Aprobar proyecto a etapa de Ejecución
- 21 Mar 2024
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Aprobar proyecto a etapa de Ejecución
- Updated on 21 Mar 2024
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Una vez revisados los reportes de planificación, la gerencia de proyectos aprobará el proyecto para que inicie su proceso de ejecución.
Jerarquía de proyectos
Se debe tener en cuenta que cuando se estructura una jerarquía de proyectos, en el momento en el que se aprueba un sub proyecto a ejecución, automáticamente, el estado del proyecto macro cambia a ejecución. Por lo tanto, no se requiere aprobar el proyecto macro a ejecución.
Al ingresar el sistema muestra la siguiente información:
Validaciones del proyecto para pasar a ejecución
Al ingresar a la opción el sistema realiza las siguientes validaciones que se muestran en la ventana Validaciones del proyecto para pasar a ejecución y no permite el proceso de aprobación cuando su estado sea igual a No cumple:
El proyecto se encuentra calculado: el sistema valida que el proyecto se encuentre calculado; si no se cumple el requisito debe dar clic en el botón
El proyecto tiene un cronograma configurado: el sistema valida que el proyecto tenga un cronograma definido; si no se cumple el requisito debe ir a la ruta SGP / planificación / tiempo / cronograma y configurarlo.
El proyecto cuenta con las fechas de las tareas del cronograma ajustadas: el sistema valida que en el proyecto se hayan calculado las fechas del cronograma; si no se cumple el requisito debe ir a la ruta SGP / planificación / tiempo / cronograma, esperar que el sistema realice el cálculo de las fechas de las actividades y guardar.
- Normalmente este requisito no se cumple cuando se copia desde un proyecto base o se carga el cronograma desde un archivo de MS Project y no se ingresa al cronograma de planificación.
Todas las tareas del cronograma cuentan con recursos asignados: el sistema valida que todas las tareas del cronograma cuenten con los recursos humanos asignados; si no se cumple el requisito debe ir a la ruta SGP / planificación / tiempo / cronograma y asignarlos.
El proyecto no tiene adquisiciones con fechas de consumo planeadas por fuera de las fechas del proyecto: esta validación aplica únicamente cuando no se manejan los costos integrados desde el módulo ADPRO y se maneja los costos SGP a través de adquisiciones. El sistema valida que las adquisiciones prorrata proyecto definidas con acumulación de costo Fijo a una fecha en su fecha planeada de consumo no se encuentre por fuera de las fechas de inicio – fin del proyecto; si no se cumple el requisito debe ir a la ruta SGP / planificación / adquisiciones / Registro de adquisiciones y editar la fecha planeada de consumo.
Información del proyecto
En el encabezado de la opción se visualiza:
Nombre del proyecto.
Nombre del usuario creador y fecha de creación del proyecto.
Estado del proyecto
Fecha inicio (acta): muestra las fechas de inicio, fin y duración estimada calculada de acuerdo a la definición realizada en la opción Información adicional del proyecto – pestaña Presupuesto.
Fecha presupuestada: muestra las fechas de inicio, fin y duración del proyecto de acuerdo a la definición realizada en la planificación en la opción del Cronograma
Porcentaje de diferencia: el sistema muestra el resultado de la siguiente fórmula, con el fin de analizar la diferencia a nivel de la duración del proyecto entre lo planificado y lo estimado:
Costo presupuestado (acta): muestra el valor total del costo estimado definido en la opción Información adicional del proyecto – pestaña Presupuesto.
Costo presupuestado: muestra el valor total del costo planificado definido para el proyecto a través de los procesos de integración con SINCO ADPRO o a la definición de costo en SGP.
Costo diferencia: El sistema muestra el resultado de la siguiente fórmula, con el fin de analizar la diferencia a nivel de costo del proyecto, entre lo estimado y lo planificado:
Equipo del proyecto (nombre y rol del equipo).
Resumen de actividades: el sistema muestra el detalle de la planificación del proyecto que se va a aprobar a ejecución con el nombre de las tareas, inicio, fin, duración, % planeado, esfuerzo y costo presupuestado.
Una vez se cumple con las validaciones se debe dar clic en el botón Aceptar en la ventana Validaciones del proyecto para pasar a ejecución, luego el sistema habilita los botones con las siguientes opciones:
Pasar a ejecución
Para aprobar el proyecto a estado de ejecución se debe dar clic sobre el botón Pasar a ejecución; el sistema muestra una ventana de confirmación o cancelación de esta petición.
Cancelar: Dar clic para cancelar y mantener el proyecto en planificación.
Aceptar: dar clic para confirmar la aprobación del proyecto a ejecución; el sistema muestra mensaje indicando que el proceso se completó con éxito:
- La aprobación a estado de ejecución genera la línea inicial y la línea base del proyecto, con lo cual, el sistema de forma automática guarda la primera versión aprobada del cronograma, el alcance y el presupuesto del proyecto.
- La línea inicial no puede editarse.
- La línea base únicamente puede modificarse a través de los procedimientos formales de control de cambios.
Aplazar proyecto
El director de proyecto puede decidir suspender el proyecto, para esto, debe dar clic sobre el botón Aplazar proyecto. El sistema presenta una ventana con las siguientes opciones:
Cancelar: dar clic para cancelar y mantener el proyecto en planificación.
Aceptar: dar clic para confirmar el aplazamiento del proyecto; luego el sistema presenta una ventana para ingresar la observación o razón del aplazamiento; dar clic en el botón Continuar para realizar la acción o de lo contrario en el botón Cerrar
cuando se elimina un proyecto el sistema no permite consultarlo desde el portafolio.
Eliminar proyecto
El director de proyecto puede decidir eliminar el proyecto, para esto, debe dar clic sobre el botón Eliminar proyecto. El sistema presenta una ventana con las siguientes opciones:
Cancelar: dar clic para cancelar y mantener el proyecto en planificación.
Aceptar: dar clic para confirmar la eliminación del proyecto; luego el sistema presenta una ventana para ingresar la observación o razón de la eliminación; dar clic en el botón Continuar para realizar la acción o de lo contrario en el botón Cerrar.
cuando se elimina un proyecto el sistema no permite consultarlo desde el portafolio.
Devolver proyecto a iniciación
El director de proyecto puede decidir cuando requiere reiniciar el proyecto devolverlo a estado de iniciación. para esto, debe dar clic sobre el botón Devolver proyecto a iniciación. El sistema presenta una ventana con las siguientes opciones:
Cancelar: dar clic para cancelar y mantener el proyecto en planificación.
Aceptar: dar clic para confirmar el envío del proyecto a iniciación; luego el sistema presenta una ventana para ingresar la observación o razón del cambio de estado; dar clic en el botón Continuar para realizar la acción o de lo contrario en el botón Cerrar.
Barra de herramientas
Notificaciones
Cuando el proyecto cambia a estado de ejecución, el sistema notifica a través del correo electrónico los siguientes eventos:
- El cambio de estado del proyecto a los interesados.
- Las actividades que deben desarrollar los recursos, una vez el proyecto pase a ejecución.
- Las actividades retrasadas, por iniciar o por finalizar, enviadas diariamente a cada uno de los recursos asignados en las actividades del proyecto.
- Las actividades que retrasan mis actividades asignadas, enviadas diariamente a cada uno de los recursos asignados en las actividades del proyecto.
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