SGD-047 Registro y consulta de archivos desde SINCO GTH

FECHA DE PUBLICACIÓN: SEPTIEMBRE 2019

Visualización PDF

Descripción

Garantiza confidencialidad de la información, gracias al registro desde SINCO GTH

Con esta actualización es posible la administración y creación de las historias laborales en SINCO SGD desde el módulo SINCO GTH, sin que sea necesaria su transferencia física al área de archivo durante el tiempo de gestión requerido para el proceso de digitalización.

Esto se lleva a cabo desde las opciones Edición de empleados y Consulta y edición de empleados.

Anteriormente era necesario entregar los expedientes físicos al área de archivo, quienes suelen registrar y digitalizar dicha documentación.
Ahora los expedientes de SINCO SGD asociados a la historia laboral se muestran en la Ficha de empleados y no es necesario acceder desde la opción de consulta general de archivos. De esta forma se optimiza el acceso a la información y se garantiza la confidencialidad de la documentación de los colaboradores.

Beneficios

• Optimizar notablemente la carga de documentos a expedientes de historias laborales, ya que se puede llevar a cabo desde cada punto del proceso sin necesidad de cambiar de módulos en el sistema.
• Consolidar la documentación de las diferentes áreas de la compañía de manera estructural, a través de las tablas de retención y la gestión de expedientes en el área de archivo. Lo anterior, gracias a que SINCO SGD controla y facilita el acceso a la información.
• Garantizar la confidencialidad de la información contenida en la documentación personal de los colaboradores.
• Mitigar notoriamente la pérdida o desgaste de los archivos físicos relacionados.
• Facilitar la recuperación y consulta de documentos desde los módulos SINCO SGD y SINCO GTH.
• Controlar los accesos a la información, a través de los permisos de usuario definidos en SINCO GTH.

Rutas de la opción

• GTH / Nómina / Empleados / Edición de empleados - Consulta
• GTH / Nómina / Empleados / Edición de empleados - Ficha

Para tener en cuenta

La creación de los expedientes depende directamente de la configuración inicial y la definición de la política de retención documental (TRD). Solo de esta forma el sistema automáticamente enlazará los documentos a través de los descriptores (Nómina y Empleado) facilitando la visualización y la consulta.

La instalación de esta actualización está sujeta a la compatibilidad con la versión que se encuentre en operación.