Registro masivo de archivos

Con esta opción será posible realizar la carga masiva de expedientes y archivos por medio de una plantilla de excel en formato .csv (delimitado por comas).

Diligenciamiento de la plantilla

Para iniciar con el diligenciamiento de la plantilla se debe descargar el archivo de Excel en formato .xtlx (Plantilla de excel) desde la opción registro masivo de archivos ubicada en la ruta SGD/Transacciones/Registro masivo de archivos/Registro masivo de archivos, haciendo clic en el icono en forma de una caja y una flecha hacia abajo.

Al abrir el archivo se encontrarán 14 columnas las cuales se deben diligenciar de la siguiente manera:

• Columna A (Código alterno): Hace referencia al número de registro dentro de la plantilla, este se debe diligenciar por cada fila, tenga presente que este número debe ser único dentro del archivo.(puede iniciar en 1 y dar continuidad al consecutivo 2, 3...)
• Columna B (Código de barras): Esta columna solo se debe diligenciar en caso tal de que se requieran cargar documentos (tipologías) a una carpeta ya registrada. El dato a digitar en este campo debe ser el código de barras exacto que está en SINCO SGD, el cual podrá ser consultado desde la opción registro de expedientes o la consulta general de archivos.

Si corresponde la migración a realizar corresponde a de nuevas carpetas, debe quedar vacío el campo, ya que el sistema asignará el consecutivo de manera automática tomando como base el último registro existente.

• Columna C (Descripción): Hace referencia al nombre de la carpeta o documento a cargar, se debe tener presente, que, si las tipologías registradas no se encuentran marcadas con la condición de múltiple desde el registro en la política de retención documental, el sistema generará
  inconsistencias.
• Columna D (Código subserie): Hace referencia al código de la subserie generado en la política de retención documental, este campo solo se debe diligenciar cuando se está creando una carpeta. El dato debe se registrado hasta el último número así: 1230.17.2 sin espacios o caracteres adicionales.

• Columna E (Contenedor): Este campo solamente se debe incluir cuando se está asignando un documento a nivel de tipología y hace referencia al código alterno de la carpeta sobre la cual se va a asignar el documento.
• Columna F (Código tipología): Hace referencia al código de la tipología en la que se va a cargar el documento, hay que recordar que las tipologías a registrar deben de estar configuradas dentro de la subserie y tener la condición de múltiple. Este dato solo debe serdiligenciado cuando se crea un
  documento.

• Columna G (Fecha Inicial): Hace referencia a la fecha inicial de la carpeta o la fecha de generación del documento, cuando corresponde a una carpeta este campo es obligatorio, para el caso de un documento este es opcional.
• Columna H (Fecha Final): Hace referencia a la fecha final de la carpeta, esta fecha solo aplica en este nivel, sin embargo, no es un campo obligatorio.
• Columna I (Consecutivo Inicial): Hace referencia al consecutivo del primer documento que contendrá la carpeta, aplica para el caso de documentos de tipo contable que lleva un control de consecutivos.
• Columna J (Consecutivo Final): Hace referencia al consecutivo del último documento que contendrá la carpeta, aplica para el caso de documentos de tipo contable que lleva un control de consecutivos.
• Columna K (Código Unidad Conservación): Hace referencia al código registrado en el maestro de unidades de conservación, se debe usar en la plantilla si el registro corresponde a una carpeta o tipología, ya que esto podrá generar inconsistencias en la migración, debido a que cada unidad corresponde a una rama diferente en la política de retención documental.

• Columna L (Folios): Hace referencia a la cantidad de folios que contiene la carpeta o que conforma el documento, este es un dato obligatorio, dado el caso de que no se cuente con el dato se debe registrar el campo con (0).
• Columna M (Ubicación): Hace referencia al código de la ubicación creada en el maestro de bodegas, si esta ubicación es diligenciada el sistema automáticamente coloca la carpeta en estado disponible, de lo contrario quedará en preingreso para su posterior ubicación. Si se está realizando el registro
  de tipologías se debe colocar la misma ubicación dada a la carpeta.

• Columna N (Ruta): Hace referencia a la ruta física de las imágenes, estas imágenes deben ser entregadas a SINCO para publicarlas en un servidor donde se encuentra SINCO ERP, esto en caso de tener hosting con SincoSoft.

Al tener servidores propios será la misma ruta, solo que se tendrá la opción de colocar las imágenes directamente en una ruta única en su servidor, la cual debe ser enviada a través de HD a SINCO SGD para realizar la configuración física y en este campo se podrá solo colocar el nombre del archivo a
cargar ejemplo: UTP25251000.PDF.

• Columna M (Descriptores): Desde la columna M hasta la columna V, es posible ingresar descriptores relacionados a la carpeta o tipología, esto se realiza ingresando en el nombre de la columna la descripción del descriptor, tal como está en SINCO SGD. Es importante recordar que según la fila que se esté diligenciando el sistema validará que el descriptor se encuentre configurado en la subserie o tipología.

Cuando los descriptores a diligenciar son de campos abierto, es decir, desde la aplicación se ingresa la información y no se llama de la base de datos, el dato incluido dentro de la plantilla se debe ingresar en el campo sobre la fila del registro al que pertenece. Cuando los descriptores son validados con la información de la base de datos es posible ingresar el código interno generado desde SINCO ERP o el texto que mostraría el descriptor en el ERP.

Validaciones generales

Descripción

• Este campo admite valores alfanuméricos, sin embargo, se recomienda no ingresar caracteres especiales (ej: \ / : * " < > | ; ,) dado que estos pueden generar eventos de incompatibilidad, ocasionando que no pueda ser posible el registro.

Contenedor

• Si se ingresa un dato de contenedor que no exista en la planilla o que corresponda a un registro tipo documento (tipología), el sistema alertará y no permitirá realizar el registro

Tipología

• Si se ingresa un código de tipología que no se encuentra configurado sobre la subserie ingresada en la plantilla, el sistema alertará y no permitirá realizar el registro.

Columnas consecutivo inicial y final

• Estos campos únicamente admiten datos numéricos, por tanto, en caso de ingresar información alfanumérica, al validar la plantilla se alertará que el valor debe ser numérico y no permitirá el registro
• Estos campos permiten un valor máximo de 2147483647, en caso de sobrepasarlo, en la validación de la plantilla alertará que el valor no debe ser mayor a 2147483647 y no permitirá el registro

Cargar documentos

• No es posible cargar documentos encriptados y/o con contraseña, por tanto, en caso de ingresar la ruta de un documento protegido, al validar la planilla se alertará que no es posible cargarlo y no permitirá el registro.
• El nombre del documento no debe contener el carácter especial punto y coma (;), de contenerlo no será posible el registro. En lo posible evitar nombrar los documentos con caracteres especiales (ej: \ / : * " < > | ; ,) dado que estos pueden generar eventos de incompatibilidad

Validación de la planilla (Descriptores por consulta)

Para validar si la información diligenciada en la plantilla es correcta y será posible registrarla en el ERP, ingrese a la ruta SGD/Transacciones/Registro masivo de archivos/Registro masivo de archivos/ allí se visualizará un botón llamado 'Seleccionr archivo', a través del cual se podrá cargar la plantilla en formato .csv.

Luego de seleccionar la plantilla a validar, el sistema habilitará un check button nombrado 'Descriptores por consulta', el cual al estar encendido validará que la información ingresada en la columna de los descriptores tipo autocompletar encuentre una unica coincidencia dentro de la consulta del descriptor cuando los datos ingresados no son los códigos internos del registro de SINCO ERP.

Luego de activar el config y dar clic sobre el botón 'Validar plantilla', allí el sistema validará que la información incluida dentro de la plantilla se encuentre correcta o si por el contrario existe algún dato no valido, de ser así el sistema listará indicando a través del código alterno la novedad presentada con ese fila en la planilla.

Una vez identificados los errores que se encuentran en el diligenciamiento de la planilla, se debe identificar y modificar cada uno a un dato valido para poder pasar al registro de los archivos en el sistema. Se deben guardar los cambios en la planilla y cargarla nuevamente, hacer clic en 'Validar planilla', así el sistema realizará una nueva validación si encuentra nuevos registros no validos lo indicará y si por el contrario todo se encuentra correcto, dará paso a realizar el registro.

Luego de que la plantilla se valide correctamente, el sistema lo alertará y permitirá realizar el registro de los archivos, pintando así el nombre de la plantilla seleccionada, el número de registro que se lleva en el sistema, el estado de la validación, el registro de archivos y registro de imágenes. Para continuar con el proceso de registro realice clic en el botón 'Iniciar registro archivos', allí el sistema procesará la carga y una vez finalice indicará el correcto cargue.

Luego de cargar los registros al sistema, se habilitará un nuevo botón llamado 'Iniciar registro de imágenes', el cual servirá para los casos en que las planillas contengan información en la columna de 'Ruta', no es necesario realizar esta acción si la plantilla no requiere cargar imágenes a los registros.

Validación de la plantilla (Sin descriptores por consulta)

Cuando al diligenciar la plantilla en las columnas de los descriptores se incluyen los códigos internos que le asigna el ERP a la información y no se activa el check button de descriptores por consulta, el sistema permitirá hacer la validación y registro de la plantilla, pero al momento de registrar la información solo llenará el descriptor con la coincidencia exacta del ID de la información en el ERP.