Creación de un contrato todo costo

En esta función es posible llevar a cabo la consulta, edición y creación de contratos todo costo que se hacen en los proyectos, un contrato a todo costo está compuesto por una serie de ítems, los cuales se asocian con una(s) actividad de presupuesto y se contrata toda la composición de unitarios de la Actividad (ítem presupuesto) incluyendo la mano de obra.

Prerrequisitos de contrato todo costo

• Tener creados los contratistas.
• Asignación de Consecutivos iniciales (desde la ruta ADPRO / Mantenimiento/Proyecto/Consecutivos iniciales).
• Seleccionar el proyecto sobre el cual será creado el contrato todo costo.

Funcionalidad de contrato todo costo

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el contrato se debe seguir la ruta ADPRO / Contratos / Contratos todo costo. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta, edición o creación de un contrato todo costo:

• Contrato No.: escriba en esta casilla el número o código de identificación asignado al contrato que necesite consultar, para que la consulta se ejecute, éste código debe existir y ser de tipo numérico.
• Contratista: esta casilla permite efectuar la consulta de registros ingresando el nombre del contratista a quien corresponde el contrato; la casilla también ofrece la posibilidad de una consulta selectiva, para usar este tipo de función debe ingresar parte del nombre del contratista y presionar el botón Consultar, al hacerlo, en pantalla aparecerán todos los registros que correspondan al parámetro ingresado.
• Tipo de Contrato: seleccione en esta lista el tipo de contrato dentro del cual se encuentra clasificado el registro que necesite consultar en pantalla.
• Estado: esta lista cuenta con los posibles estados de contratos usados en el sistema (Abierto, Cerrado, Por Preaprobación, Por Aprobación), seleccione el que necesite traer en consulta.
• Descripción: al igual que el filtro de contratista, este cuenta con la misma característica y para hacer uso de este, debe ingresar la descripción o parte de la misma del contrato a consultar.

Procedimiento de consulta y generación de contratos todo costo

La activación del proceso de creación del contrato todo costo se realiza tras dar clic en el icono nuevo en el panel central de consulta en este punto el primer requisito que se debe cumplir es definir el tercero sobre el cual quedará imputado el nuevo contrato.

Tras haber seleccionado el contratista y dar clic en Aceptar, el sistema presenta el formulario de registro de los contratos todo costo.

• Contrato No.: este dato es asignado de forma automática por el sistema y corresponde al consecutivo de creación para contratos, este solo es de tipo informativo ya que no permite su modificación, el sistema solo asigna consecutivos cuando el nuevo contrato tenga definido su tipo y su valor, una vez cumplidas dichas condiciones se debe dar clic en el icono de guardar .
  El manejo del icono de guardar solo es requerido para efectos de asignación del consecutivo del contrato, en adelante el proceso de guardado es completamente automático y se da tras cada edición sobre el registro.
• Contratista: tras la asignación de consecutivos al contrato esta opción no permite operación diferente a la consulta de los detalles informativos del tercero, el contratista es el punto de partida en la generación del contrato.
• Tipo Contrato: seleccione en este menú el tipo de contrato que procederá a asignar al registro que se encuentra creando. Tenga en cuenta que según el tipo de contrato se generará la retefuente al contratista.
• Descripción: en este campo de texto debe escribir la descripción que corresponda al contrato que se encuentra creando.
• Forma de Pago: escriba en esta casilla la forma de pago que necesite definir para el contrato a crear.
• Cto. Ref.: en esta casilla debe ingresar el número del contrato al que hace referencia y es empleado para mantener la trazabilidad en procesos de migración de información durante el proceso de implementación de SINCO ADPRO, esta casilla solo recibirá datos numéricos.
• Fecha Inicio: en esta casilla por defecto aparecerá la fecha en la que se abre la página, para que esta sea definida como fecha inicial, si es necesario establecer una nueva fecha, selecciónela en el calendario generado desde este campo.
• Fecha Final: esta casilla también mostrará la fecha en la que se abre la página como predeterminada, para definir la duración del contrato por medio del intervalo de tiempo que cierra la fecha final, seleccione la fecha final según se requiera.
• Otro si del contrato: este campo informa el contrato origen del actual registro tras adelantar el proceso de duplicación de un contrato.
• Clase: este campo configura para que este contrato se comporte como Contrato, Orden de trabajo o Cotización.
• No generar pago: al activar esta casilla se estará indicando que los pagos que impliquen el contrato no generarán pago por medio de contabilidad en el caso de tener un sistema integrado (ERP).
• % Incumplimiento: en esta casilla debe ingresar el valor en porcentaje que se cobrará en caso de que exista incumplimiento del contrato, este porcentaje no puede ser menor a 0 no exceder 100.
• Ret. Garantías: en esta casilla debe ingresar el porcentaje de retención de garantías que se aplicará después de IVA.
• Ret. Anticipo: ingrese en esta casilla el porcentaje entre 1 y 100 a retener de anticipo en cada una de las actas de obra (pagos); la configuración definida en este campo también aplica tanto para limitar el porcentaje y valor máximo de generación de anticipo.
• % Administración: esta casilla permite el ingreso del porcentaje del valor del contrato destinado a administración.
• % Imprevistos: en esta casilla debe escribir el porcentaje tomado del valor del contrato que se usará para imprevistos.
• % Utilidad: escriba en esta casilla el porcentaje de utilidad declarado por el contratista.
• % IVA sobre Utilidad: por medio de este campo puede ingresar el porcentaje de IVA para ser aplicado sobre la utilidad, este campo se activa o se desactiva automáticamente según la naturaleza del contratista (régimen simplificado o régimen común).

Detalles del Contrato

En esta pantalla se define la cantidad y el valor unitario de la actividad contractual con el que se afectará la contratación:

• Ítem: esta opción puede ser usada de dos formas, la primera consiste en ingresar el código de identificación del ítem en caso de conocerlo o por medio de la segunda opción, puede escribir en la casilla parte del nombre del ítem y a continuación seleccionar el nombre requerido entre los que se carguen en el menú ubicado a continuación.
• UMC: esta casilla permite definir cuál será la unidad de medida del contrato.
• Cantidad Inicial: esta casilla corresponde a la cantidad contratada inicialmente y tomará el valor registrado en el campo de Cantidad, pero después de guardar podrá ser modificado según sea necesario.
• Cantidad: escriba en esta casilla la cantidad a contratar.
• Valor Unitario Con AIU: ingrese el valor con AIU antes de IVA en esta casilla.
• Valor Unitario AIU + IVA: en esta casilla puede ingresar el precio compuesto (AIU + IVA) de la actividad.
• IVA Valor: en esta casilla el sistema calcula automáticamente el valor del IVA que lleva el ítem de contratación.
• Valor Total: el sistema calcula el costo total del ítem dentro del contrato, multiplicando la cantidad por el valor unitario.
• Cantidad Proyectada: esta casilla muestra la cantidad proyectada del ítem seleccionado dentro del presupuesto de la obra.
• Cantidad Contratada: esta casilla muestra la cantidad total contratada de este ítem dentro de la obra. Es necesario tener en cuenta que varios contratistas pueden tener contratada una misma actividad del presupuesto.

Programación

En esta pantalla es posible llevar a cabo la configuración del cronograma a usar para efectuar los pagos al contratista.

Esta pantalla tiene como función la programación de las fechas de la instalaciones que se requieran.

Esta pantalla tiene como función la programación de las fechas de la entrega de materiales que se requieran.

Adicionales

Cláusulas: en este campo de texto se pueden adicionar cláusulas al formato base de minuta que esta prestablecido por la empresa. Este campo soporta un total de 4000 caracteres incluyendo espacios en blanco.
Objeto Contrato: en este campo de texto debe escribir el Objeto que corresponda al contrato que se encuentra creando. Este campo soporta un total de 4000 caracteres incluyendo espacios en blanco.
Observaciones: en esta casilla debe ingresar las observaciones que considere necesarias. Este campo soporta un total de 4000 caracteres incluyendo espacios en blanco.

Al oprimir el icono Imprimir aparecerá en pantalla el gestor de impresión en una ventana auxiliar como la que se muestra a continuación en donde es posible seleccionar el tipo de impresión a usar.