Gestión del arrendamiento

A través de esta opción podrá realizar diferentes operaciones como registrar, consultar y modificar un arrendamiento desde un mismo panel de trabajo, la opción tendrá acceso rápido a destinos frecuentes como lo son: Facturación, Cartera, Tesorería y Aprobaciones administrativas. Además, tendrá estadísticas de información relevante como lo son: Arrendamientos activos, Arrendamientos nuevos del mes inmediatamente anterior, Ingresos para la inmobiliaria del mes inmediatamente anterior y gráficas relacionadas a: Negocios activos por tipo de servicio, Arrendamientos activos por tipo de inmueble e Ingresos generados por mes para la inmobiliaria.

Buscar arrendamiento

Esta opción le permitirá buscar un contrato de arrendamiento y realizar la modificación de la información del contrato anteriormente registrada.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Gestión del arrendamiento sección Busca un arrendamiento, En el lado izquierdo de la página, encontrará un campo de búsqueda. En este campo, podrá consultar el arrendamiento utilizando diferentes criterios, como el código del contrato, la información principal del arrendatario o propietario, como el nombre o número de identificación. Además, también podrá realizar la consulta por la dirección del inmueble del contrato registrado anteriormente.

Al seleccionar un filtro de búsqueda y hacer clic sobre el registro de la lista desplegable el sistema se redireccionará a la opción de Modificar arrendamientos.

Crear arrendamiento

Esta opción le permitirá registrar una nueva solicitud de arrendamiento, ya sea Por inmueble o Por arrendatario. Además, podrá concluir una solicitud de arrendamiento realizando la consulta en el filtro de búsqueda de la sección Completar solicitud de arrendamiento. Podrá establecer las características del contrato, tales como el registro del inmueble, la creación del proyecto o unidad, la información básica de los propietarios y arrendatarios, así como también podrá establecer las condiciones comerciales.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Gestión del arrendamiento sección Crea arrendamiento. Encontrará las opciones para crear una nueva solicitud de arrendamiento ya sea para registrarlo Por inmueble o Por arrendatario.

Al hacer clic en el enlace Por inmueble, se mostrará un formulario donde podrá realizar el registro de proyectos. Además, podrá registrar la información general del inmueble que será administrado en el módulo Sinco ABR.

Si el inmueble que registrará hace parte de un proyecto y este aún no se encuentra creado en el módulo Sinco ABR, deberá realizar el proceso de creación haciendo clic en el botón Registrar proyecto.

Allí se abrirá un formulario para registrar la información básica del proyecto, en este proceso es importante tener en cuenta que para crear una forma de pago para el proyecto, es necesario primero crear el proyecto como un tercero, cuyo proceso se realiza al guardar los cambios de esta ficha.

Ubicación geográfica

En esta sección se mostrará la información geográfica en referencia a los proyectos registrados o los barrios asociados a las regionales en el módulo Sinco ABR.

Al seleccionar un proyecto o inmueble inactivo, en el filtro de búsqueda, podrá ver la información sobre la ubicación geográfica del proyecto. El sistema completará automáticamente los datos de: Departamento, Municipio, Zona/Localidad, Barrio, Sucursal, Proyecto, Subproyecto, Dirección Principal.

Además, en el campo Dirección Principal, se mostrará la dirección del proyecto. Al hacer clic en el icono Editar, se abrirá un modal para ingresar la dirección complementaria o interna del inmueble. Al presionar Guardar, se añadirá el registro.

• Tipo de dirección del inmueble: Al ingresar al modal de la Dirección principal podrá seleccionar el tipo de dirección del inmueble ya sea Urbana o Rural.
  • Urbana: Esta opción se podrá seleccionar si el tipo de dirección del inmueble es Urbana.
  • Rural: Esta opción se podrá seleccionar si el tipo de dirección del inmueble es Rural.
• Dirección del Inmueble: En este campo se refleja la descripción de la dirección del inmueble de acuerdo a los datos registrados.
• Vía principal: En esta sección podrá determinar el Tipo de vía,Número de vía y Cardinalidad de la vía principal que tendrá el inmueble.
  • Tipo de vía: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los diferentes tipos de vía principales para seleccionar.
  • Numero de vía: En este campo podrá registrar el numero de vía principal del inmueble.
  • Cardinalidad de vía: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los tipos de cardinalidades de vía, que podrán seleccionarse como principal
• Vía secundaria: En esta sección podrá determinar el Número de vía, Distancia y Cardinalidad de la vía secundaria que tendrá el inmueble.
  • Numero de vía: En este campo podrá registrar el numero de vía secundaria del inmueble.
  • Distancia: En este campo podrá registrar el numero de distancia secundaria del inmueble.
  • Cardinalidad de vía: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los tipos de cardinalidades de vía, que podrán seleccionarse como secundaria.
• Sin identificación interna: En este campo podrá seleccionar si el inmueble tendrá o no identificación interna.
• Identidad 1: En este campo podrá registrar el tipo de Unidad y el Número de unidad, los cuales quedarán definidos como la identidad 1.
  • Unidad: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los tipos de unidad, que tendrá el inmueble.
  • Numero de unidad: En este campo podrá registrar el numero de la unidad seleccionada.
• Identidad 2: En este campo podrá registrar el tipo de Unidad y el Número de unidad, los cuales quedarán definidos como la identidad 2.
  • Unidad: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los tipos de unidad, que tendrá el inmueble.
  • Numero de unidad: En este campo podrá registrar el numero de la unidad seleccionada.

En el campo Dirección catastral, al hacer clic en el icono Editar, se abrirá un modal para registrar la dirección del inmueble, y al presionar Guardar, se agregará el registro.

• Tipo de dirección del inmueble: Al ingresar al modal de la Dirección principal podrá seleccionar el tipo de dirección del inmueble ya sea Urbana o Rural.
  • Urbana: Esta opción se podrá seleccionar si el tipo de dirección del inmueble es Urbana.
  • Rural: Esta opción se podrá seleccionar si el tipo de dirección del inmueble es Rural.
• Dirección del Inmueble: En este campo se refleja la descripción de la dirección del inmueble de acuerdo a los datos registrados.
• Vía principal: En esta sección podrá determinar el Tipo de vía,Número de vía y Cardinalidad de la vía principal que tendrá el inmueble.
  • Tipo de vía: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los diferentes tipos de vía principales para seleccionar.
  • Numero de vía: En este campo podrá registrar el numero de vía principal del inmueble.
  • Cardinalidad de vía: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los tipos de cardinalidades de vía, que podrán seleccionarse como principal
• Vía secundaria: En esta sección podrá determinar el Número de vía, Distancia y Cardinalidad de la vía secundaria que tendrá el inmueble.
  • Numero de vía: En este campo podrá registrar el numero de vía secundaria del inmueble.
  • Distancia: En este campo podrá registrar el numero de distancia secundaria del inmueble.
  • Cardinalidad de vía: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los tipos de cardinalidades de vía, que podrán seleccionarse como secundaria.
• Sin identificación interna: En este campo podrá seleccionar si el inmueble tendrá o no identificación interna.
• Identidad 1: En este campo podrá registrar el tipo de Unidad y el Número de unidad, los cuales quedarán definidos como la identidad 1.
  • Unidad: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los tipos de unidad, que tendrá el inmueble.
  • Numero de unidad: En este campo podrá registrar el numero de la unidad seleccionada.
• Identidad 2: En este campo podrá registrar el tipo de Unidad y el Número de unidad, los cuales quedarán definidos como la identidad 2.
  • Unidad: Al hacer clic en este campo se desplegará la información de los tipos de unidad, que tendrá el inmueble.
  • Numero de unidad: En este campo podrá registrar el numero de la unidad seleccionada.

Al seleccionar un barrio, en el filtro de búsqueda, el sistema completará automáticamente los datos Departamento, Municipio, Zona/Localidad, Barrio y Sucursal. Los campos de Dirección principal y Dirección catastral se mostrarán sin información, y al hacer clic en el icono Editar se abrirá un modal para registrar la dirección del inmueble, y al presionar Guardar, se agregará el registro.

Inmueble

En esta sección podrá registrar manera detallada la información correspondiente al inmueble
en el módulo Sinco ABR. Los campos de Tipo de servicio primario, Tipo de inmueble, Subtipo de inmueble, Área principal y Estrato son de diligenciamiento obligatorio.

• Tipo Servicio Primario: En este campo, deberá seleccionar los servicios primarios que el inmueble utilizará al ser registrado, los cuales el sistema arrojará por defecto.
• Tipo Servicio Secundario: En este campo, podrá seleccionar los servicios secundarios que el inmueble utilizará al ser registrado, los cuales el sistema arrojará por defecto.
• Tipo Inmueble: Aquí deberá seleccionar el tipo de inmueble que se va a registrar. Para realizar la selección, la casilla desplegará un listado de todos los tipos de inmuebles disponibles que se encontrarán creados y asociados en la ruta del menú ABR > Opciones Avanzadas > Inmuebles ficha Tipos de Inmuebles, pestaña Tipos de Inmuebles
• Subtipo Inmueble: En este campo, deberá seleccionar el subtipo de inmueble que estará asociado al tipo de inmueble. La casilla desplegará un listado de todos los subtipos de inmuebles disponibles que se encontrarán creados y asociados en la ruta del menú ABR > Opciones Avanzadas > Inmuebles ficha Tipos de Inmuebles, pestaña Subtipos de Inmuebles. En caso de que el tipo de inmueble cuente con un solo subtipo de inmueble, el sistema lo asignará automáticamente al seleccionar el tipo de inmueble.
• Área Principal: En este campo deberá, registrar la extensión en metros cuadrados que tendrá el inmueble.
• Detalles área: Al hacer clic en este campo, podrá realizar el registro de la distribución de las áreas que tenga el inmueble, en metro cuadrados.

• Estrato: En este campo deberá seleccionar el estrato socioeconómico del inmueble. Al seleccionar un inmueble inactivo, este campo se actualizará automáticamente y se bloqueará para evitar su edición. Si selecciona un proyecto o barrio, el sistema lo actualizará automáticamente de acuerdo al estrato registrado previamente al proyecto o barrio. Sin embargo, el campo estará habilitado en caso de que desee configurar un estrato diferente.

• Matrícula Inmobiliaria: En este campo podrá registrar el código de la matrícula inmobiliaria asignado por catastro.

• Proindiviso: Este campo se podrá seleccionar si se requiere asociar una matrícula inmobiliaria a varios inmuebles. En caso de no ser asignado, solo se registrará el código de la matrícula una vez. El sistema no permitirá registrar nuevamente el mismo código si este campo no está seleccionado.

• Código Chip: En este campo, podrá registrar el código chip asignado por catastro.

• Avalúo catastral: En este campo, podrá registrar el avalúo catastral del inmueble, el cual es asignado por catastro.

• Avalúo comercial: En este campo, podrá registrar el avalúo comercial del inmueble.

• Predial: En este campo, podrá realizar el registro del valor del predial del inmueble.

• Teléfonos: Al hacer clic en la opción Agregar, se mostrará un modal donde podrá registrar o agregar los números de teléfono del inmueble, así como definir si el inmueble no cuenta con línea telefónica o si la línea telefónica se encuentra en trámite. Al presionar Guardar, se agregará el registro

  • Sin línea telefónica: Al seleccionar este campo, se definirá si el inmueble no tiene línea telefónica.
  • Línea en trámite: Al seleccionar este campo, se definirá si la línea telefónica del inmueble está en trámite.
  • Número: En este campo podrá registrar el número de teléfono que tendrá el inmueble.
  • Extensión: En este campo podrá registrar el número de la extensión del teléfono.
  • Agregar teléfono: Al dar clic en este botón se habilitará un nuevo campo para Número y Extensión.

Información del entorno

En esta sección, se ingresará la información relacionada con el entorno del inmueble. Esta información se registrará según el requerimiento de cada empresa.

• Linderos: En este campo se podrá registrar los linderos que tendrá el inmueble.
• Cercanías al inmueble: En este campo se podrá registrar los sitios cercanos que tendrá el inmueble.
• Vías cercanas: En este campo se podrá registrar las vías cercanas que tendrá el inmueble.
• Sistemas de transporte: En este campo se podrá registrar los diferentes sistemas de transporte a los que se tendrá acceso.
• Información de porterías: En este campo se podrá registrar la información de las porterías que tiene el inmueble.
• Información constructora: En este campo se podrá registrar la información necesaria de la constructora.
• Observaciones: En este campo se podrá registrar observaciones o información adicional del inmueble.

Información adicional

En esta sección se ingresará la información adicional requerida para el inmueble. Esta información se registrará según los requerimientos de cada empresa.

• Código alterno: En este campo podrá registrar el código alterno, datos provenientes del ERP anterior.
• Código cliente: En este campo podrá registrar el código del cliente, datos provenientes del ERP anterior.
• Código metro cuadrado: En esta opción podrá registrar el código del inmueble publicado en el portal publicitario Metrocuadrado.
• Año construcción: En esta casilla se registrará el año de construcción del inmueble.

Una vez se complete la información del formulario necesaria para consignar o reconsignar el inmueble, se habilitarán dos posibles botones en la parte inferior de la página, el botón Guardar Cambios el cual le permitirá consignar un inmueble o el botón Reconsignar Inmueble, el cual le permitirá reconsignar un inmueble. Una vez realizada esta acción, el sistema lo redireccionará a la opción de Registrar arrendamientos.

Propietario

Desde esta opción podrá consultar un tercero o crear los propietarios del inmueble, todos los campos marcados con asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento. En esta sección se deberá tener en cuenta que el primer propietario que se registre quedará con la marca de propietario principal y será el propietario que se muestre en el panel derecho informativo de la opción Modificar arrendamientos.

Si el inmueble tiene más de un propietario, en esta opción se podrá registrar haciendo clic sobre el botón Agregar propietario. Al hacer clic en el campo Buscar un tercero, se podrá consultar un tercero que ya esté creado en el módulo Sinco A&F o realizar el registro de un nuevo propietario. Para finalizar, se deberá hacer clic sobre el botón Guardar. Este proceso deberá realizarse con todos los propietarios del inmueble. Si el propietario es un tercero nuevo, este será creado y registrado automáticamente en el módulo Sinco A&F.

Además, podrá visualizar la sección de información tributaria, donde podrá definir las calidades tributarias que tendrá el propietario del inmueble.

Información general

Esta sección del formulario recopilará detalles básicos y necesarios sobre la persona o entidad, de los propietarios que tendrán el inmueble.

• Tipos persona: En este campo podrá seleccionar si el tipo de persona es Natural o Jurídica.
• Tipo identificación: En este campo podrá elegir el tipo de identificación que tendrá el propietario del inmueble.
• Numero de identificación: En este campo podrá registrar el número de identificación que tendrá el propietario del inmueble, de acuerdo al tipo de identificación seleccionado.
• Primer nombre: En este campo podrá registrar el primer nombre del propietario del inmueble.
• Segundo nombre: En este campo podrá registrar el segundo nombre del propietario del inmueble.
• Primer apellido: En este campo podrá registrar el primero apellido del propietario del inmueble.
• Segundo apellido: En este campo podrá registrar el segundo apellido del propietario del inmueble.
• Razón social: Cuando se selecciona el tipo de persona Jurídica, se habilitara este campo para registrar la razón social del propietario del inmueble.
• Correo electrónico: En este campo podrá registrar el correo electrónico del propietario del inmueble.

Información del representante legal

En esta sección, podrás registrar los datos necesarios sobre la persona designada como representante legal de la organización.

• Tipo identificación: En este campo podrá seleccionar el tipo de identificación del representante legal.
• Numero de identificación: En este campo podrá registrar el numero de identificación del representante legal.
• Nombres completos: En este campo podrá registrar el nombre del representante legal.

Información fiscal

En esta sección, podrá registrar la información fiscal mínima requerida del propietario del inmueble.

• Ciudad: En este campo podrá seleccionar la ciudad de residencia del propietario del inmueble.
• Dirección: En este campo podrá registrar la dirección de residencia del propietario del inmueble.
• Teléfono: En este campo podrá registrar el teléfono de contacto del propietario del inmueble.
• Ext: En este campo podrá registrar la extensión del teléfono de contacto del propietario del inmueble.
• Celular: En este campo podrá registrar el numero de celular de contacto del propietario del inmueble.

Información Tributaria

En esta sección, podrá seleccionar las calidades tributarias que aplicarán a cada propietario del inmueble.

• Responsable de Iva: En este campo podrá definir si el propietario del inmueble será o no responsable de IVA.
• Agente reten. Iva: En este campo podrá seleccionar si propietario del inmueble será agente retenedor de Iva.
• Gran contribuyente En este campo podrá definir si propietario del inmueble será agente gran contribuyente.
• Autorretenedor: En este campo podrá seleccionar si propietario del inmueble será agente autorretenedor.
• Exento de retención en la fuente: En este campo podrá definir si propietario del inmueble será agente exento de retención en la fuente.
• Régimen simple: En este campo podrá definir si propietario del inmueble será agente régimen simple de tributación.

Podrá realizar la eliminación de un propietario, siempre y cuando este no esté definido como el propietario principal, ya que esta opción se bloqueará. Asimismo, podrá definir cuál será el propietario principal cuando el inmueble cuente con varios propietarios.

Al hacer clic en el enlace Por arrendatario, el sistema abrirá el formulario para registrar la información del arrendatario como lo es: Información general, Información fiscal e información tributaria.

Desde esta ficha podrá registrar arrendatarios y coarrendatarios para el contrato de arrendamiento. Deberá tener en cuenta que el primer registro corresponde al rol arrendatario, a los siguientes registros se les asignará el rol de coarrendatario.

Información general

Se mostrarán datos de identificación del arrendatario o coarrendatario, correo electrónico, entre otros.
Cuando el arrendatario o coarrendatario es persona natural se mostrará el tipo y número de identificación, nombres y apellidos, y algunos campos opcionales.

Cuando el arrendatario o coarrendatario es persona jurídica el tipo de documento NIT se mostrará por defecto, y el campo respectivo para mostrar la razón social y algunos campos opcionales.
Adicional se mostrará una sección de representante legal con la información respectiva.

Información fiscal

Se mostrará la Ciudad, Dirección y Números telefónicos de contacto que se han registrado a través de la opción de Registro de arrendamientos.

Información tributaria

Se mostrarán las responsabilidades tributarias de cada cliente seleccionado.

Completar solicitud de arrendamiento

Desde esta opción le permitirá completar el registro de una solicitud de arrendamiento anterior y de esta misma manera permitirá arrendar la solicitud de arrendamiento.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Gestión del arrendamiento sección Completar solicitud de arrendamiento, encontrará un campo de búsqueda. En este campo, podrá consultar la solicitud de arrendamiento utilizando diferentes criterios, como el código de la solicitud, la información principal del arrendatario y también podrá realizar la consulta por la dirección del inmueble registrado.

Al seleccionar un filtro de búsqueda y hacer clic dentro de la información el sistema se trasladará a la opción Registrar arrendamientos.

Datos de importancia

Estas cifras proporcionarán una visión importante del estado y el rendimiento de la gestión de arrendamientos por parte de la inmobiliaria.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Gestión del arrendamiento, encontrará una sección de datos informativos de los arrendamientos y de los ingresos de la compañía.

• Arrendamientos activos: Indicará la cantidad de contratos de arrendamiento que como su nombre lo indica en la actualidad se encuentran activos. Dentro de esta clasificación se incluyen los contratos en estado Arrendado o Siniestrado.

• Arrendamientos nuevos: Indicará la cantidad de contratos de arrendamiento que se registraron en el mes inmediatamente anterior al periodo actual.

• Ingresos para la inmobiliaria: Indicará el valor en pesos de los ingresos obtenidos para la inmobiliaria en el mes inmediatamente anterior al periodo actual. Esto incluye las comisiones cobradas por la administración de los inmuebles.

Opciones frecuentes

Desde esta opción, podrá acceder a algunas funcionalidades recurrentes dentro de los procesos gestionados por la inmobiliaria, con el fin de minimizar los tiempos de acceso a las mismas.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Gestión del arrendamiento, encontrará una sección de accesos rápidos a opciones relacionados a procesos de: Facturación, Cartera, Tesorería y Aprobaciones administrativas.

En la sección Facturación encontrará dos enlaces: Conceptos recurrentes y Otros conceptos.

Al hacer clic en el enlace Conceptos recurrentes el sistema abrirá la ventana a la opción de Facturación ingresos de terceros.

Al hacer clic en el enlace Otros conceptos el sistema habilitará la opción de Facturación ingresos propios.

En la sección Cartera encontrará dos enlaces Comprobantes de ingreso y Gestión de cartera clientes.

Al hacer clic en el enlace Comprobantes de ingreso el sistema habilitará la opción de Comprobantes de ingreso con recaudo.

Al hacer clic en el enlace Gestión cartera clientes el sistema abrirá la ventana a la opción de Gestión de cartera clientes.

En la sección Tesorería encontrará el enlace de Comprobantes de egreso, al hacer clic el sistema abrirá la ventana para la Generación de Comprobantes de egreso.

En la sección Aprobación encontrará el enlace de Aprobaciones administrativas y al hacer clic el sistema habilitará la ventana para las Aprobaciones administrativas.

Gráfica de datos de importancia

Los gráficos presentados a continuación permiten una rápida identificación de la distribución porcentual de los diferentes tipos de servicios, así como la distribución de los arrendamientos por tipo de inmuebles. Además, facilitan la comparación de los ingresos obtenidos por la inmobiliaria, permitiendo contrastar con el año inmediatamente anterior.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Gestión del arrendamiento, encontrará tres gráficas que le informará al usuario del sistema datos relacionados a: Negocios activos por tipo de servicio, arrendamientos activos por tipos de inmueble e ingresos generados por mes para la inmobiliaria.

En la gráfica Negocios activos por tipo de servicio encontrará la distribución porcentual de los negocios por tipo de servicio como lo es: Arrendamientos, Ventas y Colocación. Al pasar el cursor por cada fracción el sistema mostrará el tipo de servicio, la cantidad de inmuebles de dicho tipo de servicio y el porcentaje correspondiente.

En la parte inferior de la gráfica encontrará las convenciones relacionadas a los tipos de servicios. Al hace clic sobre la convención esta se ocultará y la gráfica mostrará únicamente los porcentajes de los tipos de servicios que no fueron ocultados.

Al hacer clic en el icono de maximizar, se mostrará la imagen de la gráfica ampliada. Podrá ocultar las conversiones y la gráfica mostrará únicamente los tipos de servicios que no se ocultaron, además podrá devolverse a la página de trabajo haciendo clic en el icono o el botón Cerrar.

En la gráfica Arrendamientos activos por tipo de inmueble se mostrará la distribución de los inmuebles de los contratos activos, ya sea arrendados o siniestrados, considerando el tipo de inmueble. La gráfica presentará la cantidad de inmuebles asociados a cada tipo. Al pasar el cursor sobre cada barra, el sistema mostrará el tipo de inmueble y la cantidad de inmuebles asociados.

Al hacer clic en el icono de maximizar, se mostrará la imagen de la gráfica ampliada. Al pasar el cursor sobre cada barra, el sistema mostrará el tipo de inmueble y la cantidad de inmuebles asociados. Además, podrá devolverse a la página de trabajo haciendo clic en el icono o el botón Cerrar.

En la gráfica Ingresos generados por mes para la inmobiliaria encontrará la comparación del total de ingresos generados para la inmobiliaria por conceptos de comisiones, estos se podrán identificar por mes y por año. Al pasar el cursor por cada barra el sistema mostrará el mes, el año y el valor del ingreso.

Al hacer clic en la convención, el sistema ocultará el año seleccionado y solo se mostrará la información de ingresos del año que no se ocultó.

Al hacer clic en el icono de maximizar, se mostrará la imagen de la gráfica ampliada, al pasar el cursor por cada barra se mostrará los ingresos generados por mes y por año, al hacer clic en la conversión, se ocultará la información y solo se mostrará la que no se ocultó. Además, podrá devolverse a la página de trabajo haciendo clic en el icono o el botón Cerrar.