Expedientes de historias laborales desde SINCO GTH

Configuraciones previas creación expedientes desde GTH

Ahora es posible consultar y registrar documentos asociados a las historias laborales desde el módulo SINCO GTH.

Configuración de Subserie

Para que sea posible crear automáticamente los expedientes desde SINCO GTH, es necesario tener definida la subserie documental en la cual se van a registrar los expedientes y sobre la cual se asignarán los descriptores que permitirán la integración con SINCO GTH

Ingresar a la ruta SGD/Retención documental/Política de retención documental, consultar la dependencia sobre la cual se creará el archivo, una vez seleccionada el sistema desplegará toda la configuración sobre la TRD.

Ingresar a la opción subserie y dar click en Modificar subserie, validar que la subserie no tenga check en la opción "Permite descripción duplicada", ya que, el sistema no permitirá crear dos veces un expediente con el mismo nombre.

Luego ir a la opción descriptores y asignar, los descriptores: "Empleados contrato" y "Nómina GTH", los cuales permitirán la asociación de la integración con SINCO GTH

Permisos de consulta

Es importante tener en cuenta que se deben asignar permisos de consulta a los usuarios que harán el registro de los expedientes desde SINCO GTH.

Ingresar a la ruta: SGD/Retención documental/Permisos de consulta, consultar el usuario al cual se le asignarán los permisos de consulta sobre la TRD.

Para obtener información más amplia referente al proceso de asignación sobre permisos de consulta dar clic aquí

Habilitar integración con SINCO GTH

Al configurar correctamente la subserie con los descriptores requeridos, ingrese a la ruta: SGD/configuración/configuraciones y seleccione la pestaña integraciones

Diríjase al final de la página, a la sección "Registro y consulta de historias laborales en SINCO GTH", allí encontrará un espacio para poder realizar la configuración de la subserie parametrizada anteriormente.

Seleccione el campo subserie y de clic en "Guardar", el sistema solicitará confirmación para actualizar la configuración.

Al realizar la aceptación, el sistema indicará que la configuración fue guardada correctamente.

Adicional, en esta sección encontrará un check para habilitar la integración de SINCO SGD con SINCO GTH desde la 'ficha de empleados'.

Tenga en cuenta que para habilitar la integración, el sistema realizará diferentes validaciones hasta que identifique que la subserie configurada cumple con los requisitos para la generación de los expedientes laborales.

El sistema no habilitará la integración si la subserie configurada no cuenta con los descriptores "Empleados contrato" o "Nómina GTH".

El sistema no permitirá habilitar la integración si la subserie configurada no tiene al menos una tipología asignada.

Cuando la subserie ya cuente con la información requerida, al seleccionar el check de habilitar integración, finalmente el sistema confirmará que la integración se encuentre habilitada.

Creación de expedientes desde SINCO GTH

Esta opción permite la administración y creación de las historias laborales en SINCO SGD desde el módulo SINCO SGD, sin que sea necesaria la transferencia física al área de archivo durante el tiempo de gestión requerido para el proceso de digitalización.

La creación de los expedientes depende directamente de la configuración inicial y la definición de la política de retención documental (TRD), sólo de esta forma, el sistema automáticamente enlazará los documentos a través de los descriptores (Nómina y Empleado), facilitando la visualización y la consulta.

Para la creación automática de los expedientes desde SINCO GTH, ingrese a la ruta: GTH/Nómina/Empleados/Edición de empleados-Consulta o GTH/Nómina/empleados/Edición de empleados-Ficha

Desde la ficha de edición de empleados en SINCO GTH, en las secciones de "Impresión de Documentos" y "Archivos Adjuntos", se encontrará una nueva pestaña llamada "Documentos SGD".

Al seleccionar la pestaña "Documentos SGD", se abrirá en una nueva pestaña en la cual se visualizará la información relaciona al expediente. Tenga en cuenta que si el usuario que ingresa a consultar el expediente no cuenta con acceso sobre la subserie o la dependencia el sistema lo notificará.

Al otorgar los accesos sobre la política de retención documental, al abrir el visor de documentos en SINCO GTH, el sistema creará automáticamente la carpeta.

Al abrir el visor de documentos SGD desde SINCO GTH y el usuario cuenta con permisos sobre la política de retención documental, el sistema creará automáticamente una carpeta en SINCO SGD, asignándole un código de barras, diligenciando los descriptores "Empleados contrato" y "Nómina GTH" y asignándole en la descripción de la carpeta el dato del descriptor "Empleados contrato"

Desde el visor de documentos será posible incluir los documentos a la carpeta, a través del botón "Agregar documento"

Registro de documentos

Es posible agregar documentos a la carpeta, esto al dar clic sobre "Agregar documento", donde se abre un nuevo modal, el cual permitirá realizar el registro de nuevos documentos a la carpeta.

Para agregar un nuevo documento, debe seleccionar la tipología, ingresar una descripción al documento, seleccionar una fecha y la unidad de conservación, luego adjuntar un documento.

Para finalizar el registro del documento seleccione "Guardar". El sistena automáticamente indicará que los datos fueron guardados correctamente y se lista en los documentos que se van cargando.

Sobre cada documento que es cargado, será posible realizar acciones como edición y eliminación.

En cada documento que se va creando, se visualizará la tipología a la que se asignó.

Cuando se desee realizar la eliminación de un documento, el sistema solicitará una confirmación, al seleccionar que se acepta, el sistema notificará la correcta eliminación de los documentos.

Consulta de carpetas desde SINCO SGD

Desde SINCO SGD es posible consultar la carpeta creada desde la integración con SINCO GTH, consultándola por el código de barras asignado por el sistema.

Desde SINCO SGD será posible adiccionar documentos, los cuales serán visusalizados desde el visor de SINCO GTH.

Dado el caso que desde antes de la publicación del desarrollo ya se hayan creado carpetas desde SINCO SGD, en donde la subserie tenga asignado y diligenciado el descriptor de "Empleados Contrato", el sistema vinculará la carpeta en la ficha del empleado en SINCO GTH.