Consulta de la nómina electrónica del empleado

El numeral 10 del artículo 1 de la Resolución 13 del 11 de febrero de 2021 expedida por la DIAN consagra que el documento soporte para pago de nómina electrónica, es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta del sujeto obligado que sería el empleador.

Este documento evidencia la relación de los valores devengados y deducidos que se extienden de una relación laboral, el cual se transmite mensualmente a la DIAN por cada uno de sus empleados, cumpliendo con la estructura indicada en el Anexo Técnico Soporte de Pago de Nómina Electrónica de la Resolución indicada anteriormente.

Bitákora dando cumplimiento a la resolución expedida por la DIAN, cuenta con el proceso para generar y transmitir el documento de nómina electrónica de forma masiva, el cual se puede consultar en Emisión de nómina electrónica mediante un proveedor tecnológico.

Aunque la generación y transmisión es de forma masiva, Bitákora cuenta con la utilidad para poder consultar de forma detallada el documento de nómina electrónica para cada empleado, antes de que el documento sea transmitido y también consultar el histórico de los meses anteriores ya transmitidos.

A la opción de consulta de la nómina electrónica se ingresa por el Administrador de empleados, seleccionando la opción de Nómina electrónica.

Al ingresar a la opción de consulta de la nómina electrónica, lo primero que se debe observar es el periodo y el estado del documento, el cual debe estar aprobado indicando que el documento está listo para ser transmitido.

Si se ingresa cuando el periodo de nómina está en liquidación, el consecutivo y el CUNE no están asignados. Estos se asignarán cuando el documento se esté transmitiendo a la DIAN.

Para más información sobre la transmisión, consultar generación y transmisión del documento de nómina electrónica.

La consulta de la nómina electrónica está organizada en varias secciones:

1. Encabezado. Donde se encuentra el periodo del documento, el estado, el consecutivo, las opciones de regenerar, eliminar el documento, descargar JSON y el CUNE.
2. Devengados. Detalle de lo devengado con las descripciones propias solicitadas por el documento de nómina electrónica.
3. Deducidos. Detalle de los descuentos propios solicitados por el documento de nómina electrónica.
4. Número Secuencia XML. Datos del archivo XML, como el prefijo, consecutivo, departamento y ciudad.
5. Información general. Continuación de los datos del archivo XML como la versión, la fecha y hora de generación. En esta parte se incluye el NIT del empleador.
6. Información del trabajador. Tiempo laborado, tipo y subtipo trabajador, tipo documento y lugar de trabajo.
7. Información del pago. La forma de pago al empleado, el método, el banco, tipo cuenta, número de cuenta y la fecha de pago de la liquidación del empleado.

En los siguientes capítulos se explicará lo relacionado con el encabezado de la consulta, los devengados y los deducidos de la nómina electrónica del empleado.

Encabezado de la consulta del documento de nómina electrónica del empleado

En esta sección se muestra lo que es general para el documento de nómina electrónica, donde existen algunos datos de consulta y otros que realizan acciones para regenerar y eliminar el documento.

En los siguientes sub-capítulos se explicará de forma detallada cada una de las partes del encabezado que corresponden a consulta.

Lo relacionado con las acciones de regenerar y eliminar el documento, se tratarán en Edición de la nómina electrónica.

Periodo de la nómina electrónica del empleado

Corresponde al mes del documento de nómina electrónica del empleado. Para navegar entre los diferentes periodos, utilice las flechas para ir hacia adelante o atrás en el tiempo.

Tipo de archivo XML

Según el numeral 5.5.7 del Anexo Técnico de la Resolución 13 del 11 de febrero de 2021, existen dos tipos de XML, los cuales son:

• Nómina individual. Corresponde al documento, soporte de pago de nómina electrónica. Archivo XML inicialmente transmitido de cada periodo.
• Nómina individual de ajuste. Son las notas de ajuste del documento, soporte de pago de nómina electrónica. Entre los tipos de nota de ajuste están reemplazar o eliminar.

Bitákora informa el tipo de archivo XML en el encabezado de la consulta de la nómina electrónica del empleado.

En la imagen anterior se observan las siguientes características con respecto al tipo de archivo XML:

• El consecutivo de la Nómina individual que le correspondió al transmitir el documento a la DIAN fue el número 687. Con ese consecutivo quedó transmitido el XML inicial del documento de soporte.
• El consecutivo de la Nómina individual de ajuste es el número 722, quedando identificado en la pestaña de consulta como Reemplazo NE253. Cuando esta pestaña se muestra en la consulta del empleado, indica que se realizaron ajustes al documento soporte de nómina electrónica, por posibles errores aritméticos, contables o de contenido. Cuando ya cuenta con el consecutivo indica que fue transmitido a la DIAN.
• El Estado corresponde al estado transmitido, indicado que la nómina electrónica fue transmitida a la DIAN.

Estado de la nómina electrónica del empleado

El estado del documento de nómina electrónica debe estar en Aprobado, lo cual indica que todos los conceptos de nómina están configurados y los totales de la nómina electrónica VS la liquidación del empleado son iguales. El documento está listo para ser transmitido a la DIAN.

Los estados que interesan en la consulta del documento son los siguientes:

Los mensajes de alerta que se mostraron anteriormente corresponden a los estados de la consulta de la nómina electrónica de cada empleado. Son similares, pero no los mismos a los que se presentan en la generación y transmisión de la nómina electrónica, puesto que para la generación y transmisión es general para todo el documento y se requiere otro tipo de monitoreo que está relacionado con la comunicación y transmisión a la DIAN.

Los estados de la generación y transmisión de la nómina electrónica se pueden consultar en el diccionario de estados.

Asignar el consecutivo del documento de nómina electrónica

Como vimos en el sub-capítulo anterior, existen dos tipos de archivos XML, los cuales a cada uno le corresponde un consecutivo de documento.

Bitákora genera el consecutivo del documento al iniciar la transmisión de la nómina electrónica de la siguiente manera:

1. Revisa el último consecutivo del documento transmitido a la DIAN.
2. Verifica si en la pestaña de Ajustes adicionales de la Nómina electrónica, asignaron un valor mayor a cero en la casilla Asignar último consecutivo (ver imagen siguiente).
3. Bitákora toma el mayor valor entre el numeral 1 y 2.
4. Se suma uno al resultado anterior y ese será el número consecutivo que se asigne al próximo documento de nómina electrónica al transmitir a la DIAN.

Ejemplo de asignación de consecutivo:

1. El último documento transmitido por Bitákora es el 67 (valor simulado como último documento).
2. El valor de la casilla Asignar último consecutivo está en 97 (tomado de la imagen anterior).
3. El mayor valor es 97.
4. Se suma uno al resultado anterior, es decir: 97 + 1 = 98
5. El próximo consecutivo para el documento de nómina electrónica iniciará en 98.

Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica - CUNE

Según la Resolución 13 de 2021, es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste, constituido por un valor alfanumérico de 96 caracteres que permite identificar de manera inequívoca el citado documento.

Con este código se puede identificar cualquier documento de este tipo en todo el territorio nacional o en el mundo, brindando seguridad al formato y al obligado de emitir la nómina electrónica.

Devengados en la nómina electrónica

En esta sección de la consulta de la nómina electrónica del empleado, Bitákora muestra los pagos realizados al empleado.

Se recuerda, que el documento soporte de pago de nómina electrónica:

• No es un desprendible de pago de nómina
• No es un comprobante del cumplimiento de las obligaciones laborales
• No es un documento validado en fondo y contenido por la DIAN
• No prueba los ingresos del trabajador.

Esto según el Oficio 912416 del 6 de octubre de 2021 que explica lo siguiente:

"... Nótese que el soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, menos aún, constituye soporte de ingresos para el trabajador, toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte.

En la consulta de la nómina electrónica por empleado, Bitákora cuenta con tres grupos para mostrar la información en el detalle de los devengados, que son los siguientes:

• Conceptos devengados preconfigurados propios de Bitákora
• Conceptos devengados por provisiones mensuales en prestaciones sociales y vacaciones
• Conceptos devengados para pagos adicionales al empleado propios de la empresa

Conceptos devengados preconfigurados por Bitákora para la nómina electrónica

Se cuenta con grupos de conceptos que no requieren configurarse en las agrupaciones de la nómina electrónica, porque estos conceptos de devengo Bitákora los cálcula de forma automática y los muestra como devengado en el detalle del documento de la nómina electrónica, como son:

Los conceptos preconfigurados de la tabla anterior se observan en la consulta de nómina electrónica del empleado. El básico corresponde al valor del salario devengado menos el valor de las ausencias no remuneradas.

Conceptos devengados por provisiones mensuales en prestaciones sociales y vacaciones

Los valores que se reportan al documento de nómina electrónica se toman de las provisiones mensuales de los siguientes conceptos:

• Vacaciones
• Primas
• Cesantías
• Intereses de cesantías

En el año 2022 se reportaba en la nómina electrónica los valores pagados a los empleados en los momentos en que correspondía pagarle cada prestación social y las vacaciones de acuerdo a la ley colombiana o cuando se terminaba el contrato. A partir de enero de 2023 por conceptos emitidos por la DIAN, los valores que se deben reportar deben ser de lo causado, es decir de las provisiones que se realizan en Bitákora y que se ven reflejadas en el documento contable Provisión Mensual - PM.

En la consulta de la nómina electrónica del empleado, se muestran los valores que se reportarán por prestaciones sociales y vacaciones.

Para más información al respecto, consultar dentro de las novedades realizadas a Bitákora en enero de 2023, el tema Revisión de los valores de provisiones para la Nómina Electrónica - 2023 y también en la documentación de Provisiones de mes.

Conceptos devengados para pagos adicionales propios de la empresa

En el documento de nómina electrónica se deben reportar todos los pagos efectuados al empleado y como se explicó en los anteriores sub capítulos existen conceptos ya preconfigurados que Bitákora toma por defecto y no es necesario que el usuario tenga que asociarlos.

Pero cuando se crea un nuevo concepto de nómina por parte del usuario administrador de la nómina, Bitákora no puede reconocer cuál será la naturaleza de dicho concepto y por esto es necesario que el administrador determine a qué agrupación de la nómina electrónica se debe asociar. Para esto Bitákora cuenta con las agrupaciones requeridas para que dichos conceptos sean configurados.

Configuración de conceptos en la agrupación de nómina electrónica

En el Anexo Técnico de la Resolución 13 de 2021 la DIAN determinó campos y grupos de conceptos salariales y no salariales donde se deben reportar los devengos, para lo cual Bitákora creó agrupaciones de conceptos donde se deben asociar los conceptos de nómina que tenga relación con dichos grupos.

Para asociar los conceptos en Bitákora se ingresa por la opción de Conceptos por categoría en la sección de Configurar y desplazarse hasta visualizar la categoría Documento soporte de pago de nómina electrónica o buscar por la categoría.

En esta categoría se encuentran aproximadamente 32 agrupaciones de devengados y 15 agrupaciones de deducciones, creadas para que se incluyan los conceptos de nómina que tienen relación con cada agrupación y se reporten de forma equivalente al documento de nómina electrónica.

Como una guía se colocará una tabla con los conceptos más utilizados en la liquidación de nómina.

En la tabla anterior se puede observar que los primeros cuatro renglones corresponden a agrupaciones que ya cuenta con un concepto preconfigurado. Si el cliente crea conceptos que puedan corresponder a estas 4 agrupaciones los puede asociar.

Del renglón cinco en adelante de la tabla de conceptos, se colocaron como guía los conceptos más utilizados en la liquidación de la nómina, pero tenga en cuenta que la empresa puede utilizar otros conceptos que no estén en la lista y debe determinar en que agrupación de la nómina electrónica se debe reportar.

En la tabla la columna Agrupación donde se asocia para la nómina electrónica corresponde a la agrupación donde se indica a modo de ejemplo donde deben configurarse los conceptos en Bitákora, pero esto debe ser verificado con el contador y/o revisor fiscal de la empresa.

Deducidos en la nómina electrónica

En la consulta de la nómina electrónica por empleado, Bitákora cuenta con dos grupos para mostrar la información en el detalle de los deducidos, como son:

• Conceptos deducidos preconfigurados propios de Bitákora
• Conceptos deducidos adicionales al empleado propios de la empresa

Conceptos deducidos preconfigurados por Bitákora para la nómina electrónica

Así como en los devengados existen conceptos de nómina que no requieren configurarse en las agrupaciones de la nómina electrónica, en los deducciones ocurre lo mismo, donde Bitákora los cálcula de forma automática y los muestra en la parte de deducidos en el detalle del documento de la nómina electrónica, como son:

Los conceptos de salud obligatoria y pensión obligatoria son deducciones calculadas por Bitákora sin que se requiera configurar en alguna agrupación de la nómina electrónica.

En las agrupaciones de pensión voluntaria, retención en la fuente, AFC y otras deducciones, si se incluyeron conceptos preconfigurados, los cuales no se pueden modificar ni eliminar.

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