Creación de un contrato por grupo

En esta función es posible llevar a cabo la consulta, edición y creación de Contratos por Grupos que se hacen en los proyectos, un grupo de contratación está compuesto por una serie de insumos (materiales, mano de obra, etc.), los cuales se asocian con una actividad de presupuesto. El fin de los Contratos por Grupos es el de contratar y pagar al contratista de la forma como se desee, pero que además de afectar los cortes de obra del contrato, afecte el control de Presupuesto para cada una de las actividades a las cuales se le asignaron previamente insumos en los Grupos de Contratación. Un Contrato puede tener varios grupos, cada uno de ellos tiene su propia descripción, cantidad y unidad de medida.

Dentro de cada grupo puede existir cualquier clase de insumos con sus cantidades y valores unitarios independientes según se requiera.

Prerrequisitos de contrato por grupo

• Tener creados los contratistas.
• Asignación de Consecutivos iniciales (desde la ruta ADPRO / Mantenimiento / Proyecto / Consecutivos iniciales).
• Seleccionar el proyecto sobre el cual será creado el contrato por grupo.

Funcionalidad de contrato por grupo

Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO / Contratos / Contratos / Contratos por grupos. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta, edición o creación de un contrato por grupo:

• Contrato No.: escriba en esta casilla el número o código de identificación asignado al contrato que necesite consultar, para que la consulta se ejecute satisfastoriamente, éste código debe existir y ser de tipo numérico.
• Contratista: esta casilla permite efectuar la consulta de registros ingresando el nombre del contratista a quien corresponde el contrato; la casilla también ofrece la posibilidad de una consulta selectiva, para usar este tipo de función debe ingresar parte del nombre del contratista y presionar el botón Consultar, al hacerlo, en pantalla aparecerán todos los registros que correspondan al parámetro ingresado.
• Tipo de Contrato: seleccione en esta lista el tipo de contrato dentro del cual se encuentra clasificado el registro que necesite consultar en pantalla.
• Estado: esta lista cuenta con los posibles estados de contratos usados en el sistema (Abierto, Cerrado, Por Preaprobación, Por Aprobación), seleccione el que necesite traer en consulta.
• Descripción: al igual que el filtro de contratista, este cuenta con la misma característica y para hacer uso de este, debe ingresar la descripción o parte de la misma del contrato a consultar.

Procedimiento de consulta y generación de contratos por grupos

La activación del proceso de creación del contrato por grupo se realiza tras dar clic en el icono nuevo en el panel central de consulta en este punto el primer requisito que se debe cumplir es definir el tercero sobre el cual quedará imputado el nuevo contrato.

Tras haber seleccionado el contratista y dar clic en Aceptar, el sistema presenta el formulario de registro de los contratos por grupos.

• Contrato. Ref.: en esta casilla debe ingresar el número del contrato al que se hace referencia, esta casilla se emplea cuando se esta migrando información existente a la plataforma de ADPRO.
• Tipo Contrato: seleccione en este menú el tipo de contrato que procederá a asignar al registro que se encuentra creando. Tenga en cuenta que según el tipo de contrato se generará la retefuente al contratista.
• Contratista: tras la asignación de consecutivos al contrato esta opción no permite operación diferente a la consulta de los detalles informativos del tercero, el contratista es el punto de partida en la generación del contrato.
• Descripción: en este campo de texto debe escribir la descripción que corresponda al contrato que se encuentra creando.
• Forma de Pago: escriba en esta casilla la forma de pago que necesite definir para el contrato a crear.
• Fecha Inicio: en esta casilla por defecto aparecerá la fecha en la que se abre la página, para que esta sea definida como fecha inicial, si es necesario establecer una nueva fecha, ingrésela en formato dd/mm/aaaa.
• Fecha Final: esta casilla también mostrará la fecha en la que se abre la página como predeterminada, para definir la duración del contrato por medio del intervalo de tiempo que cierra la fecha final, ingrese en formato dd/mm/aaa una fecha.
• Otro si del contrato: este campo informa el contrato origen del actual registro tras adelantar el proceso de duplicación de un contrato.
• Clase: este campo configura para que este contrato se comporte como Contrato u Orden de trabajo.
• No generar pago: al activar esta casilla se estará indicando que los pagos que impliquen el contrato no generarán pago por medio de contabilidad en el caso de tener un sistema integrado (ERP).
• % Incumplimiento: en esta casilla debe ingresar el valor en porcentaje que se cobrara en caso de que exista incumplimiento del contrato, este porcentaje no puede ser menor a cero (0) no exceder 100.
• Ret. Garantías: en esta casilla debe ingresar el porcentaje de retención de garantías que se aplicará después de IVA.
• Ret. Anticipo: ingrese en esta casilla el porcentaje entre 1 y 100 a retener de anticipo en cada una de las actas de obra (pagos); la configuración definida en este campo también aplica tanto para limitar el porcentaje y valor máximo de generación de anticipo.
• % Administración: esta casilla permite el ingreso del porcentaje del valor del contrato destinado a administración.
• % Imprevistos: en esta casilla debe escribir el porcentaje tomado del valor del contrato que se usará para imprevistos.
• % Utilidad: escriba en esta casilla el porcentaje de utilidad declarado por el contratista.
• % IVA Sobre Utilidad: por medio de este campo puede ingresar el porcentaje de IVA para ser aplicado sobre la utilidad, este campo se activa o desactiva automáticamente según la naturaleza del contratista (régimen simplificado o régimen común).

Grupos de Contratación

Esta pantalla permite relacionar los diferentes tipos de grupos de contratación de acuerdo a la forma que desee manejar para contratar y pagar.

• Grupo: en esta casilla se asignará de forma automática el número consecutivo de creación para el grupo a registrar, pero si es necesario un número de grupo diferente, ingréselo teniendo en cuenta que no se puede repetir.
• Nombre: escriba en esta casilla el nombre que identificará al grupo de contratación que se encuentra creando.
• UM: esta casilla permite definir cuál será la unidad de medida usada en el grupo de contrato a registrar.
• Cantidad Inicial: esta casilla corresponde a la cantidad contratada inicialmente, y tomará el valor registrado en el campo de Cantidad. Por tal motivo, esta casilla no puede ser editada. En caso que se genere un Otro Sí a un contrato, esta casilla siempre mostrará las cantidades contratadas previo a la elaboración de la adición de cantidades.
• Cantidad: escriba en esta casilla la cantidad a contratar del grupo.

Detalles del Contrato

En esta pantalla se define el valor unitario contractual con el que se afectará cada grupo de contratación:

• Grupo: para definir este dato es posible usar dos formas distintas, la primera consiste en ingresar en la casilla el número del grupo de contrato al cual necesita suscribir el detalle, o puede oprimir sobre el icono el cual desplegará los grupos que se encuentren disponibles, y a continuación debe presionar sobre el nombre del grupo requerido.
• Ítem: esta opción puede ser usada de dos formas, la primera consiste en ingresar el código de identificación del ítem en caso de conocerlo, o por medio de la segunda opción, puede escribir en la casilla parte del nombre del ítem, y a continuación seleccionar el nombre requerido entre los que se carguen en el menú ubicado a continuación.
• Insumo: esta opción es similar a la anterior, con la diferencia que al presionar sobre el icono se cargarán todos los insumos relacionados con el ítem definido anteriormente, lo cual agrega una posibilidad para la selección de datos, ya que simplemente deberá escoger el dato requerido entre los que aparecen disponibles, o también podrá usar las dos formas descritas en la anterior casilla.
• Cantidad: escriba en esta casilla la cantidad de insumos que se registrarán como detalles del contrato que esta configurando.
• Vr. Unitario: este campo se cargará con el valor definido para el insumo seleccionado, aunque también permite ingresar un nuevo valor para el insumo.
• Eliminar: active este icono cuando necesite suprimir el registro frente al cual se encuentra ubicada, al hacerlo aparecerá en pantalla una ventana en donde debe confirmar o cancelar la eliminación.

Programación

En esta pantalla es posible llevar a cabo la configuración del cronograma a usar para efectuar los pagos al contratista.

Esta pantalla tiene como función la programación de las fechas de la instalaciones que se requieran.

Esta pantalla tiene como función la programación de las fechas de la entrega de materiales que se requieran.

Adicionales

Cláusulas: en este campo de texto se pueden adicionar cláusulas al formato base de minuta que esta prestablecido por la empresa. Este campo soporta un total de 4000 caracteres incluyendo espacios en blanco.
Objeto Contrato: en este campo de texto debe escribir el Objeto que corresponda al contrato que se encuentra creando. Este campo soporta un total de 4000 caracteres incluyendo espacios en blanco.
Observaciones: en esta casilla debe ingresar las observaciones que considere necesarias. Este campo soporta un total de 4000 caracteres incluyendo espacios en blanco.

Finalmente, al oprimir el icono Imprimir aparecerá en pantalla el gestor de impresión en una ventana auxiliar como la que se muestra a continuación en donde es posible seleccionar el tipo de impresión a usar.