descriptores: permite bloquear los descriptores en los pasos siguientes al paso en que se indique. En caso de marcar Bloquear descriptores, siendo éstos obligatorios y que no hayan sido diligenciados, se tendrá que realizar la modificación en el flujo para cambiar la marca, pues no se podrán ejecutar en un paso anterior.

Notificaciones

El sistema permite indicar si se desea enviar notificaciones registradas al tipo de correspondencia, según el evento por paso del flujo de correspondencia requerido.

Descriptores

Cada una de las actividades configuradas en el flujo programado cuenta con un campo de descriptores, el cual permite mover o adicionar información tanto en el paso (0) o radicado, como en algún otro paso del flujo.

Es importante recordar que los descriptores dependerán del vínculo a una tipología documental, configurada en el tipo de correspondencia, debido a que fueron asignados a esa tipología dentro de la política documental, con la condición de obligatorios, múltiples y el correspondiente orden de registro.