Revisión y aprobación de documentos
- 17 Apr 2023
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Revisión y aprobación de documentos
- Updated on 17 Apr 2023
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Esta opción permite efectuar la revisión y aprobación de toda la documentación del Sistema de Gestión de la compañía, como lo son procedimientos, instructivos, formatos, documentos de apoyo, caracterizaciones de proceso y fichas de indicadores.
Incluye además el cronograma de auditorías y los planteamientos que conforman el plan estratégico (misión, visión, objetivos, políticas, manual de calidad, organigrama y mapa de procesos).
- Seleccione el tipo de documento sobre el cuál desea efectuar una revisión y/o aprobación y haga clic en el botón Consultar.
Listado de documentos
El sistema mostrará los documentos sobre los cuales usted debe efectuar la revisión y/o aprobación teniendo en cuenta aquellos en los que usted se encuentra asociado como Responsable revisión y/o Responsable aprobación. d Dichos documentos corresponden a los que se encuentran en estado de revisión.
Haciendo clic en el texto Revisiones previas es posible visualizar las revisiones efectuadas por los usuarios asociados como Revisores en la opción Registro y consulta de caracterizaciones de procesos
Una vez que el Responsable de revisión verifique el documento junto con las revisiones previas realizadas (en los casos que aplique), debe hacer clic en la casilla ubicada en la columna Revisión y finaliza haciendo clic en el botón Guardar.
Hecho esto, el Responsable de aprobación verifica el documento junto con las revisiones previas realizadas (en los casos que aplique), hace clic en la casilla ubicada en la columna Aprobación y finaliza haciendo clic en el botón Guardar.
Aprobar documento
Cuando usted es el Responsable de aprobación pero aún no ha sido efectuada la verificación del documento por parte del** Responsable de revisión**, el sistema muestra el documento pendiente de aprobación pero no aparece habilitada la casilla en la columna de Aprobación, pues un documento no puede ser aprobado sin que haya sido revisado, por lo cual dicha casilla aparecerá disponible únicamente cuando haya sido efectuada la revisión correspondiente.
Notificación
Una vez efectuada la aprobación del documento, el sistema envía notificación por correo electrónico a los usuarios relacionados en el campo de Distribución en la caracterización del proceso al que pertenece el documento, a fin de informar que el documento ha sido aprobado y se encuentra disponible para su consulta.
Modificar y/o devolver documento
Tanto el Responsable de revisión como el Responsable de aprobación pueden modificar el documento y en dado caso devolverlo a su etapa de registro a fin de que sean realizados los ajustes que se consideren necesarios.
- Para modificar el documento haga clic en la casilla ubicada en la columna Modificar documento, adjunte el respectivo archivo y haga clic en el botón Guardar.
- Para devolver el documento a su etapa de registro haga clic en la casilla ubicada en la columna Devolver documento, registre el motivo por el cual realiza la devolución y haga clic en el botón Guardar.
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