Permisos de consulta sobre la política de retención documental

Desde la ruta SGD/Retención documental/Permisos de consulta, se podrán administrar los usuarios o perfiles que acceden a determinado segmento de la política documental, estos permisos tienen como fin mantener la confidencialidad de los documentos de cada una de las áreas de la compañía y permitirá visualizar solo lo que ha sido digitalizado por cada segmento.

Para dar permisos sobre la política documental, bastará con seleccionar el usuario o el perfil al cual se desea otorgar los permisos, teniendo en cuenta las siguientes diferencias:

Perfil: Hace referencia a los niveles de acceso al ERP que fueron asignados a un usuario por el administrador del sistema, de acuerdo a los cargos existentes. Es decir, solo se tendrán los permisos asignados y no podrán ser modificados desde esta opción en SINCO SGD. Sobre estos perfiles de usuario se podrán asignar permisos de consulta. Cuando se realiza la asignación a este nivel, implica que todos aquellos usuarios que tengan el perfil seleccionado podrán tener acceso a los mismos documentos.

Usuario: El proceso de asignación de permisos es el mismo que para el de perfil con la diferencia de que, en este caso se podrá seleccionar el usuario al que serán asignados los permisos del listado de funcionarios creados en SINCO ERP. Esto garantiza una mayor seguridad y confidencialidad de la información.

Los permisos se pueden otorgar sobre cualquier nivel de la política de rentención documental, es decir, sobre dependencia, serie, subserie o tipología.

Para guardar los permisos por perfil se debe consultar el perfil, luego dar clic sobre el botón 'Nuevo', automáticamente el sistema habilitará un nuevo modal en el cual se debe seleccionar el nivel de la política sobre el cual se desea dar accesos.

El proceso para los permisos por usuario es exactamente igual al de por perfil, con excepción de que no se selecciona el perfil sino el usuario.

Es posible copiar los permisos configurados en el perfil a los usuarios, esto se realiza consultando el usuario, haciendo clic en el botón 'Heredar perfil', automáticamente el sistema solicita una confirmación y al aceptar realiza la copia de los permisos configurados al perfil.