Certificado de ingresos y retenciones e información exógena

En esta sección se tratarán dos temas relacionados con los documentos que relacionan los pagos por rentas de trabajo y las retenciones practicadas cada año gravable, uno el que se entrega a los empleados y dos el que se entrega a la DIAN cada año.

Para tratar de forma general las definiciones y la normatividad, en esta primera sección de introducción, se subdividió el tema en los siguientes capítulos:

• Certificado de ingresos y retenciones de rentas laborales
• Información exógena
• Configuración de los conceptos de nómina en los renglones del certificado de ingresos y retenciones

En la segunda sección se explicará lo relacionado con el proceso de generación del certificado de ingresos y retenciones. Proceso que se realiza en los primeros meses de cada año para luego entregar los certificados en el mes de marzo a los empleados, con los valores pagados en la nómina del año anterior.

La tercera sección abordará todos los pasos para generar la información exógena que se presentará a la DIAN en el primer semestre del año. Los certificados de ingresos y retenciones están directamente relacionados con la exógena, ya que la información es la misma y procede de la nómina liquidada a los empleados durante el año gravable.

En la cuarta sección, se simula un caso práctico de información exógena, donde se comparará la información del certificado de ingresos y retenciones VS la información exógena.

En la quinta sección se mostrará como se puede descargar y enviar el certificado para un empleado, por el Administrador de empleados.

Certificado de ingresos y retenciones de rentas laborales

El certificado de ingresos y retenciones es el documento en donde los empleadores relacionan los pagos y retenciones practicadas a los empleados durante un año gravable determinado.

La DIAN a través de la Resolución 42 del 15 de marzo de 2023 expidió el formulario 220 "Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones - Año Gravable 2022”, en el cual se registran las rentas de trabajo de los trabajadores y debe ser entregado por los empleadores. Indica la Resolución que el formulario podrá ser producido por las diferentes casas impresoras o diseñado por los empleadores para ser expedido por computador.

A continuación se hace un resumen de la normatividad de los últimos dos años, que rige la expedición del formulario 220 - Certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones:

Según el artículo 1.6.1.13.2.40 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el artículo 1 del Decreto 2487 de 2022, los agentes retenedores del impuesto sobre la renta deberán expedir a más tardar el 31 de marzo de 2023, los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria a que se refiere el artículo 378 del Estatuto Tributario.

Cada año el Ministerio de Hacienda o la entidad del Gobierno que le competa, expedirá los decretos que modifiquen las condiciones en la presentación y vencimientos en lo relacionado con el diligenciamiento de los certificados de ingresos y retenciones.

Los valores que se certifiquen en el formulario 220 en cada año gravable, serán los mismos que se incluirán en el formato 2276 para el reporte de la información exógena del mismo año. Ver el artículo 35 de la resolución 124 del 28 de octubre de 2021.

Por lo anterior, es importante revisar que cada uno de los renglones que se informarán en el certificado y en la exógena, están registrados de forma correcta y así evitar posibles errores que puedan generar sanciones por parte de las entidades estatales.

Información exógena

La resolución 124 del 28 de octubre de 2021, determinó los sujetos obligados a presentar información exógena por el año gravable 2022. Dicha normatividad señaló el contenido, las características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega.

Los grupos empresariales que indica el artículo 631-1 del Estatuto Tributario deberá suministrar la información en el Formato 1034 versión 6, quienes están obligados a presentar estados financieros consolidados y deberá ser presentada a más tardar el último día hábil del mes de junio de 2023.

Para las otras personas naturales y jurídicas se establecen los plazos, donde deberá ser reportada a más tardar en las fechas indicadas teniendo en cuenta el último dígito del NIT del informante cuando se trate de un gran contribuyente.

Cuando se trate de una persona jurídica y asimilada o una persona natural y asimilada de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT del informante. Lo anterior según el artículo 46 de la resolución 000124 de 2021.

Fechas para presentar la información exógena que inicia el 2 de mayo de 2023 y finaliza el 14 de junio de 2023.

Configuración de los conceptos de nómina en los renglones del certificado de ingresos y retenciones

Bitákora cuenta con una categoría de agrupaciones llamada Certificado de ingresos y retenciones donde cada agrupación hace referencia al nombre de un renglón en el certificado y en el cual podrá ingresar los conceptos de nómina que deba reportar.

Para sacar el listado de los conceptos de nómina que se han liquidado en Bitákora, se recomienda consultar el reporte Pagos y descuentos incluyendo históricos migrados, con el fin de que cuando se configuren las agrupaciones se tenga claro que conceptos se deben asociar.

Para consultar la configuración de las agrupaciones de conceptos, ingresar por Conceptos por categoría y ubicar la categoría Certificados de ingresos y retenciones, donde se podrá agregar o eliminar los conceptos a cada renglón del certificado.

Recuerde que la obligatoriedad del formulario 220 está dada para quienes emitan el certificado a personas naturales asalariadas. Sin embargo, la DIAN ha dispuesto que este formulario también se utilice para certificar los pagos realizados a las personas naturales residentes que hayan percibido rentas de trabajo no laborales a las cuales les hayan practicado retención en la fuente con base en la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario.

Ver parágrafo 2 de la Ley 383 del ET, modificado por el artículo 8 de la Ley 2277 de 2022.

Por lo anterior es que existen en el certificado y en la configuración algunos renglones que solo aplica para este tipo de personas naturales que recibieron rentas de trabajo no laborales (llamados servicios sin relación de dependencia laboral), como son:

• Renglón 38: pagos por honorarios
• Renglón 39: pagos por servicios
• Renglón 40: pagos por comisiones

A continuación a modo de guía se indicarán algunos conceptos que pueden sumarse en cada renglón, esto de acuerdo a las instrucciones del certificado y de la resolución de la DIAN referenciada anteriormente.

Se dará a conocer la configuración de las agrupaciones en donde normalmente se presentan dudas en cuanto a los conceptos de nómina de Bitákora que se deben asociar, como son:

• Renglón 36. Pagos por salarios o emolumentos eclesiásticos
• Renglón 41. Prestaciones sociales
• Renglón 45. Otros pagos
• Otras agrupaciones preconfiguradas por Bitákora
• Otras agrupaciones que deben ser configuradas por el usuario

Al final se mostrará un cuadro en Excel tomado del Reporte pagos y descuentos incluyendo históricos migrados, donde se mostrará una matriz de los conceptos de nómina y su agrupación.

Renglón 36. Pagos por salarios o emolumentos eclesiásticos

Dentro de esta categoría de salarios se pueden agregar o eliminar los conceptos que son considerados salario. En los sub-capítulos que siguen, se indica que tipo de conceptos se deben agrupar en este renglón.

Los conceptos de nómina que al dar clic sobre el nombre, muestran el signo menos, corresponden a los conceptos configurados a nivel de usuario, los cuales Bitákora permite que sean eliminados por el usuario.

Los conceptos preconfigurados por Bitákora, no podrán ser eliminados.

De acuerdo a lo que indican las instrucciones del formulario 220, se deben incluir todos los pagos por salarios efectivamente realizados durante el periodo y que provengan de una relación laboral, de acuerdo con el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo.

Los conceptos de nómina a incluir en este renglón 36 de salarios, serían:

Salario básico

Bitákora tiene preconfigurados en el renglón 36 - pagos por salarios o emolumentos eclesiásticos todos los conceptos de salario básico, ordinario e integral. Se incluyen también los conceptos que reemplazan el salario como son las incapacidades y las ausencias remuneradas. Estos conceptos no se podrán eliminar de la agrupación.

Para más información consultar Eventos que reemplazan el pago del salario.

Ausencias no remuneradas

La agrupación de ausencias no remuneradas está preconfigurada por Bitákora.

Sin embargo, se fueron creados otros conceptos, se deben asociar los conceptos de ausencias en la agrupación de salarios, porque corresponde a un concepto de descuento con el mismo valor del salario diario del empleado y afecta el pago por salarios.

Bitákora cuenta con el siguiente concepto de ausencia no remunerada:

• AUS1. Ausentismo

Para más información al respecto consultar Ausencias no remuneradas en el Administrador de empleados menú Gestionar.

Pagos por conceptos salariales adicionales

En el renglón 36 - Pagos por salarios o emolumentos eclesiásticos, también se deben asociar los conceptos salariales adicionales al salario básico que fueron creados a nivel de usuario, tales como:

• Horas extras
• Recargos nocturnos, dominicales y festivos
• Bonificaciones salariales
• Comisiones, entre otros.

Renglón 37. Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas, vales, etc.

En esta agrupación se deben configurar los conceptos que tengan relación con pagos que efectúen a los trabajadores con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas, etc., para:

• Compra de gasolina
• Útiles escolares
• Compra de calzado
• Prendas de vestir
• Otros fines, diferentes a los anteriores.

Los pagos por alimentación que se deben configurar en este grupo, son solamente los que se convierten en ingreso para el trabajador, por la siguiente razón:

• Solo se reportarán en el renglón 37 los pagos por concepto de alimentación cuando el ingreso del trabajador exceda de 310 UVT.

Renglón 41. Prestaciones sociales

La agrupación de prestaciones sociales está preconfigurada por Bitákora.

En esta agrupación se asociaron los siguientes conceptos:

• Prima de servicios
• Vacaciones

Aunque las vacaciones son un descanso remunerado, las instrucciones del formulario 220 indica que este pago debe registrarse en el renglón de prestaciones sociales.

En este renglón también se debe incluir lo relacionado con el pago de dotaciones a los empleados.

Renglón 45. Otros pagos

En esta agrupación están preconfigurados los conceptos que se le reconocen a los practicantes del SENA, los cuales no se consideran salario, como son:

• SAL3 - Apoyo económico
• SAL6 - Apoyo económico retroactivo

En esta agrupación se deben asociar los conceptos de nómina no salariales que se hayan originado en la relación laboral, realizados en el periodo por conceptos diferentes a los registrados en los demás renglones.

Entre los conceptos de nómina más comunes que se registran en esta agrupación son:

• Subsidio de transporte (preconfigurado)
• Indemnización (preconfigurado)
• Bonificaciones no salariales
• Beneficios no salariales
• Conceptos de flexibilización de la nómina
• Auxilios pagados como: movilidad, vivienda, educación, salud, etc.
• Primas extralegales
• Pagos pactados como no salariales, entre otros.

Otras agrupaciones de conceptos preconfiguradas por Bitákora

Otras agrupaciones de conceptos de Bitákora ya vienen preconfiguradas y para un mejor entendimiento se liga el número del renglón del formulario 220 al nombre de la agrupación como fue nombrada en Bitákora.

Las agrupaciones que no se detallaron en los renglones de la primera parte de la sección de configuración y que están preconfiguradas por Bitákora, son:

• Renglón 50. Aportes obligatorios por salud
• Renglón 51. Aportes obligatorios a fondos de pensiones y solidaridad pensional
• Renglón 52. Aportes voluntarios RAIS
• Renglón 53. Aportes voluntarios a fondos de pensiones
• Renglón 54. Aportes a cuentas AFC
• Renglón 55. Valor de la retención en la fuente por rentas de trabajo y pensiones

No es normal ni recomendable que esto suceda, ya que Bitákora calcula la seguridad social y retefuente de forma automática, pero si a nivel de usuario fueron creados conceptos de nómina que afecten los renglones 50, 51 y 55, se deben asociar a la agrupación que corresponda. Solo al asociarse serán tenidos en cuenta al generar el certificado de ingresos y retenciones e información exógena.

Otras agrupaciones que deben ser configuradas por el usuario

Otras agrupaciones que deben ser configuradas, son:

• Renglón 37. Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas, vales, etc.
• Renglón 42. Pagos por viáticos
• Renglón 43. Pagos por gastos de representación
• Renglón 48. Pensiones de jubilación, vejez o invalidez

Para diligenciar estas agrupaciones se recomienda seguir las instrucciones del formulario 220 de la DIAN año gravable 2022, las cuales están al final del mismo formulario y validar con el contador y/o revisor fiscal de la empresa.

Cuadro con ejemplo de agrupación de conceptos del certificado

A continuación se presenta un cuadro en Excel, el cual fue generado con el reporte Pagos y descuentos incluyendo históricos migrados, filtrando los dos últimos años de pagos, al cual se le agregaron columnas al lado derecho con el renglón del formulario 220, con el fin de indicar a que agrupación de Bitákora corresponde cada concepto de nómina.

Una vez se tenga este reporte con todos los conceptos que se han generado en la nómina, se recomienda configurar cada uno de los conceptos en la agrupación que corresponda para el certificado de ingresos y retenciones en Bitákora.