Expedientes de soportes a documentos contables de SINCO FINANCIERO

Configuración previa para creación de expedientes desde documentos contables en SINCO FRO

Para realizar la asignación de soportes a documentos contables, es necesario realizar la siguiente configuración en la política de retención documental.

Configuración subserie y tipologías para expedientes documentos contables SINCO FRO

Es necesario que exista una subserie la cual será relacionada en la configuración de la integración, sobre esta subserie se crearán los expedientes a los cuales se cargarán los soportes de los documentos contables, una vez creada se deben de asignar el descriptor Tipo de documento contable.

Luego de registrar la subserie es importante que todas las tipologías sobre las cuales se registrarán soportes tengan asignadas los descriptores Tipo de documento contable y Número de documento contable.

Asignación subserie en configuración de la integración

Una vez configurada la subserie con la informacíón requerida ingrese ala ruta SGD/Configuración/Configuraciones, pestaña 'Integraciones', sección Consulta y registro de expedientes de soportes de documentos contables SINCO FINANCIERO. Allí el sistema solicitará realizar la asignaión de la subserie bajo la cual se crearán las carpetas. Para finalizar de clic en 'Guardar'.

Activación link imagen SGD desde el visor de documentos de FRO

Para poder visualizar los soportes cargados a los diferentes documentos contables es necesario activar el link de imagen SGD, proceso que se debe realizar de la siguiente forma: Ingrese a la ruta FRO/CONTABILIDAD/CONFIGURACION/TIPOS DE DOCUMENTOS CONTABLES, allí será posible visualizar una nueva columna llamada 'Radicado SGD', active el radicado bajo el tipo de documento contable requerido y de clic en guardar.

Consulta y registro de expedientes de soportes de documentos contables en SINCO FINANCIERO

Una vez realizadas las configuraciones previas para la asignación de soportes a los documentos contables, ingrese a la ruta FRO/Contabilidad/Documentos contables/Informes/Asignación de adjuntos a documentos contables.

A través de esta opción será posible consultar todos los documentos contables generados en el módulo de SINCO FRO, permitiendo realizar los siguientes filtros:

• Fecha inicial y final: Campos tipo fecha que permiten filtrar la consulta por un rango de tiempo, por defecto siempre viene el primer día del mes actual hasta la fecha actual.
• Tercero: A través de este filtro se podrán consultar los diferentes documentos de un mismo tercero.
• No de documento inicial y final: Campos alfanúmericos los cuales permiten realizar una consulta detallada por un rango de número de los documentos contables.
• Tipo de documento: Campo a través del cual se puede filtrar por un tipo de documento en especifico, este filtro por defecto carga el tipo comprobante de egreso.

Asignación de soportes a documentos contables

Para realizar la asignación de soportes a los documentos contables de clic sobre el botón , automáticamente el sistema abrirá un nuevo modal llamado registro de documentos, si el documento contable no cuenta con un soporte ya cargado el sistema inmediatamente solicitará el registro de uno con la siguiente información:

• Tipología: Campo tipo lista desplegable el cual consulta la información de las tipologías creadas bajo la subserie parametrizada en la configuración previa.
• Descripción: Campo alfanúmerico obligatorio en el cual se debe asignar un nombre al soporte cargado.
• Fecha: Campo tipo fecha en el cual se debe asignar una fecha al documento, por defecto se carga la fecha del momento en que se esta realizando el cargue del soporte.
• Unidad de conservación: Campo tipo lista desplegable en el cual se muestra la información del maestro de unidades conservación.
• Adjuntos: A través de esta opción será posible cargar un documento desde el computador.

Para finalizar con el registro de soporte de clic sobre 'Guardar'.

Es importante tener presente que automáticamente se da clic en el botón el sistema realiza la creación de un expediente por tipo de documento contable asignandole un código de barras, diligenciando el descriptor de 'Tipo de documento contable' y asignandole una descripción al expediente tomando como referencia Soportes y el tipo de documento contable. Ejemplo: Soportes Cuentas por pagar.

Dado el caso que sea requerido cargar un nuevo soporte a un documento contable que ya cuente con uno, el sistema indicará que ya existen soportes cargados, listando los números.

Al momento de registrar el soporte el sistema en la opción de tipología solo permitirá selecccionar aquellas que cuenten con el descriptor 'Número de documento contable', dado el caso que ninguna tipología tenga dicha configuración el sistema lo alertará.

Asignación de soportes a múltiples documentos contables

Si es requerido cargar el mismo soporte a múltiples documentos contables seleccione cada uno de los documentos haciendo clic en la casilla y por último clic en el botón 'Adjuntar'.

Allí automáticamente el sistema abrirá el modal de registro de documentos listando como datos de los descriptores cada uno de los números de los documentos contables seleccionados. Diligencie la información solicitada en el modal y para finalizar de clic en 'Guardar'.

Tenga presente que al cargar un soporte a varios documentos contables en la carpeta creada dentro del SGD no se registrará una tipología por cada documento contable, sino se creará un único registro con múltiple información dentro del descriptor número de documentos contables.

Visualización soporte desde de FRO

Desde la opción de asginación de adjuntos a documentos contables luego de cargar nuestro soporte abrimos el visor de impresión del documento contable, haciendo clic en el número del documento, allí se visualizará el documento contable y al final se encontrará un link llamado 'IMAGEN SGD' a través del cual se abrirá un modal de consulta con la carpeta y soportes cargados al documento contable.