Plantillas de contratos
- 19 Feb 2024
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Plantillas de contratos
- Updated on 19 Feb 2024
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Esta opción ofrece al usuario personalizar la impresión del “contrato civil” vinculando minutas (plantillas de Word) por cada tipo de contrato, aplica para los contratos por grupo y todo costo, permitiendo generar de forma automática la minuta en cada contrato como un archivo editable en Word. Ver proceso detallado de configuración de minutas.
Para el manejo de la función se debe realizar la configuración del instalador de SINCO Word, licencia y manejo de variables, dichos instaladores se encuentran desde esta opción de plantillas en ADPRO.
Prerrequisitos plantillas de contratos
- Tener configurados los tipos contratos.
- Configuración del instalador de SINCO Word.
- Descargar licencia.
Funcionalidad plantillas de contratos
El maestro de plantillas de contratos es único para toda la empresa, siguiendo la ruta ADPRO/Mantenimiento/Contratos/Plantillas de contratos. El sistema presenta en pantalla los registros creados y activa el proceso de edición y creación.
Allí también se encuentran los instaladores para SINCO Word y la licencia.
Procedimiento de creación y consulta de plantillas de contratos
En esta opción se encuentran los iconos que constituyen vínculos a procesos independientes y que complementan la labor de plantillas de contratos, a continuación, se precisa el alcance funcional de cada icono:
Instalador SINCO WORD: al dar clic sobre este icono se descarga un ejecutable con el nombre de Instalador_SincoWord_Version_2_0 al equipo, posteriormte debe ejecutarse e instalarse.
Licencia: al dar clic sobre este icono descarga la licencia de uso que aplica parar la empresa.
Plantilla: al dar clic sobre este icono se descarga un archivo en Word, el cual ejemplifica la información que debe ser incluida en la plantilla.
Luego de ingresar y guardar todas las variables por completo en la minuta, el archivo Word se debe almacenar en un sitio que posteriormente pueda ser ubicado, ya que desde la ruta ADPRO/Mantenimiento/Contratos/Plantillas de contratos se debe incorporar al aplicativo.
Una vez configurado el SINCO Word y como se mostró en el anterior video, a continuación se describe el procedimiento de creación de plantillas de contratos desde la pantalla principal:
Desde el ícono de agregar nueva plantilla 
se abre una pantalla, la cual permite la configuración donde se debe anexar el archivo (plantilla) con sus respectivas variables.
- Descripción: por medio de esta casilla se ingresa la descripción de acuerdo al nombre de la plantilla.
- Vincular: permite adjuntar el archivo tipo .docx.
- Naturaleza: campo de selección según la naturaleza del contrato (contratista) ambos, natural y jurídica.
- Tipo: campo de selección de tipos de contratos.
- Plantilla predeterminada: al seleccionar esta opción, permite que la impresión del contrato civil tome dicho formato en aquellos tipos contratos que no tienen una plantilla asociada.
Al marcar la casilla de plantilla predeterminada, la plantilla queda con este icono
y únicamente puede ser seleccionada en una plantilla (si la misma ya se encuentra marcada en una y es seleccionada en otra, el sistema automáticamente la deshabilita de la anterior).
y únicamente puede ser seleccionada en una plantilla (si la misma ya se encuentra marcada en una y es seleccionada en otra, el sistema automáticamente la deshabilita de la anterior).Tener en cuenta:
- Al definir una plantilla como predeterminada, todo tipo de contrato que no tenga asociada una plantilla presentará la impresión del contrato civil bajo el formato definido como predeterminado.
- Los archivos de minuta que se elaboren bajo este esquema se deben guardar como archivos .docx (Word).
- Las variables no se editan desde el archivo Word, únicamente pueden seleccionarse desde el árbol de variables o en su defecto adelantar el proceso por medio de Bases de Datos por parte de SincoSoft.
- Si al momento de adjuntar la plantilla arroja alerta de plantilla inválida, Variables no encontradas; se recomienda revisar la misma y validar que no haya error en el formato.
Campos de consulta
El maestro de plantillas de contratos presenta un campo único de consulta desde el cual se pueden efectuar consultas por descripción:
Adicionalmente esta opción cuenta con dos estilos de visualización de plantillas las cuales son, por tarjetas y por lista:
Auditoría: permite ver el usuario de modificación, fecha y hora de la última edición en la plantilla.
Eliminar: cuando sea necesario suprimir alguno de los registros existentes en la base de datos debe tener en cuenta que este no se encuentre relacionado en ningún contrato, tras la anterior salvedad se debe oprimir el icono Eliminar que se encuentra ubicado enfrente del registro.
Este icono únicamente aparecerá en color en rojo cuando la eliminación sea permitida.**
Editar plantilla: al dar clic en este icono se habilita una nueva ventana que permite la edición y vinculación de los diferentes campos que se encuentran en la ficha de la plantillas.
Campos como: descripción, selección de archivo, naturaleza, tipo de contrato, plantilla predeterminada (formato predeterminado para todos los tipos de contrato que no se encuentre configurados).
este icono tiene su gran importancia, ya que permite la actualización masiva de permisos hacia todos los usuarios de la empresa a la pestaña ADPRO, la cual se encuentra ubicada en el Sinco Word.
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