Registro de órdenes de facturación

Se entenderá como Orden de Facturación (OFA) al registro previo a la generación de la factura el cual le permitirá visualizar la información de la factura, antes de que esta pase a ser un documento contable y consuma un consecutivo de la resolución de facturación autorizada por la DIAN.

Al ingresar a la opción F&C > Facturación > Registro de órdenes de facturación se mostrará la sección donde deberá realizar el registro de los datos principales de la OFA.

• Cliente: Tercero registrado en la ruta del menú A&F > Cuentas por pagar > Registro de terceros, que será el adquiriente de la Factura de venta.
• Modelo de negocio: Modelo registrado en la ruta del menú F&C > Facturación > Configuración ficha Configurar modelos de negocio.
• Centro de costos: Centros de costos auxiliares registrados en la ruta del menú A&F > Contabilidad > Configuración > Centros de costos > Centros de costos.
• Moneda: Divisa registrada en la ruta del menú A&F > Contabilidad > Configuración > Moneda.

En caso de que el emisor de documentos electrónicos en el módulo Sinco FE sea diferente al NIT de la base de datos, se mostrará un icono de alerta indicando que este mismo emisor se tomará para la generación de Órdenes de Facturación.

Después de haber ingresado los datos correspondientes, la sección de Información principal se contraerá y se habilitarán los demás campos de información. Además, se contará con dos iconos que permitirán registrar los datos de Orden de compra, Número de contrato, Solicitado por, y adjuntar diversos tipos de documentos relacionados con la orden de facturación.

	Al hacer clic sobre este icono, se mostrará un modal que permitirá registrar en los campos Orden de compra, Número de contrato y Solicitado por, los datos necesarios.
	Al hacer clic sobre este icono se mostrará un modal donde al hacer clic en el botón Cargar archivo el sistema lo dirigirá al explorador de archivos donde podrá seleccionar y adjuntar un archivo. Además, al pasar el cursor por el icono de Extensiones permitidas indicará las extensiones permitidas para el cargue de archivos. Será posible evidenciar una línea de tiempo indicando los bytes usados. Se mostrará la columna Nombre indicando el nombre del archivo adjunto, la columna Tamaño indicando los KB usados por el archivo y la columna Acciones donde podrá descargar o eliminar los archivos adjuntos. Finalmente, al dar clic en el botón Guardar, se mostrará un mensaje indicando el guardado exitoso de los archivos.

• Descripción: Se deberá ingresar la descripción general con la cual contará tanto la OFA como la Factura de venta.
• Observación: Este campo contendrá la observación del documento.

Si requiere editar los datos de la sección Información principal deberá hacer clic sobre esta y realizar las modificaciones correspondientes, el sistema indicará que los datos se eliminarán y solicitará la confirmación para proceder con la habilitación de los campos correspondientes.

En el panel derecho encontrará una serie de pestañas donde podrá seleccionar los diferentes tipos de conceptos asociados al modelo de negocio escogido. Además de un filtro que permitirá consultar los registro de forma más rápida.

Al seleccionar un concepto de ingreso se habilitará una ficha en la sección Movimientos, donde podrá ingresar los datos del ítem a facturar, será posible identificar los campos que son de diligenciamiento obligatorio mediante la franja en color rojo que se encontrará al inicio de estos, en caso de no ingresar información se sombreará el borde de los campos faltantes.

• Concepto de ingreso: Nombre y cuenta contable del concepto de facturación tipo Ingreso seleccionado.
• Centro de costos principal: Centro de costos activo y configurado como auxiliar en el módulo Sinco A&F. En caso de que requiera realizar la distribución entre diferentes centro de costos podrá hacer clic sobre el icono en color verde en el costado derecho de este campo, donde se mostrará un modal y podrá seleccionar los centros de costos adicionales y el porcentaje correspondiente.

• Unidad de medida: Lista de selección donde podrá seleccionar una de las unidades de medida establecidas por la DIAN en el numeral 13.3.6 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta – Versión 1.8.
• Cantidad: Cantidad del producto o servicio a facturar.
• Valor unitario: Valor de un solo producto o servicio.
• Descripción: Texto que indicará lo que se está facturando en este ítem.
• Valor total: Resultado de la operación Cantidad X Valor unitario.

Después de ingresar los datos correspondientes el sistema calculará de forma automática los conceptos asociados al concepto de Ingreso en la opción Configurar conceptos de facturación. En caso de que un concepto no pueda ser calculado se mostrará un icono de alerta donde al hacer clic sobre este se abrirá un modal con la razones por las cuales no fueron calculados de forma automática estos conceptos, sin embargo, también contará con el enlace Agregar concepto el cual al hacer clic sobre este le permitirá añadir los conceptos calculados que hacen falta.

Si se realiza distribución del ingreso por centro de costos, el sistema también realizará la distribución de los impuestos y retenciones por centro de costos, esto se podrá visualizar haciendo clic sobre el icono en color azul de la sección correspondiente.

Los valores de los conceptos de tipo Descuento global y Retegantias serán calculados en el momento en el que se realice la selección de los conceptos.

En el caso de los conceptos de tipo Anticipo dentro de la ficha correspondiente se mostrará el campo Saldo el cual mostrará el saldo disponible para amortizar dentro de la cuenta contable configurada al concepto y el centro de costos registrado a la ficha. Este dato será únicamente informativo y no generará inconvenientes para la generación de la OFA.

Si necesita realizar una OFA con un valor por cobrar de $0, el sistema le permitirá compensar el anticipo por el valor total por cobrar, dejando así un saldo de $0. Es importante tener en cuenta que el anticipo debe estar registrado con el mismo tercero que la OFA.

El sistema también permitirá la compensación de anticipos de meses anteriores y con diferentes centros de costos.

Para eliminar un registro dentro de la orden de facturación podrá hacer clic sobre el icono de la franja roja en el costado derecho de la ficha del concepto.

Después de haber seleccionado todos los conceptos respectivos a la Orden de facturación a registrar, en el panel lateral podrá visualizar en la sección Resumen de totales los diferentes valores calculados por el sistema de forma resumida y consolidada.

Para finalizar deberá hacer clic sobre el botón Guardar el cual se habilitará después de haber diligenciado todos los campos marcados como obligatorios. Allí el sistema procesará la información y realizará las respectivas validaciones, si el resultado es exitoso se mostrará un modal donde podrá consultar la representación gráfica de la OFA o la previsualización de cómo se generará el documento contable de la Factura de venta cuando esta se genere, además de los botones Generar factura y Nueva orden de facturación los cuales redireccionarán a las opciones pertinentes.