Modificar parámetros de retención en la fuente

Para modificar la configuración de retención en la fuente del empleado se debe ingresar por el Administrador de empleados en la opción Retención en la fuente.

Al ingresar a la opción de configuración se muestran los parámetros actuales que están operando en la depuración del cálculo de la retención en la fuente del empleado.

En la sección Contratando empleados, opción Configuración de retención en la fuente, se explican cada uno de los campos que afectan la depuración del cálculo de retención en la fuente de los empleados.

Campos que se actualizan periódicamente en la configuración de retención en la fuente

En esta sección de modificación solo se explicará lo relacionado con los campos del formulario que han sufrido cambios normativos o que requieren ser actualizados cada determinado tiempo, como son:

| Medicina prepagada y complementaria. Intereses de Vivienda / Leasing habitacional | Cada año. En los meses de enero, febrero y marzo. | Actualizar la fecha de vencimiento si es que tiene alguna fecha configurada. Actualizar los certificados que debe entregar el empleado y actualizar con los nuevos valores que aplicarán por lo que falte del año | Afecta el cálculo semestral del porcentaje de retención en la fuente |
| Descuento voluntario | Preferible se realice en los primeros 3 meses del año | El empleado les comunique el deseo de un descuento adicional de retención en la fuente | Afecta la liquidación mensual del empleado |

Para más información consultar Cálculo semestral del porcentaje de retención en la fuente.

Secciones de detalles de retención en la fuente

El detalle de retención en la fuente está organizado en las siguientes secciones o pestañas:

• Retención de nómina. Depuración de retención en la fuente que se reflejará en la liquidación del periodo de nómina correspondiente.
• Retención contingente. Si el empleado cuenta con deducciones AFC y AVP, Bitákora realizará la depuración de la retención en la fuente en esta sección sin aplicar los beneficios de estas deducciones, con el fin de informar el detalle de la retención en la fuente contingente con el porcentaje y valor que apliquen según el caso.
• Retención de prima. Es opcional y solo se presentará cuando exista una liquidación de prima del empleado y esté configurado con el método de retención 1, la cual se calculará con la tabla de rangos del artículo 383 del ET.

Las dos primeras secciones siempre se presentarán en el detalle, existan o no descuentos AFC y AVP.

Si el empleado es método dos la prima se incluirá en la depuración de la liquidación de la retención de nómina.

Para más información consultar Retención en la fuente contingente en la sección Liquidación de retención en la fuente.

En los siguientes capítulos se explicará de forma detallada la sección Retención de nómina, donde se presentará un caso práctico simulando un empleado de nómina mensual.

Detalle de la sección retención de nómina

En la misma opción donde se modifican los parámetros de retención en la fuente es posible consultar el detalle de como está siendo calculada la retención en la fuente en el periodo actual en liquidación y también se puede navegar entre los periodos de liquidación ya cerrados.

Al dar clic sobre Ver detalle de retención, Bitákora muestra el detalle de la depuración del cálculo de retención en la fuente en el periodo seleccionado, descuento que se aplicará con el concepto RET1 en la liquidación de la nómina del empleado.

En la imagen anterior, solo se muestran tres secciones de la depuración de retención en la fuente, pero realmente son cerca de diez apartes que ocupan varias páginas, las cuales se indican a continuación:

• Información de retención
• Devengado
• Ingresos no constitutivos de salario
• Deducciones
• Renta exenta por AFC y AVP
• Renta exenta laboral
• Base retención
• Rentas de trabajo exentas del 25% en el caso práctico
• Límite del 40% para el total de las deducciones y las rentas exentas en el caso práctico
• Valor a retener en el caso práctico

Cada unas de las secciones indicadas anteriormente se explicarán con un caso práctico de retención en la fuente.

Caso práctico de cálculo de retención en la fuente

Se simulará el caso de un empleado con las siguiente condiciones contractuales:

• Se está liquidando la nómina mensual de marzo de 2023
• Recibe un salario ordinario básico mensual de COP 10.000.000.
• Recibe como pago no salarial un beneficio temporal de alimentación de COP 200.000.
• En el mes recibió por comisiones la suma de COP 5.000.000.
• Tiene registrados descuentos fijos por aportes AFC COP 400.000 y Aportes Voluntarios a Pensión COP 500.000.
• En la ficha del empleado tiene la marca de dependientes.
• En deducciones tiene registrados por medicina prepagada COP 200.000 y por intereses de vivienda la suma de COP 300.000.
• En los cálculos semestrales de retención en la fuente le correspondió en método dos el 6.74%.

Con el detalle de retención con el que cuenta Bitákora se llevarán cada uno de los valores a la depuración del cálculo de retención en la fuente para este periodo mensual de marzo.

Información de retención en el caso práctico

Al ingresar al detalle de retención, lo primero que se mostrará será lo relacionado con el encabezado de los datos del periodo.

Bitákora muestra en el detalle lo siguiente:

• Método de retención. El empleado del caso práctico tiene configurado el método dos.
• Periodo de retención. Corresponde al mes de liquidación de retención en la fuente, marzo de 2023.
• Días laborados. 30 días laborados. Días tomados para el cálculo de retención en la fuente.
• Uvt año actual. COP 42.412. Valor de la UVT aplicada para el cálculo de la retención en la fuente

Devengado en el caso práctico

El primer dato con el que se inicia la depuración de la retención de nómina es el total devengado calculado, el devengado de la prima y el total de ingresos brutos.

Estos valores resultan de los ingresos del empleado en el mes en el que se está realizando el cálculo, los cuales son los valores que se observan en la liquidación del empleado y que deben estar asociados en la agrupación Total devengado de la categoria Retención en la fuente.

Para más información consultar Configuración de conceptos de nómina para determinar el total devengado, el cual está explicado detalladamente en la sección de Cálculo de porcentaje de retención en la fuente.

En el volante del detalle de la retención en la fuente se muestra el total devengado del empleado sobre el cual se calculará la retención en la fuente del periodo.

El devengado de prima está en ceros, porque la liquidación es de marzo y en este mes no se genera prima. Si fuera junio o diciembre y se liquida algún valor de prima para este empleado que es método dos, el valor de la prima se suma en el total devengado y se tendrá en cuenta para la depuración de la retención en la fuente.

El empleado en cuestión obtuvo un total devengado de COP 15.200.000 y el detalle de los pagos con el cual se calculó el devengado se puede consultar por la liquidación de la nómina del empleado.

En la liquidación del empleado se observan tres conceptos de pago:

• Salario básico. Es un concepto preconfigurado de Bitákora y no requiere configurarse en la agrupación de conceptos de la retención en la fuente.
• Beneficio temporal de alimentación. Es un concepto propio de la empresa y requiere configurarse en la agrupación de conceptos.
• Comisiones. Igual que el concepto anterior, es propio de la empresa.

Una vez identificados los conceptos que se le están pagando al empleado, confirmar que los conceptos estén configurados en conceptos para la categoría de retención en la fuente, agrupación Total devengado, donde se podrá agregar o eliminar conceptos propios del cliente.

Los conceptos que devengó el empleado en el mes están configurados en la agrupación para la retención en la fuente y se reconocen que son conceptos propios de la empresa porque tienen una X, lo cual indica que pueden ser eliminados. Los conceptos que no tienen X es porque son preconfigurados por Bitákora y no se pueden eliminar.

En esta sección se contaría con el primer resultado, que será el valor sobre el que se iniciará la depuración de retención en la fuente y la base normativa será el artículo 386 del Estatuto Tributario (ET).

Total ingresos brutos = COP 15.200.000.

Ingresos no constitutivos de salario en el caso práctico

En este aparte se incluyen los conceptos de nómina que según el artículo 55 y 56 del ET, son considerados ingresos no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional y que para este caso práctico se observan en el detalle de retención.

Los aportes de salud y pensión son los mismos que se liquidan en la nómina del empleado, que para este caso práctico sería los descuentos en el mes de marzo de 2023.

Para más información de las agrupaciones de conceptos de salud y pensión consultar Ingresos no constitutivos de salario en la sección de Liquidación de retención en la fuente.

Total ingresos no constitutivos de salario = COP 1.350.000.

Deducciones en el caso práctico

En el detalle del cálculo de retención en la fuente se pueden observar las deducciones aplicadas en la depuración del cálculo.

Para consultar de donde resultaron las deducciones para el cálculo, se puede realizar por la liquidación del empleado y por la opción de configuración de retención en la fuente, lo cual pasará a explicarse cada una de las deducciones en los siguientes sub-capítulos, en el orden en que aparecen en el detalle del cálculo mostrado en la imagen anterior.

Vales de alimentación

Valor aplicado como deducción por vales en la depuración de retención en la fuente: 0 (cero).

El valor de los vales de alimentación Bitákora los toma de lo pagado en la liquidación del mes al empleado, que para el caso práctico corresponde al concepto BEN5 - Beneficio temporal de alimentación por valor de COP 200.000.

Para este caso práctico el valor a deducir por Vales de alimentación es cero, porque de acuerdo con el artículo 387-1 del ET, la disminución aplica siempre que el salario mensual del trabajador beneficiado no exceda de 310 UVT.

El empleado devengó en el mes un total de COP 15.200.000, donde el cálculo para revisar si supera los 310 UVT, sería:

Total devengado / Valor de la UVT
COP 15.200.000 / COP 42.412 = 358 UVT

El empleado devengó en el mes más de 310 UVT y por esto el valor de los vales de alimentación de COP 200.000 suman en el devengado del empleado, pero no se toman en cuenta como deducción en la depuración de retención en la fuente. Por esto el valor a deducir por este concepto aparece en cero en el detalle de retención en la fuente.

Deducción por vales de alimentación = COP 0.

Concepto de dependientes

El empleado del caso práctico se le aplicó en la depuración de retención en la fuente solo la deducción por dependientes clásica, es decir la de máximo el 10% de los ingresos brutos sin exceder de 32 UVT.

Para llevar a la depuración la deducción por dependientes, Bitákora consulta La configuración de retención en la fuente del empleado.

Para el caso práctico el empleado cuenta con la marca de que tiene dependientes, pero adicional tiene seleccionada la casilla de un dependiente y esto indica que el cálculo solo se realizará con lo que indica el inciso segundo del artículo 387 del ET.

Valor dependientes = 10% de los ingresos brutos o máximo 32 UVT
Valor dependientes = COP 15.200.000 * 10% = COP 1.520.000 (excede las 32 UVT)

Se aplican las 32 UVT:
Valor dependientes = 32 UVT * COP 42.412 (valor UVT 2023)
Valor dependientes = COP 1.357.184

Bitákora, controla el acumulado anual de dependientes adicionales para permitir hasta un máximo de 288 UVT. Por mes se aplicará una deducción máxima de 6 UVT por cada dependiente registrado, que resultan de:

72 UVT / 12 meses = 6 UVT mensuales por cada dependiente

En el caso práctico el empleado solo cuenta con el dependiente principal y por esto se reporta en ceros los Dependientes adicionales.

Plan complementario y medicina prepagada

Estas deducciones están reguladas por el artículo 387 del ET, con los siguientes límites:

• Medicina prepagada y plan complementario: 16 UVT mensuales
• Intereses de vivienda y leasing habitacional: 100 UVT mensuales

Al consultar la opción de retención en la fuente en el Administrador de empleados, se observa lo que el empleado tiene registrado con respecto a la medicina prepagada y los intereses de vivienda.

De las deducciones configuradas en la ficha del empleado se toman para el cálculo:

• Plan complementario y medicina prepagada por COP 200.000 mensuales.
• Corrección monetaria por COP 300.000 mensuales.

El valor aplicado en la depuración de retención en la fuente por estas dos deducciones se puede observar en el detalle de retención.

Renta exenta por AFC y AVP

Según lo expresa los artículos 126-1 y 126-4 del ET, los aportes voluntarios a pensión y los aportes AFC son considerados como renta exenta, hasta un máximo del 30% del ingreso laboral y hasta un monto máximo de 3.800 UVT por año.

Bitákora permite configurar y aplicar dichas deducciones ya sea como un concepto fijo o una novedad ocasional, siempre y cuando el concepto esté configurado en las agrupaciones de conceptos de rentas exentas. Para más información al respecto consultar Rentas exentas en la Liquidación de retención en la fuente.

El empleado del caso práctico cuenta con estas deducciones y están registradas como concepto fijo, las cuales fueron liquidadas en el periodo en cuestión.

En el detalle de retención estas dos rentas exentas se suman y se muestran como Total rentas exentas AVP y AFC por un valor de COP 900.000, según se puede observar en la imagen siguiente del detalle de retención.

Total renta exenta AFC y AVP a deducir= COP 900.000

Base retención (cuadro resumen del caso práctico)

Para explicar el cálculo de la base de retención resultante, se realizará un cuadro donde se trasladarán los diferentes subtotales de los subcapítulos anteriores.

Si se desea ver el detalle dar clic sobre el valor y lo llevará a esta misma sección a la parte donde se explicó el origen de la información por cada concepto y valor.

Rentas de trabajo exentas del 25% en el caso práctico

La ley 2277 de 2022 (reforma tributaria) modificó el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, afectando el tope de la renta exenta del 25%, límite que pasó de 240 UVT mensuales a 790 UVT anuales. El cálculo de este renta exenta se efectuará una vez se detraiga el valor total de los pagos laborales recibidos por el empleado, los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las demás rentas exentas.

Para el caso práctico el 25% de renta exenta se calcula así:

Subtotal (C) pagos laborales X 25%
COP 11.092.816 X 25% = COP 2.773.204.

Se aplica la totalidad del descuento, puesto que el acumulado de la renta exenta laboral de los periodos anteriores del año más el periodo actual no han superado los 790 UVT.

Límite del 40% para el total de las deducciones y las rentas exentas en el caso práctico

El numeral 2 del artículo 388 del ET, define el límite de las deducciones y rentas exentas del 40%. Se aplica al resultado de restar del monto del pago los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional imputables.

Para el caso práctico el límite del 40% se calcula de la siguiente forma:

Subtotal (A) ingresos netos gravables X 40%
COP 13.850.000 X 40% = COP 5.540.000

Para el ejercicio en cuestión el total deducciones y rentas exentas (Subtotales B+D) resultan en COP 5.530.388, siendo inferior al límite del 40% (COP 5.540.000).

Por lo anterior el menor de los dos valores es el que corresponde al total deducciones y rentas exentas, quedando de la siguiente forma en el valor aplicado:

Valor aplicado para deducción = COP 5.530.388.

Valor a retener en el caso práctico

En este sub capítulo se copia la última parte del cuadro anterior para explicar aparte lo relacionado con el valor final de retención que se le realizará al empleado en el periodo de liquidación.

El empleado está configurado con el método dos y porcentaje del 6.74%, donde el Valor mensual a retener resulta de:

Base de retención X porcentaje método dos
COP 8.319.612 X 6.74% = COP 561.000

La celda Menos valor retenido primer periodo está en cero, porque la nómina del empleado del caso práctico es mensual. En el caso de las nóminas quincenales si la periodicidad del descuento es todos los periodos, aquí se mostrará el valor de la retención en la fuente descontada en el primer periodo.

El empleado cuenta con un descuento voluntario y este se puede observar por la misma opción de modificar parámetros de retención en la fuente en el Administrador de empleados.

Valor a retener en el periodo= Valor mensual a retener + Descuento voluntario
Valor a retener en el periodo= COP 561.000 + COP 250.000
Valor a retener en el periodo= COP 811.000

El valor a retener será el que se liquidará en el periodo de nómina del empleado, el cual se puede observar ingresado por el detalle de liquidación del empleado.

Por la liquidación del empleado dando clic sobre el ícono del concepto RET1 se puede visualizar el detalle de la retención en la fuente, que es el mismo detalle que se muestra por configuración de retención en la fuente.

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