Control del proyecto

Por medio de esta función se puede acceder a los diferentes tipos de informes de Control, permitiendo ver el comportamiento de los diferentes conceptos aplicados al control de costos y ejecución, de tal forma que se pueda establecer un diagnóstico del proyecto analizándolo en sus diferentes escalas de información.

Antes de conocer los informes de control es necesario tener claro los siguientes conceptos manejados en el Control de Proyectos de ADPRO:

• Proyectado: Presupuesto Inicial +/- Ajustes (Proyecciones).
• Consumido: Salidas de Almacén + Cortes de Obra + (Integración con cuentas control + integración con Nómina) - Reintegros a obra – Descuentos en menor valor en actas.
• Ejecutado: Cantidades Ejecutadas de Obra mediante Actas de Avance Estándar.
• Asegurado: Comprado + Contratado.
• Invertido: Entradas de Almacén + Cortes de Obra + Saldos de Anticipos a Terceros + Saldos de Anticipos a Contratistas + (Integración con cuentas control + Integración con Nomina) + Entadas por traslado - Devoluciones a Proveedores – Descuentos en menor valor en actas – Salidas por traslado +/- Notas en valor.

Prerrequisitos de Contro del proyecto

• Seleccionar el proyecto sobre el cual se realizará la consulta si se desea realizar una consulta en un proyecto diferente al de sesión se debe seleccionar previamente desde la función ADPRO / Presupuestos / Selección del proyecto, lógicamente la consulta sobre otro proyecto está supeditada a los permisos y asignación de proyectos que tenga el usuario.
• Brindar el acceso al usuario sobre los Tipos de costo requeridos en la consulta de control desde la ruta ADPRO / Mantenimiento / Proyecto / Acceso de usuarios proyecto, seleccionando la opción de Tipos de costo.

Funcionalidad de Control del proyecto

Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO / Control / Control del proyecto. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar la respectiva consulta:

• Tipo de Informe: mediante este listado, el usuario puede seleccionar que clase de informe quiere consultar para Controlar el proyecto. Existen 8 tipos (1. Consumido, 2. Por Periodos, 3. Ejecutado, 4. Contratado y Comprado, 5. Consulta por Pantalla, 6. Consulta Uso Insumos, 7. Inversión y 8. Seguimiento).

• Opción: en virtud del tipo de informe seleccionado, el sistema activa opciones o escalas de visualización de los datos: Capítulos, ítems, insumos etc.

• Fecha Corte: en esta casilla aparecerá la fecha en la que se abre la pantalla. Podrá ser editada como fecha de corte para los informes presentados. Si es necesario establecer un nuevo tope de fecha debe ingresar esta en formato dd/mm/aaaa, funciona igual para todos las consultas. Dependiendo del tipo de control, se habilitarán las casillas para digitar un rango de fechas.

• Tipos de costos: el usuario puede seleccionar que tipos de costos (directos, indirectos, entre otros) quiere ver en los informes de control de obra.

• Número de decimales para valores (dinero): digite en esta casilla el número de decimales que desea visualizar en los valores de la consulta realizada.
• Valores en Miles: active esta casilla para visualizar los valores en los informes redondeados a miles.
• Filtros: por medio de esta casilla el usuario puede filtrar a cualquier nivel (capítulos, subcapítulos, ítems, insumos, tipos, entre otros), la información que desee visualizar por medio de los informes.

Procedimiento de Control del proyecto

Después de seleccionar el tipo de informe, seleccionar los filtros necesarios, generar control, el sistema presenta en pantalla el informe.

A continuación, se indicará el funcionamiento de cada uno:

Consumido

Al seleccionar esta clase de control, el usuario accederá a informes de consumo de obra. Tras digitar la fecha de corte el usuario accede a las siguientes opciones de informes:

• Capítulos: por medio de esta opción se puede conocer por capítulos los valores presupuestados, proyectados y Consumido de la obra. Igualmente se puede conocer la diferencia entre los valores consumidos y los proyectados a la fecha de corte seleccionada.
• Capítulos Detallado: al igual que en la opción anterior, el usuario puede visualizar por capítulos, los valores presupuestados, proyectados y Consumido de la obra. En este caso los valores consumidos se desglosan en los valores de las actas, salidas de almacén y devoluciones. En caso que el usuario tenga en su ERP los módulos de equipos, nómina y contabilidad, por medio de este tipo de informe se puede alimentar la información proveniente de dichos módulos al control de obra de ADPRO.

• Ítems: por medio de esta opción se puede conocer por actividades presupuestales (ítems) los valores presupuestados, proyectados y Consumido de la obra. Igualmente se puede conocer la diferencia entre los valores consumidos y los proyectados a la fecha de corte seleccionada.
• Detallado por Insumos:esta opción mostrará de forma detallada las cantidades y los valores acumulados presupuestados, proyectados y Consumido para los insumos relacionados a cada una de los ítems presupuestales (APUs).
• Consumo por Insumos: por medio de esta opción se puede conocer por insumos las cantidades y valores presupuestados, proyectados y Consumido de la obra. Igualmente, se puede conocer la diferencia entre las cantidades y valores proyectados y consumidos a la fecha de corte seleccionada. En esta opción los insumos se organizan por tipos de costos y tipos de insumos.
• Capítulos Insumos: al seleccionar esta opción, los valores y cantidades presupuestadas, proyectadas y Consumido de insumos que aparecerán en pantalla estarán discriminados en cada uno de los capítulos a los cuales pertenecen.
• Por Contratar: al seleccionar esta opción en pantalla aparecerán los valores y cantidades correspondientes a insumos contratados por pagar, proyectados y Consumido. Todo esto se visualiza agrupado por capítulos.
• SubCapítulos Resumido Capítulos: por medio de esta opción se puede conocer, por subcapítulos, los valores presupuestados, proyectados y consumidos de la obra. Igualmente se puede conocer la diferencia entre los valores consumidos y los proyectados a la fecha de corte seleccionada.
• Categoría: por medio de esta opción se puede conocer por agrupaciones de insumos los valores presupuestados, proyectados y Consumido de la obra. Igualmente se puede conocer la diferencia entre los valores consumidos y los proyectados a la fecha de corte seleccionada. En este informe las agrupaciones se organizan por tipos de costo.
• Categoría Ítems: como en la opción anterior, esta mostrará de forma detallada los valores acumulados presupuestados, proyectados y consumidos para las agrupaciones de insumos relacionadas a cada una de las actividades presupuestales.
• Mes a Mes: al seleccionar esta opción se habilita un rango de fechas para filtrar el informe. Según la fecha inicial y final digitada, el sistema lista el consumo del proyecto mes a mes filtrado por ítems presupuestales.
• Categoría Árbol:por medio de esta opción se puede conocer por agrupaciones de insumos los valores presupuestados, proyectados y Consumido de la obra.
• Cantidades y pesos: por medio de esta consulta se puede revisar el consumo de cada uno de los insumos que afectan el control presupuestal de las diferentes actividades de obra consolidando por separado la información de consumo en cantidades y dinero. Este informe analiza las variables de: Presupuestado, Ajuste, Proyectado, Consumo último mes, Consumido y Por consumir.
• Macroproyecto (Capitulo, Ítems, insumos): este informe permite validar los valores presupuestados, proyectados y Consumido de las obras asociadas al macroproyecto seleccionado. Son tres consultas con tres escalas de visualización diferente: capítulos, ítem e insumos.

Por Periodos

Al seleccionar este tipo de control, el usuario accederá a informes de consumo de obra en un rango determinado de fechas. Es importante tener en cuenta que en la consulta por periodos la fecha inicial determina el día de corte del acumulado, el periodo inicia un día después de dicha fecha, la fecha final determina el cierre del periodo que se desea analizar. Tras digitar la fecha inicial y final de corte el usuario accede a las siguientes opciones de informes:

• Capítulos: por medio de esta opción se puede conocer por capítulos los valores presupuestados, proyectados, el Consumido del periodo seleccionado y consumo total de la obra. Igualmente se puede conocer la diferencia entre los valores consumidos y los proyectados a la fecha de corte seleccionada.
• Ítems: por medio de esta opción se puede conocer por actividades presupuestales (ítems), los valores presupuestados, proyectados, el Consumido del periodo seleccionado y consumo total de la obra. Igualmente se puede conocer la diferencia entre los valores consumidos y los proyectados a la fecha de corte seleccionada.
• Detallado por Insumos: esta opción mostrará de forma detallada las cantidades y los valores acumulados presupuestados, proyectados y Consumido para los insumos relacionados a cada una de los Ítems presupuestales (APUs). Igualmente se mostrarán las cantidades y valores consumidos de los insumos en el rango de fechas seleccionado.
• Consumo por Insumos: por medio de esta opción se puede conocer por insumos las cantidades y valores presupuestados, proyectados y Consumido de la obra. Igualmente, se puede conocer la diferencia entre las cantidades y valores consumidos y las cantidades y valores proyectados en el rango de fechas seleccionado. En esta opción los insumos se organizan por tipos de costos y tipos de insumos.
• Capítulos Insumos: al seleccionar esta opción, los valores y cantidades presupuestadas, proyectadas y consumidas de insumos que aparecerán en pantalla estarán discriminados en cada uno de los capítulos a los cuales pertenecen. Adicionalmente se podrá conocer los valores y cantidades consumidas en el periodo seleccionado.
• Categoría: por medio de esta opción se puede conocer por agrupaciones de insumos los valores presupuestados, proyectados y consumidos de la obra. Igualmente, se puede conocer la diferencia entre los valores consumidos y los proyectados a la fecha de corte seleccionada. También se podrán conocer los valores consumidos en el periodo seleccionado. En este informe las agrupaciones se organizan por tipos de costo.
• Categoría Ítems: como en la opción anterior, esta mostrará de forma detallada los valores acumulados presupuestados, proyectados y Consumido para las agrupaciones de insumos relacionadas a cada una de las actividades presupuestales.
• Consulta por Pantalla: al seleccionar esta opción el usuario verá el mismo informe que aquel filtrado por la opción de Capítulos. Sin embargo; cada número de capítulo se resalta en color azul con el fin de abrir el capítulo y comenzar a conocer de dónde viene la información visualizada. Se puede llegar hasta el detalle de consumo por insumos.

Ejecutado

Por medio de este tipo de control el usuario puede conocer el avance real en obra de su proyecto (cantidades y valores ejecutados en obra). Recuerde que esta clase de informes es alimentada directamente por las Actas de Avance Estándar que el usuario ingrese por el módulo de ejecución Ruta: ADPRO/Ejecución/Actas de Avance /Actas de avance estándar.

• Por Ítems: por medio de esta opción se puede conocer por actividades presupuestales (ítems), los valores presupuestados, y Consumido junto con las cantidades y valores ejecutados en la obra. Igualmente, se puede conocer el porcentaje de ejecución de cada una de las actividades presupuestales a la fecha de corte seleccionada.

• Por Capítulos: por medio de esta opción se puede conocer por capítulos los valores presupuestados, Consumido y ejecutados en la obra. Igualmente se puede conocer el porcentaje de ejecución de cada uno de los capítulos presupuestales a la fecha de corte seleccionada.
• Costos Promedios Ítems: por medio de esta opción se puede conocer por actividades presupuestales (ítems), los valores presupuestados y Consumido junto con las cantidades y valores ejecutados en la obra.

• Inversión Estimada: los datos mostrados por esta opción añade a los ya mostrados; los valores por ejecutar y la inversión estimada, la cual es calculada con base en los costos promedio.

• Análisis: este informe se caracteriza por mostrar la diferencia entre la inversión estimada y el presupuesto.
• Por Periodo de Ítems: por medio de esta opción se puede conocer por actividades presupuestales (ítems), los valores presupuestados y Consumido junto con las cantidades y valores ejecutados en la obra. Igualmente se puede conocer el porcentaje de ejecución de cada una de las actividades presupuestales dentro del rango de fechas seleccionadas.

Contratado y comprado

(Asegurado)

Al activar esta clase de control, los datos mostrados en pantalla corresponderán a las cantidades y valores contratados y comprados, variando la presentación de estos según la opción con la que se combine. Adicionalmente en la parte inferior de la pantalla existe la opción de visualizar solo cantidades en los informes del asegurado por insumos y por total de insumos.

• Por Capítulos: por medio de esta opción se pueden conocer los valores por capítulos, del proyectado, comprado, contratado, de lo asegurado (la suma de las anteriores columnas) y la diferencia entre lo asegurado y lo proyectado a la fecha de corte seleccionada. Este informe se encuentra organizado por tipos de costos.
• Por Ítems: por medio de esta opción se pueden conocer los valores, por ítems, del presupuesto proyectado, de lo comprado, de lo contratado, de lo asegurado (la suma de las anteriores columnas) y la diferencia entre lo asegurado y lo proyectado a la fecha de corte seleccionada. Este informe se encuentra organizado por tipos de costos y por capítulos.
• Por Insumos: por medio de esta opción se pueden conocer las cantidades y los valores por insumos del presupuesto proyectado, de lo comprado, de lo contratado, de lo asegurado (la suma de las anteriores columnas) y la diferencia entre lo asegurado y lo proyectado a la fecha de corte seleccionada. Este informe se encuentra organizado por tipos de costos, por capítulos y por ítems..
• Total Insumos: por medio de esta opción se puede visualizar un listado con las cantidades y los valores por insumos del presupuesto proyectado, de lo comprado, de lo contratado, de lo asegurado (la suma de las anteriores columnas) y la diferencia entre lo asegurado y lo proyectado a la fecha de corte seleccionada. Este informe se encuentra organizado por tipos de costos.
• Por Contratista: al seleccionar esta opción el usuario visualizará un informe presupuestal por ítems junto con los terceros a los que se ha comprado y/o contratado los insumos de los ítems presupuestales. Se muestra también las cantidades y valores comprados y contratados por tercero.
• Pagos en Contratos: al igual que la anterior opción, esta permitirá consultar los contratistas a los que se le ha contratado cada uno de los insumos de obra. Adicionalmente muestra el contrato y el acta en el que el insumo se encuentra relacionado y la información del pago de dichas actas.
• Categorías: por medio de esta opción se puede tener conocimiento de los valores, por agrupaciones de insumos (categorías) del presupuesto proyectado, de lo comprado, de lo contratado, de lo asegurado (la suma de las anteriores columnas) y la diferencia entre lo asegurado y lo proyectado a la fecha de corte seleccionada. Este informe se encuentra organizado por tipos de insumos.
• Categorías Detallado: por medio de esta opción se puede visualizar un listado con las cantidades y los valores por insumos del presupuesto proyectado, de lo comprado, de lo contratado, de lo asegurado (la suma de las anteriores columnas) y la diferencia entre lo asegurado y lo proyectado a la fecha de corte seleccionada. Este informe se encuentra organizado por categorías (agrupaciones de insumos).

Consulta por pantalla

(Consumido)

Al seleccionar esta clase de control el usuario accederá a un informe de consumo de obra partiendo de los capítulos presupuestales del proyecto. La diferencia radica en que los números de los capítulos se encuentran resaltados en azul. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se abre una nueva ventana mostrando los ítems que los conforman y el consumo por ítem. Igualmente los números de los ítems son resaltados en azul indicando que se puede acceder a la información detrás de cada actividad presupuestal. Al hacer clic en el número del ítem se abren todas las agrupaciones de insumos que componen el APU de cada ítem. Nuevamente si se hace clic sobre el nombre de la agrupación se abre el listado de los insumos que la componen para saber exactamente de qué salida de almacén o de qué corte de obra viene la información del consumo del proyecto.

Consulta uso de insumos

Al seleccionar este tipo de control se habilita una casilla de búsqueda de insumos (Obligatoria).

• Búsqueda: esta casilla permite ingresar el código de identificación asignado al insumo o parte del nombre del mismo, haciendo que dicho menú se cargue con los insumos que concuerden con el parámetro ingresado. Al presionar la tecla TAB se cargará automáticamente el insumo seleccionado.

Una vez se cargue el insumo a consultar, el sistema cargará un informe donde se visualizan todos los ítems presupuestales que tienen el insumo seleccionado dentro de su APU y que adicionalmente han tenido consumos. Posteriormente se carga la cantidad consumida, el valor total consumido y la fecha. En caso que el consumo haya sido generado por un corte de obra, el informe lista el número del contrato, el acta donde el insumo se relacionó y el nombre del contratista. En caso que el consumo haya sido generado por una salida de almacén, el sistema lista el número de la salida de almacén en al que el insumo seleccionado se encuentra relacionado.

Inversión

Invertido

Al seleccionar esta clase de control, el usuario accederá a informes de inversión de obra. En la parte inferior de cada informe encontrará los saldos de los anticipos de contratos y de terceros que existan en el proyecto, junto con las salidas y entradas de almacén por traslado que afectan la valorización de los proyectos.

• Por Tipo: por medio de esta opción se puede tener conocimiento de los valores, por tipo de insumos del presupuesto y de la inversión junto con la diferencia de estos dos campos.
• Por Tipo Detallado: de igual forma que en la anterior opción, en este informe aparecerá un listado de todos los insumos presupuestados, agrupados por tipos, junto con sus cantidades y valores presupuestados e invertidos y la diferencia de estos dos campos.

• Por Categoría: por medio de esta opción se puede tener conocimiento de los valores y cantidades del presupuesto y de la inversión de todos los insumos del proyecto, junto con la diferencia de estos dos campos. Este informe se encuentra organizado por categorías (agrupaciones) de insumos.
• Por Insumos: al seleccionar esta opción el informe solicitado mostrará los valores presupuestados, invertidos y la diferencia entre estos, todo esto detallado por insumos, los cuales están agrupados por categoría y tipo.
• Por Tercero: por medio de esta opción se puede conocer el valor de la inversión de la obra en la que se esté trabajando por terceros. Adicionalmente se puede conocer el monto de los anticipos que cada tercero tiene relacionado.

• Por Tercero Detallado: por medio de esta opción se puede conocer el valor de la inversión de la obra en la que se esté trabajando por terceros. A diferencia de la anterior opción, mediante este informe se puede conocer los insumos que conforman la inversión por cada tercero junto con las cantidades y valores. Adicionalmente se puede conocer el monto de los anticipos que cada tercero tiene relacionado.
• Por Origen: por medio de este informe el usuario puede conocer el origen de los valores invertidos; puede saber si la inversión es generada por entradas de almacén, por actas de corte de obra de contratos, por devoluciones, por descuentos, por entradas y salidas por traslado, y por nómina y equipos en caso que la empresa cuente con estos módulos dentro de su ERP.

Seguimiento

Al seleccionar esta clase de control, el usuario accederá a informes de seguimiento de obra donde en cualquier momento el usuario podrá conocer y comparar los valores presupuestados, proyectados, consumidos, asegurados e invertidos al igual que las diferencias entre algunos de estos campos.

Adicionalmente, los informes de seguimiento de capítulos, ítems y de insumos cuentan con unas normas que ayudan al usuario a saber constantemente si se deben realizar o no proyecciones al presupuesto inicial de obra. Estas normas son las siguientes:

Tras digitar la fecha de corte el usuario accede a las siguientes opciones de informes:

• Seguimiento Capítulos: por medio de este informe se puede conocer y comparar por capítulos los valores presupuestados, proyectados, consumidos, por consumir, asegurados e invertidos del proyecto. Al final de cada fila se muestra si el capítulo cumple (a) o no (r) con las dos normas mencionadas en el párrafo anterior.
• Seguimiento Ítems: por medio de este informe se puede conocer y comparar por actividades presupuestales (ítems), los valores presupuestados, proyectados, consumidos, por consumir, asegurados e invertidos del proyecto. Al final de cada fila se muestra si el ítem cumple (a) o no (r) con las dos normas mencionadas en el párrafo anterior.
• Seguimiento Insumos: por medio de este informe se puede conocer y comparar las cantidades y los valores presupuestados, proyectados, consumidos, por consumir, asegurados e invertidos de los insumos que componen cada actividad del proyecto. Al final de cada fila del ítem, se muestra éste cumple (a) o no (r) con las dos normas mencionadas en el párrafo anterior.
• Ítems Insumos: al igual que el anterior informe, por medio del seguimiento de ítems insumos se puede conocer y comparar las cantidades y los valores presupuestados, proyectados, consumidos, por consumir, asegurados e invertidos de los insumos que componen cada actividad del proyecto. Al final de cada fila se muestran las diferencias entre lo presupuestado y lo proyectado. Este informe se encuentra agrupado por capítulos, subcapítulos e ítems presupuestales.
• Categoría Insumos: por medio de este informe se puede conocer y comparar las cantidades y los valores presupuestados, proyectados, consumidos, por consumir, asegurados e invertidos de los insumos que componen cada actividad del proyecto. Al final de cada fila se muestran las diferencias entre lo presupuestado y lo proyectado. Este informe se encuentra agrupado por categorías (agrupaciones) de insumos.
• Rentabilidad del proyecto (Consumido VS Ingresos): por medio de este informe se compara gráficamente y en dinero los consumos generados en el proyecto mes a mes VS los ingresos registrados mediante las actas de avance cliente.