Creación de tipos de correspondencia

Tipos de Correspondencia

Al ingresar a la ruta SGD/Configuración/CORRESPONDENCIA/Tipos de correspondencia, se abrirá un informe, en donde usted podrá consultar aquellos tipos de correspondencia ya creados.En el caso de que requiera crear un nuevo tipo de correspondencia, haga clic en el botón Nuevo.

Creación de Tipos de Correspondencia

Al hacer clic en esta opción, se abrirá un modal solicitando la información mínima requerida para crear un nuevo Tipo de correspondencia.

Los datos iniciales son:

• Clase: Se relaciona con el tipo de correspondencia que se requiere crear: entrante (recibida), saliente (enviada), interna (vinculada con el sistema de gestión de calidad – Complemento Excel) y comunicados internos (memorandos).Este ítem es una lista desplegable donde se podrá seleccionar la clase a crear, campo obligatorio en la creación de un nuevo tipo de correspondencia.

• Descripción: Hace referencia al nombre que identifica el tipo de correspondencia en el momento de la radicación. Este espacio de texto es obligatorio.

• Tipología: Este campo se vincula a una tipología de la política de retención documental (aplica solo para correspondencia entrante e interna que requiera la asignación de datos adicionales), facilitando la ubicación de las correspondencias en una carpeta de archivo. Para realizar el vínculo es necesario digitar el código de la tipología tal como está en la política.

• Consecutivo: Hace referencia al código que será asignado como radicado de una comunicación, éste únicamente aplica para la clase Entrante y Saliente. Este campo no es obligatorio para el registro del tipo de correspondencia, sin embargo, condicionará la asignación del consecutivo de identificación al momento del radicado.

Esta página además permite determinar las condiciones de digitalización y registro de datos básicos, al momento de radicar o confirmar la correspondencia.

• Activo: habilita al tipo de correspondencia que se está creando en la página de radicación de correspondencia, ya sea entrante, saliente o comunicado interno, para permitir su registro.

• Adjuntar archivo: permite la digitalización del documento al momento de la radicación para la correspondencia entrante, comunicado interno y en la confirmación de entrega para la correspondencia saliente.

• Datos básicos: habilita o deshabilita los datos básicos en el formulario de radicación. Solo aplica para la correspondencia entrante.

• Generar actividad pendiente: Permite asignar múltiples destinatarios a la correspondencia, para ser notificados y generar actividad pendiente. Si se habilita esta casilla, no permitirá la configuración de un flujo programado.

• Requiere permisos: Esta opción funciona para otorgar permisos sobre el tipo de correspondencia creado. Aplica para la clase de correspondencia interna.

Desde esta ventana se deben asignar las notificaciones de acuerdo al tipo de correspondencia y flujo. Éstas vienen predefinidas y han sido diseñadas desde la configuración de SINCO ERP, a través de la ruta: Configuración/Sistema/Notificaciones/Consulta de notificaciones.

La asignación al tipo de correspondencia enviará un correo electrónico al usuario responsable de ésta, de acuerdo a la configuración de las actividades en el flujo programado. Esta opción es configurable por la empresa, y está diseñada con el propósito de dejar la trazabilidad de la ejecución de las actividades asignadas, o de las acciones que se realicen sobre una correspondencia entrante, interna, comunicado interno y saliente.

Evento: Responde a cada una de las acciones que pueden ocurrir, con relación al proceso de una correspondencia.

Notificación: nombre de la notificación previamente configurada, la cual es asignada al evento que corresponde.