Expedientes a terceros desde SINCO FRO

Configuración previa para creación de expedientes a terceros

Para realizar el registro y consulta de expedientes a los proveedores desde SINCO FRO, es necesario realizar la siguiente configuración en la política de retención documental.

Configuración de subserie

Es necesario que exista una subserie la cual será relacionada en la configuración de la integración, sobre esta subserie se crearán los expedientes de cada proveedor y se cargarán los documentos requeridos, una vez creada se debe de asignar el descriptor 'Proveedor'.

Asignación subserie en la configuración de la integración

Una vez configurada la subserie con la información requerida ingrese a la ruta SGD/Configuración/Configuraciones, pestaña 'Integraciones', sección Registro y consulta de expedientes de proveedores, allí el sistema solicitará realizar la asignación de la subserie bajo la cual se crearán las carpetas. Para finalizar de clic en 'Guardar'.

Cuando la subserie seleccionada no tenga configurada el descriptor de 'Proveedor', no será posible guardar la subserie dentro de la parametrización.

Es importante que la subserie no tenga configurado el check de permite descripción duplicada, dado el caso que la subserie seleccionada tenga dicha configuración, el sistema alertará que no es posible configurarla.

Dentro de las condiciones que se encuentran para configurar la subserie, es que esta cuenta con tipologías asociadas.

Activación contenedor imágenes SGD

Una vez configurada la subserie y para poder activar el contenedor de imágenes SGD en las opciones de registro y consulta de terceros en módulo SINCO FRO, en la opción de configuraciones al lado del autocompletar de la subserie se encontrará un check llamado 'Habilitar integración en el registro de terceros', al hacer clic en el check se activará automáticamente el contenedor.

Dado el caso que al momento de seleccionar el check no se haya configurado la subserie el sistema no permitirá habilitar la integración.

Registro y consulta de expedientes a proveedor

Ahora desde el registro y consulta de terceros de SINCO FRO será posible crear expedientes y cargar documentos que van directamente relacionados a SINCO SGD. Esta acción depende directamente de la configuración inicial y la definición de las subseries documentales, sólo de esta forma, el sistema enlazará los documentos, facilitando la visualización y consulta.

Carga de documentos desde el registro de terceros.

Una vez realizada la configuración previa ingrese a la opción FRO/Cuentas por pagar/Registro de terceros, seleccione un tercero, allí el sistema visualizará un nuevo contenedor llamado 'Imágenes SGD', el cual al hacer clic sobre el automáticamente creará una nueva carpeta por cada proveedor, tomando como referencia la subserie anteriormente configurada y nombrándola con el número de identificación y nombre del tercero. Adicional se diligenciará automáticamente el descriptor de proveedor.

Después de creada la carpeta automáticamente el sistema visualizará un botón llamado 'Agregar documentos', a través del cual será posible crear los documentos a la carpeta, proceso que se realiza seleccionando la tipología, agregando una descripción, seleccionando una fecha y una unidad de conservación, si es necesario se adjunta un documento y se finalizando con clic en 'Guardar'.

Una vez creado el documento será posible editar o eliminar el documento, es importante tener en cuenta que al realizar cualquiera de estas acciones el sistema dejará una auditoria mencionando nombre de usuario, fecha y acción realizada.

Dado el caso que se intente consultar la carpeta del proveedor desde la integración y el usuario no cuente con permisos sobre la subserie documental el sistema lo alertará.

Consulta de terceros

Al ingresar desde la opción de consultar de terceros ubicada en la ruta FRO/Cuentas por pagar/Consulta de terceros se visualizará el contenedor de 'Imágenes SGD', en donde solo será posible consultar la carpeta y documentos cargados, es importante tener presente que desde allí no será posible cargar o eliminar documentos.